Was muss ich beim Datenschutz mit KI-Assistenten beachten?

Ein KI-Assistent ist ein weiterer Empfänger deiner Daten. Dieser Artikel zeigt, was du als Verantwortlicher regeln solltest, was WOODPLAN dafür tut und wie du deine Beschäftigten informierst.

Wer ist wofür verantwortlich?

• Du entscheidest, ob und mit welchem Assistenten du WOODPLAN verbindest, und bist für diese Verarbeitung verantwortlich.
• Der Anbieter des Assistenten (zum Beispiel Anthropic, OpenAI oder Microsoft) verarbeitet die abgefragten Daten in deinem Auftrag. Dafür brauchst du einen eigenen Auftragsverarbeitungsvertrag und – bei Anbietern außerhalb der EU – eine Garantie für die Übermittlung (Art. 44 ff. DSGVO).
• WOODPLAN stellt die Daten, für die du berechtigt bist, auf deine Weisung bereit. Das ist in unserem Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt.

Das tut WOODPLAN für den Datenschutz

• Der Assistent arbeitet nur mit den Rechten des angemeldeten Benutzers und nur in deiner Firma.
• Lesen und Schreiben sind getrennt freigebbar; Schreiben ist auf Entwürfe und einfache Einträge beschränkt.
• Jeder Zugriff wird protokolliert; jeder Widerruf wirkt sofort.
• Abwesenheiten zeigt der Assistent ohne Grund an – Krankheit und Urlaub werden nicht unterschieden.
• Mit den Schaltern unter Einstellungen › Schnittstellen › KI-Assistent blendest du Arbeitszeiten je Mitarbeiter, Abwesenheiten, Einsatzplan und Mitarbeiterliste (Personal-Tools abschalten) sowie Bankkonten, BWA und Prognosen (Finanz-Tools abschalten) für alle Assistenten aus. Der Zugriff auf E-Mails ist standardmäßig aus und lässt sich mit E-Mail-Tools einschalten freigeben – bedenke, dass Mailinhalte dann an den KI-Anbieter gehen.
• Der Assistent wird angewiesen, einzelne Beschäftigte weder zu bewerten noch zu vergleichen.

Das solltest du tun

Vorlage: Information der Beschäftigten

Wir setzen in unserer Firma KI-Assistenten ein, die mit WOODPLAN verbunden sind. Die Assistenten können mit den Rechten der jeweiligen Person Daten aus WOODPLAN abfragen und Entwürfe anlegen. Eine Auswertung einzelner Beschäftigter nach Leistung oder Verhalten findet nicht statt. Arbeitszeiten und Abwesenheiten werden ausschließlich für die betriebliche Planung genutzt; Abwesenheiten werden ohne Angabe des Grundes angezeigt. Eingesetzt werden: [Anbieter eintragen]. Rechtsgrundlage: [eintragen]. Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruch. Ansprechpartner: [eintragen].

Baustein für deine Datenschutzerklärung

Wenn Mitarbeiter einen KI-Assistenten mit unserer Unternehmenssoftware verbinden, werden die Daten, für die sie berechtigt sind, an den gewählten Assistenten übermittelt, sobald sie ihn danach fragen. Anbieter: [eintragen]. Wir haben mit dem Anbieter einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen [bzw. Garantie nach Art. 44 ff. eintragen].

Häufige Fragen