Lieferantenakte
Konditionen, Bankdaten, Ansprechpartner und die komplette Rechnungshistorie an einer Stelle.
Einkauf & Beschaffung
Anfragen, bestellen, prüfen. Ohne Abtippen.
Von der Angebotsanfrage über die Bestellung im Großhandels-Shop bis zur Eingangsrechnung, die sich selbst ausliest. Jeder Beleg kennt seine Herkunft – und die Kosten landen am richtigen Projekt.
- IDS Connect: Warenkorb aus dem Lieferanten-Shop übernehmen
- Eingangsrechnungen per Stapel einlesen, KI erkennt die Daten
- Kosten auf mehrere Projekte aufteilen
DSGVO-konform · Hosting in Deutschland · Keine Mindestlaufzeit
Rechnungen lesen sich selbst
4
IDS-Funktionen angebunden
0
Rechnungen abtippen
KI
liest jeden Beleg
DE
DATEV-Export inklusive
Funktionen
Der Einkauf hängt am Auftrag
Bestellungen entstehen aus dem Kundenauftrag, Rechnungen finden ihr Projekt – ohne dass jemand Zahlen überträgt.
Anfragen
Erst fragen, dann vergleichen
Für größere Positionen holst du zuerst Angebote ein. Du legst eine Anfrage an, lädst mehrere Lieferanten per E-Mail dazu ein und siehst je Lieferant, ob ein Angebot vorliegt und zu welchem Betrag.
Die Lieferanten antworten über ein eigenes Portal, ohne Zugang zu deinem System. Was zurückkommt, steht nebeneinander – und aus dem besten Angebot wird direkt die Bestellung.
- Mehrere Lieferanten zu einer Anfrage einladen
- Antworten je Lieferant mit Betrag und Status
- Eigenes Portal für Lieferanten, ohne Benutzerkonto
- Incoterm und Währung je Anfrage
Bestellen
Der Warenkorb kommt aus dem Shop
Über IDS Connect 2.5 arbeitest du direkt im Katalog deines Großhändlers: Artikel suchen, Warenkorb zusammenstellen und ihn mit Preisen, Lieferanten-Artikelnummern und Herstellernummern zurück in die Bestellung holen. Vier Funktionen sind angebunden – Warenkorb senden und empfangen, Artikelsuche und Deeplink in den Shop.
WOODPLAN prüft dabei, ob es die Artikel schon im eigenen Stamm gibt, und legt fehlende auf Wunsch an. Jede Bestellung kann auf einen Kundenauftrag verweisen, sodass später klar ist, wofür das Material war.
- IDS Connect 2.5 mit Verbindungstest je Lieferant
- Warenkorb mit Artikel- und Herstellernummern zurückholen
- Neue Artikel erkennen und anlegen
- Bestellung mit dem Quellauftrag verknüpft
- Auftragsbestätigung des Lieferanten am Beleg
Wareneingang
Was ankommt, wird erfasst
Beim Wareneingang buchst du gegen die Bestellung: Du erfasst, was tatsächlich geliefert wurde, hältst die Lieferscheinnummer des Lieferanten fest und siehst Teillieferungen im Vergleich zur bestellten Menge.
Der Bestand wandert direkt ins Lager, ohne zweite Erfassung. Fehlt eine Bestellung, lässt sich der Eingang auch frei aufnehmen.
- Gegen die Bestellung buchen, Teillieferungen sichtbar
- Lieferscheinnummer des Lieferanten festhalten
- Bestand geht ohne Zweiterfassung ins Lager
- Auch ohne Bestellung erfassbar
Eingangsrechnungen
Der Beleg liest sich selbst
Rechnungen ziehst du als Stapel ins Fenster. Ist eine E-Rechnung dabei, werden die Daten direkt aus dem eingebetteten XML gelesen. Bei allen anderen übernimmt die KI: Lieferant, Nummer, Datum, Beträge und die Aufteilung nach Steuersätzen werden erkannt und vorgeschlagen.
Du prüfst nur noch, statt zu tippen. Das Original-PDF bleibt am Beleg, die erkannten Werte lassen sich jederzeit korrigieren.
- Mehrere PDFs gleichzeitig einlesen
- E-Rechnung direkt aus dem XML übernehmen
- KI erkennt Lieferant, Beträge und Steuersätze
- Original-PDF bleibt revisionssicher am Beleg
Prüfen & Zahlen
Vom Eingang bis zur Überweisung
Jede Rechnung durchläuft klare Zustände: zur Prüfung, freigegeben, bezahlt. Nur Freigegebenes kommt in den Zahllauf. Skonto zieht WOODPLAN aus den Lieferantenkonditionen und rechnet Frist und Betrag aus – abweichende Konditionen trägst du je Rechnung ein.
Für die Zahlung erzeugst du einen Zahllauf mit SEPA-Datei oder einen QR-Code zum Abscannen. Kommt der Kontoumsatz zurück, wird er der Rechnung zugeordnet und der offene Betrag verschwindet.
- Vier-Augen-Freigabe vor dem Zahllauf
- Skonto mit Frist und Betrag automatisch berechnet
- Zahllauf als SEPA-Datei oder Überweisungs-QR-Code
- Bankumsatz zuordnen, offener Betrag löst sich auf
- Fälligkeitsplan in Tranchen, Sicherheitseinbehalt möglich
Kosten
Die Kosten finden ihr Projekt
Eine Sammelrechnung betrifft selten nur eine Baustelle. Deshalb teilst du den Betrag auf mehrere Projekte auf – WOODPLAN führt mit, was noch nicht verteilt ist. In der Nachkalkulation stehen die Materialkosten dann dort, wo sie entstanden sind.
Für die Buchhaltung ordnest du das Belegkonto zu. Der DATEV-Export nimmt Buchungen und Beleg-PDFs mit, einzelne Rechnungen lassen sich gezielt ausschließen.
- Betrag auf mehrere Projekte aufteilen, Rest im Blick
- Materialkosten fließen in die Nachkalkulation
- Belegkonto je Rechnung zuordnen
- DATEV-Export inklusive Beleg-PDF
Außerdem
Was den Einkauf leichter macht
Rechnungen zusammenfassen
Mehrere Belege desselben Lieferanten zu einer Zahlung bündeln.
Amazon Business
Belege automatisch abholen, statt sie einzeln aus dem Postfach zu suchen.
Lieferant als Kunde
Wer beides ist, bekommt mit einem Klick auch eine Kundenakte – verknüpft statt doppelt.
Kennzahlen im Blick
Einkaufsvolumen, Ausstände, überfällige Beträge und genutztes Skonto je Lieferant.
Belegkette sichtbar
Von der Rechnung zurück zum Wareneingang, zur Bestellung und zum Kundenauftrag.
Einblick
So sieht der Einkauf aus
Vergleich
Ordner und Excel oder ein System?
Ohne WOODPLAN
- Artikelnummern aus dem Katalog abtippen
- Rechnungen von Hand erfassen, Zahlendreher inklusive
- Skontofristen verstreichen unbemerkt
- Materialkosten landen pauschal im Projekt
- Belege für den Steuerberater einzeln zusammensuchen
Mit WOODPLAN
- Warenkorb direkt aus dem Lieferanten-Shop
- KI liest den Beleg, du prüfst nur noch
- Skontofrist und Betrag werden vorgerechnet
- Kosten anteilig auf die richtigen Projekte
- DATEV-Export mit Buchungen und Beleg-PDFs
Ablauf
In 3 Schritten startklar
-
1
Lieferanten anlegen
Konditionen, Bankdaten und – wo vorhanden – die IDS-Zugangsdaten hinterlegen, Verbindung testen.
-
2
Bestellweg wählen
Aus dem Auftrag heraus bestellen, im Großhandels-Shop zusammenstellen oder erst Angebote einholen.
-
3
Belege einlesen
Eingangsrechnungen als Stapel hineinziehen, prüfen, freigeben – der Zahllauf erledigt den Rest.
FAQ
Häufige Fragen zum Einkauf
Was ist IDS Connect und brauche ich das?
IDS Connect ist die Standard-Schnittstelle zwischen Handwerkssoftware und Großhandel. Du arbeitest im Shop deines Lieferanten und holst den Warenkorb mit Preisen und Artikelnummern zurück – ohne Abtippen. WOODPLAN unterstützt Warenkorb senden und empfangen, Artikelsuche und Deeplink
Wie erkennt die KI eine Eingangsrechnung?
Bei einer E-Rechnung liest WOODPLAN die Daten direkt aus dem eingebetteten XML. Bei allen anderen PDFs erkennt die KI Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge und die Aufteilung nach Steuersätzen und schlägt sie vor. Du bestätigst oder korrigierst.
Kann ich mehrere Rechnungen auf einmal einlesen?
Ja, du ziehst beliebig viele PDFs gleichzeitig ins Fenster. Jede wird einzeln ausgelesen und als eigener Beleg angelegt.
Lassen sich Kosten auf mehrere Projekte verteilen?
Ja. Du teilst den Rechnungsbetrag anteilig auf, WOODPLAN zeigt dir, was noch nicht verteilt ist. Die Beträge fließen in die Nachkalkulation der jeweiligen Projekte.
Wie läuft die Bezahlung?
Freigegebene Rechnungen kommen in einen Zahllauf. Daraus entsteht eine SEPA-Datei für die Bank oder ein QR-Code zum Abscannen. Der zurückkommende Kontoumsatz wird der Rechnung zugeordnet.
Wird Skonto berücksichtigt?
Ja. Skontosatz und Frist kommen aus den Lieferantenkonditionen, lassen sich je Rechnung überschreiben, und der Zahllauf zieht den Betrag ab.
Kommen die Belege beim Steuerberater an?
Der DATEV-Export enthält die Buchungen und legt die Beleg-PDFs bei. Einzelne Rechnungen kannst du gezielt ausschließen.
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