Gewährleistung im Blick
Wie viele Anlagen noch in der Frist sind und welche herausgefallen sind, steht in der Übersicht.
Service & Wartung
Wartung, die sich selbst plant. Und beweisen lässt.
Anlagen mit Gewährleistungsfrist, Verträge mit Intervall und SLA, Wartungen mit Checkliste, Fotos und Kundenunterschrift. Aus jedem Vertrag entstehen die Termine von selbst – und aus wiederkehrender Arbeit planbarer Umsatz.
- Wartungstermine entstehen automatisch aus dem Vertrag
- Checkliste, Fotos und Unterschrift direkt vor Ort
- Wiederkehrender Umsatz und Fristen auf einem Blick
DSGVO-konform · Hosting in Deutschland · Keine Mindestlaufzeit
Termine planen sich selbst
0
vergessene Wartungstermine
SLA
Reaktions- und Lösungszeit
KI
prüft Wartungsfotos
€
wiederkehrender Umsatz sichtbar
Funktionen
Vom verbauten Gerät zum Servicevertrag
Was einmal eingebaut wurde, bleibt sichtbar – mit Gewährleistung, Historie und dem nächsten Termin.
Anlagen
Jedes verbaute Gerät bleibt auffindbar
Für jede Anlage stehen Hersteller, Modell, Serien- oder Inventarnummer und der Standort fest, verknüpft mit Kunde, Projekt und dem Auftrag, aus dem sie stammt. Einbaudatum und Gewährleistung bis wann gehören dazu – die Übersicht zeigt sofort, welche Anlagen noch in der Frist sind.
Die Service-Historie hängt an der Anlage: jede Wartung mit Datum und Ergebnis, dazu eine Foto-Zeitreihe, an der sich Veränderungen über Jahre ablesen lassen. Aus den bisherigen Einsätzen leitet WOODPLAN einen Vorschlag für die nächste Wartung ab.
- Hersteller, Modell und Seriennummer je Anlage
- Verknüpft mit Kunde, Projekt und Auftrag
- Gewährleistungsfrist mit Ablaufanzeige
- Foto-Zeitreihe und vollständige Service-Historie
Verträge
Der Vertrag erzeugt seine Termine selbst
Ein Servicevertrag deckt eine oder mehrere Anlagen ab und trägt Laufzeit, Intervall in Monaten, Kündigungsfrist und auf Wunsch eine automatische Verlängerung. Läuft er aus, meldet sich WOODPLAN rechtzeitig.
Aus dem Intervall entstehen die Wartungen von allein: Sobald der nächste Termin in die Vorlaufzeit rutscht, legt das System die Wartung an und schiebt den Vertrag weiter. Niemand muss eine Liste pflegen, damit die Jahreswartung stattfindet.
- Intervall in Monaten mit automatischer Terminerzeugung
- Automatische Verlängerung und Ablaufwarnung
- Reaktions- und Lösungszeit als SLA hinterlegen
- Checklisten-Vorlage am Vertrag
- Vertragsdokumente als PDF am Beleg
Durchführung
Vor Ort abhaken, unterschreiben, fertig
Der Monteur arbeitet die Checkliste ab, die aus dem Vertrag kommt, und kennzeichnet je Punkt, ob ein Mangel vorliegt. Dazu Bericht, Dauer, Fotos und Dateien – und die Unterschrift des Kunden direkt auf dem Gerät.
Damit ist die Wartung dokumentiert, ohne dass jemand abends Zettel abtippt. Aus der abgeschlossenen Wartung entsteht bei Bedarf direkt die Rechnung.
- Checkliste aus dem Vertrag, Mangel je Punkt markierbar
- Fotos und Dateien direkt an der Wartung
- Kundenunterschrift auf dem Gerät erfassen
- Aus der Wartung direkt abrechnen
Bildanalyse
Die KI schaut auf die Fotos
Wartungsfotos werden von einer KI auf Schäden untersucht, Thermalbilder eigens ausgewertet. Weil eine Bildanalyse länger dauert als ein Seitenaufruf, läuft sie im Hintergrund – das Ergebnis erscheint, sobald es fertig ist.
Für größere Objekte gibt es den 3D-Scan: Aus Drohnenfotos entsteht ein Modell, in dem sich Strecke, Fläche, Höhe und Winkel messen lassen. Mängel markierst du direkt im Modell und hängst ein Foto daran.
- Schadenserkennung auf Wartungsfotos
- Auswertung von Thermalbildern
- 3D-Modell aus Drohnenaufnahmen
- Messen und Mängel im Modell markieren
Tickets
Störungen laufen nicht ins Leere
Anfragen kommen per E-Mail oder werden von Hand angelegt und bekommen Priorität, Kategorie, Zuständigen und eine Wiedervorlage. Bleibt eine Antwort aus, meldet sich das System – es gibt eine eigene Ansicht für Tickets ohne Reaktion seit 48 Stunden.
Der gesamte Schriftverkehr hängt am Ticket, interne Notizen bleiben intern. Die KI fasst lange Verläufe zusammen und schlägt eine Antwort vor. Stellt sich heraus, dass jemand rausfahren muss, wird aus dem Ticket eine Wartung.
- Priorität, Kategorie, Eskalation und Wiedervorlage
- Warnung bei Tickets ohne Antwort seit 48 Stunden
- KI-Zusammenfassung und Antwortvorschlag
- Aus dem Ticket eine Wartung erzeugen
Überblick
Was ansteht und was es bringt
Das Service-Dashboard zeigt offene Tickets, überfällige Wartungen und die Termine dieser Woche. Daneben steht der wiederkehrende Umsatz pro Jahr aus allen laufenden Verträgen – die Zahl, die Servicegeschäft von Projektgeschäft unterscheidet.
Auslaufende Verträge stehen ebenfalls dort, lange bevor sie enden. So wird aus Wartung ein planbarer Umsatz statt einer Erinnerung, die jemand haben muss.
- Offene Tickets und überfällige Wartungen auf einen Blick
- Wiederkehrender Umsatz pro Jahr
- Auslaufende Verträge rechtzeitig sichtbar
- Benachrichtigung bei Zuweisung, Fälligkeit und Abschluss
Außerdem
Was den Service rund macht
Foto-Zeitreihe je Anlage
Aufnahmen aus mehreren Jahren nebeneinander – Veränderungen werden sichtbar.
Checklisten-Vorlagen
Einmal am Vertrag definiert, bei jeder Wartung vorbelegt.
Benachrichtigungen
Bei zugewiesener, fälliger und abgeschlossener Wartung sowie auslaufendem Vertrag.
Eigene Nummernkreise
Verträge und Wartungen bekommen fortlaufende Nummern nach deinem Schema.
Direkt abrechnen
Aus der abgeschlossenen Wartung wird die Rechnung, ohne Umweg.
Einblick
So sieht der Service aus
Vergleich
Kalender-Erinnerung oder ein System?
Ohne WOODPLAN
- Wartungstermine stehen im Kopf oder im Kalender
- Niemand weiß, welches Gerät wo verbaut wurde
- Protokolle auf Papier, Fotos im Handy
- Auslaufende Verträge fallen erst auf, wenn sie weg sind
- Wiederkehrender Umsatz ist eine Schätzung
Mit WOODPLAN
- Termine entstehen automatisch aus dem Vertrag
- Anlagenakte mit Standort, Seriennummer und Historie
- Checkliste, Fotos und Unterschrift digital am Beleg
- Ablaufwarnung und automatische Verlängerung
- Wiederkehrender Umsatz steht im Dashboard
Ablauf
In 3 Schritten startklar
-
1
Anlagen erfassen
Verbaute Geräte mit Standort, Seriennummer und Gewährleistung anlegen – aus dem Auftrag heraus geht es am schnellsten.
-
2
Vertrag aufsetzen
Intervall, Laufzeit, SLA und Checkliste festlegen, Anlagen zuordnen.
-
3
Laufen lassen
Die Termine entstehen von selbst, der Monteur hakt vor Ort ab, die Rechnung folgt.
FAQ
Häufige Fragen zu Service und Wartung
Muss ich Wartungstermine selbst eintragen?
Nein. Aus dem Intervall des Vertrags erzeugt WOODPLAN die Wartung automatisch, sobald der Termin in die Vorlaufzeit rutscht, und schiebt den Vertrag weiter.
Was passiert mit auslaufenden Verträgen?
Verträge mit automatischer Verlängerung werden verlängert, alle anderen rechtzeitig als auslaufend gemeldet. Abgelaufene werden entsprechend markiert.
Kann der Kunde vor Ort unterschreiben?
Ja, die Unterschrift wird direkt auf dem Gerät erfasst und gehört zum Wartungsprotokoll.
Was kann die KI-Bildanalyse?
Sie untersucht Wartungsfotos auf Schäden und wertet Thermalbilder aus. Die Analyse läuft im Hintergrund, weil sie länger dauert als ein Seitenaufruf – das Ergebnis erscheint anschließend am Beleg.
Wofür ist der 3D-Scan?
Aus Drohnenaufnahmen entsteht ein Modell des Objekts. Darin lassen sich Strecke, Fläche, Höhe und Winkel messen sowie Mängel mit Foto markieren – nützlich bei Dächern und großen Anlagen.
Wird aus einem Ticket eine Wartung?
Ja. Stellt sich heraus, dass jemand rausfahren muss, wandelst du das Ticket in eine Wartung um – der Bezug bleibt erhalten.
Sehe ich, was der Service einbringt?
Das Dashboard zeigt den wiederkehrenden Umsatz pro Jahr aus allen laufenden Verträgen, dazu offene Tickets, überfällige Wartungen und die Termine der Woche.
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