Wie erfasse und prüfe ich Eingangsrechnungen?

Lieferantenrechnungen landen als PDF bei dir. WOODPLAN liest sie ein, legt den Lieferanten an und füllt die Felder, du prüfst und gibst frei. Erst freigegebene Rechnungen lassen sich bezahlen.

Der Weg einer Rechnung

Eine Rechnung hat vier Status: Zur Prüfung → Freigegeben → Bezahlt, oder Storniert. Überfällig ist kein Status, sondern eine Anzeige aus der Fälligkeit. Den Status Bezahlt setzt nur das System: durch die Zuordnung eines Bankumsatzes, einen Zahllauf oder eine manuell erfasste Zahlung.

Rechnungen importieren

Ziehe in der Rechnungsliste mehrere PDFs auf den Import-Bereich (PDF-Rechnungen hierher ziehen). Es werden nur PDFs akzeptiert. Pro Datei geht WOODPLAN so vor:

1. Enthält das PDF eine E-Rechnung (ZUGFeRD oder XRechnung), liest WOODPLAN die Daten sofort aus. Das Badge zeigt eRechnung.
2. Sonst liest eine KI den Text oder ein Seitenbild des PDFs im Hintergrund aus. Die Rechnung steht kurz „in Bearbeitung“ und füllt sich dann.
3. Der Lieferant wird über USt-IdNr., IBAN oder Name zugeordnet. Findet WOODPLAN keinen eindeutigen, legt es einen neuen an (Badge neu angelegt; sonst zugeordnet).
4. Kategorien und Projekt werden vorbelegt, wenn du sie nicht selbst gesetzt hast.

Neue Rechnungen starten als Zur Prüfung. Beim Import warnt WOODPLAN vor Dubletten („Es existiert bereits eine Rechnung … für diesen Lieferanten“, gleiche Rechnungsnummer beim gleichen Lieferanten). Beim manuellen Speichern gibt es diese Prüfung nicht.

Rechnung von Hand erfassen und prüfen

Mit Rechnung hinzufügen oder durch Öffnen einer importierten Rechnung gelangst du in die Maske. Wichtige Bereiche:

• Rechnungsdaten: Lieferant, Rechnungsnummer (das einzige Sternfeld), interne Referenz, Rechnungstyp (Rechnung, Gutschrift, Teilrechnung, Abschlagsrechnung, Schlussrechnung), Projektbuchungen (Projekt, Betrag, Prozent, Notiz), Beschreibung und interne Notiz.
• Beträge & Datum: Die MwSt-Aufteilung je Zeile (Netto, Satz, MwSt, Brutto) ergibt Netto gesamt, MwSt. gesamt und Brutto gesamt; diese drei Summen sind schreibgeschützt. Dazu Währung, Rechnungsdatum, ein Fälligkeitsplan (Tranchen in Prozent oder Euro) und die Kategorisierung: Mit Betrag aufteilen ordnest du Beträge Sachkonten oder Kategorien zu.
• Zahlungsbedingungen & Skonto: Die Konditionen des Lieferanten stehen zur Ansicht da. Pro Rechnung legst du Zahlungsart, Skonto in Prozent mit Tagen, Betrag und Datum fest. Es gibt einen QR-Code (Girocode) für die Überweisung.
• Zahlung & Sicherheit: Bezahlt am, Zahlbetrag, Sicherheitseinbehalt mit Fälligkeit, Buchungskonto und ein Schalter, der die Rechnung vom DATEV-Export ausschließt.
• Dokument: PDF hochladen oder ersetzen. Enthält es eine E-Rechnung, übernimmt WOODPLAN die Daten in leere Felder und zeigt „E-Rechnung erkannt – X Felder übernommen“.
• Bankzuordnungen: Rechnungsbetrag, bereits bezahlt, Skonto-Differenz und Restbetrag.

Freigeben, stornieren, löschen

• Freigeben nach der Prüfung. Erst dann kann die Rechnung in eine Überweisung. Mit Freigabe zurückziehen machst du es rückgängig. Ein Vier-Augen-Prinzip gibt es nicht, der Ersteller darf selbst freigeben.
• Stornieren geht nicht, wenn die Rechnung bezahlt ist, mit einem Bankumsatz verknüpft ist oder in einer Überweisung liegt. WOODPLAN nennt den Grund. Storno aufheben nimmt es zurück.
• Löschen geht nur im Status Zur Prüfung. Freigegebene oder bezahlte Rechnungen werden storniert.

Gutschriften

Wähle den Rechnungstyp Gutschrift; die Beträge werden dann negativ gespeichert („Guthaben“). Hat ein Lieferant dir eine Gutschrift gestellt, verrechnest du sie über Zahlung erfassen mit Mit Gutschrift verrechnen. Daneben stehen Manuell bezahlt und Barzahlung. Ist der Rest gedeckt, gilt die Rechnung als bezahlt.

Bezahlen

Hake freigegebene Rechnungen an und klicke auf Überweisung erstellen. Gesperrte Rechnungen zeigen per Tooltip den Grund: bereits bezahlt oder storniert, keine IBAN beim Lieferanten, Zahlungsart keine Überweisung oder bereits in einer Überweisung. Mehr in Lieferanten per Überweisung bezahlen.

Ist eine Buchhaltungsschnittstelle wie Lexware Office, sevDesk oder bexio eingerichtet, kannst du die Rechnung dorthin übergeben, auf Wunsch automatisch bei der Freigabe.