Wie exportiere ich Belege für DATEV?

Für deinen Steuerberater exportierst du Rechnungen und Bankumsätze im DATEV-Format, auf Wunsch mit den Beleg-PDFs. Ein Buchhaltungscheck zeigt dir vorher, was noch fehlt.

Vorbereiten

• Pflege in den Firmendaten den Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) und die Versteuerung. Bei Soll-Versteuerung zählen Belege nach dem Rechnungsdatum, bei Ist-Versteuerung nach dem Zahlungsdatum und nur bezahlte Belege. Das Kennzeichen oben im Export zeigt dir, was gilt.
• Hinterlege Beraternummer und Mandantennummer in den Einstellungen des Steuerberater-Zugangs. Fehlen sie, bleibt der Kopf der Datei leer.
• Schreibe Rechnungen fest (GoBD), siehe Rechnung festschreiben.

Buchhaltungscheck

Die Karte Buchhaltungscheck prüft mit Check starten den gewählten Zeitraum. Ein Klick auf einen Befund öffnet die betroffenen Belege (bis 300).

• Rot (muss behoben werden): Ausgangs- oder Eingangsrechnungen ohne Belegkonto, Rechnungen ohne Kunde oder Lieferant, Steuersatz passt nicht zum Belegkonto (zum Beispiel eine 0-%-Rechnung auf einem 19-%-Erlöskonto).
• Gelb (prüfen): Bankumsätze ohne Zuordnung, nicht festgeschriebene Rechnungen, doppelte Belegnummern, Belege über 0 €, Belege ohne PDF und unvollständige Firmen-Stammdaten.

Bei den nicht festgeschriebenen Rechnungen gibt es Alle festschreiben. Beachte: Danach sind sie unveränderlich.

Exportieren

Wähle oben den Zeitraum (Monat und Jahr oder eine Schnellwahl wie Letztes Quartal). Die Reiter Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen und Bankumsätze zeigen, was im Export steckt. Entwürfe, stornierte und gelöschte Belege sowie private Bankumsätze sind nicht enthalten.

• CSV exportieren: erzeugt einen Buchungsstapel im Format EXTF 700/21 für den gerade aktiven Reiter, also einen Typ je Export.
• XML / Belegtransfer: für Ausgangs- und Eingangsrechnungen. Du erhältst ein ZIP mit den Beleg-PDFs und einer README. Importiere es in DATEV, ohne es zu entpacken (DUO › Belege online › Import).

Gut zu wissen

• BU-Schlüssel setzt WOODPLAN vereinfacht, nur bei 19 % und 7 %, und nur wenn das Belegkonto kein Automatikkonto ist. Andere Steuersätze bekommen keinen Schlüssel. WOODPLAN weist selbst darauf hin: „Konten- und Steuerschlüssel werden vereinfacht gesetzt – bitte vor Import prüfen.“
• Gutschriften und Stornos gehen mit positivem Betrag und Haben-Kennzeichen ins Buchungsjournal.
• Die Spalte DATEV zeigt bei Rechnungen „Ausstehend“ oder „Übertragen“. Ein Export markiert Belege derzeit nicht als übertragen. Notiere dir deshalb, welche Zeiträume du schon geliefert hast.
• Bankumsätze, die du über Kategorie wählen auf mehrere Konten aufgeteilt hast, erzeugen mehrere Buchungszeilen.

Datenüberlassung für die Betriebsprüfung (Z3)

Über Betriebsprüfung (Z3) erzeugst du die Datenüberlassung nach § 147 Abs. 6 Nr. 3 AO als ZIP mit einer CSV je Tabelle und einer index.xml. Du wählst den Zeitraum. Fest enthalten sind der Buchungsstoff (Rechnungen, Bankumsätze, Zahlungen, Journal) und die Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Kontenrahmen, Nummernkreise). Optional kommen Handels- und Geschäftsbriefe (Angebote, Aufträge, Lieferscheine) und, nur auf ausdrückliche Anforderung, die Zeiterfassung dazu. Für die Lohnsteuerprüfung ersetzt der Export die vorgeschriebene Digitale LohnSchnittstelle nicht. Jeder Z3-Export wird protokolliert.