Verschlüsselt gespeichert
Sensible Angaben wie Steuer-ID und IBAN liegen verschlüsselt in der Datenbank und erscheinen in Listen nur maskiert.
Lohn & Gehalt
Lohn vorbereiten statt Zettel sammeln. Sauber an DATEV übergeben.
WOODPLAN sammelt Zeiten, Stammdaten und Abwesenheiten, prüft sie und übergibt sie freigegeben an deine Lohnabrechnung. Gerechnet wird weiter bei DATEV – das Ergebnis kommt zurück ins System, bis zur Überweisung an die Mitarbeitenden.
- Zeiten und Stammdaten ohne Nachfragen sammeln
- Vier-Augen-Freigabe an jeder wichtigen Stelle
- Auszahlung als SEPA-Sammelüberweisung vorbereiten
DSGVO-konform · Hosting in Deutschland · Keine Mindestlaufzeit
Pilotphase – sprich uns an
4
Augen-Prinzip bei jeder Freigabe
10 J.
Archiv mit Sperrfrist
SEPA
Sammelzahlung für die Löhne
DSGVO
Personaldaten verschlüsselt gespeichert
Funktionen
Der Lohnlauf, Schritt für Schritt kontrolliert
Jeder Monat läuft nach demselben Muster: vorbereiten, prüfen, freigeben, übergeben, Ergebnis zurückholen, auszahlen. Nichts geht weiter, solange etwas fehlt.
Mitarbeitende
Neue Mitarbeitende füllen ihre Daten selbst aus
Du schickst einen Link per E-Mail, die neue Kollegin oder der neue Kollege bestätigt sich mit einem Code und trägt Steuer-ID, Bankverbindung und Adresse selbst ein. Steuer-ID und IBAN werden direkt auf Gültigkeit geprüft, vertippt sich also niemand.
Die Personalabteilung übernimmt die Angaben mit einem Klick, ordnet den Benutzer zu und gibt das Abrechnungsprofil frei – durch eine zweite Person, nicht durch dieselbe.
- Link per E-Mail, Bestätigung mit Code
- Steuer-ID und IBAN werden geprüft
- Entwurf speichern und später weitermachen
- Abrechnungsprofil nur mit Vier-Augen-Freigabe
Zeiten
Aus der Zeiterfassung wird die Grundlage für den Lohn
Die erfassten Arbeitszeiten und Abwesenheiten eines Monats werden freigegeben und beim Start des Laufs eingefroren. Was sich danach noch ändert, fällt auf, statt unbemerkt in die Abrechnung zu rutschen.
Vor der Übergabe prüft WOODPLAN die Zeiten und meldet Auffälligkeiten: Krankheitstage, überlappende Buchungen, Nachtschichten über Mitternacht oder Änderungen nach der Freigabe. Echte Fehler blockieren den Lauf, Hinweise bestätigst du mit Begründung.
- Monatsfreigabe der Zeiten
- Eingefrorener Stand je Lauf
- Prüfpunkte für Krankheit, Überlappung und Nachträge
- Blocker lassen sich nicht wegklicken
Übergabe
Freigegebene Daten gehen als Übergabedatei an die Lohnabrechnung
Nach der Vier-Augen-Freigabe erzeugt WOODPLAN die Übergabedatei für deine Lohnabrechnung. Eine zugeordnete Lohnart-Tabelle legt fest, welche Zeiten als welche Lohnart ankommen – inklusive Einheit und Rundung.
Das System merkt sich, welche Datei wann übergeben wurde, und bestätigt den Import erst, wenn du den Beleg dafür hinterlegst. Dieselbe Datei lässt sich beliebig oft erneut herunterladen, ohne dass sie sich ändert.
- Zuordnung der Zeiten zu Lohnarten
- Freigabe, Export und Importbestätigung getrennt
- Datei unveränderlich und wiederholt abrufbar
- Anbindung an DATEV, Formate werden mit deiner Kanzlei abgestimmt
Ergebnis
Abrechnungsergebnis zurück ins System und abgleichen
Die Abrechnungsergebnisse und die Lohnabrechnungen als PDF kommen zurück nach WOODPLAN und werden automatisch der richtigen Person zugeordnet. Ein Abgleich zeigt, ob alles vollständig angekommen ist und ob Beträge auffällig vom Vormonat abweichen.
Erst nach der Freigabe durch eine zweite Person geht es zur Zahlung. Mitarbeitende sehen ihre eigenen Abrechnungen direkt im System, andere sehen sie nicht.
- Ergebnisse und PDFs je Person zuordnen
- Abgleich auf Vollständigkeit und Auffälligkeiten
- Freigabe des Ergebnisses durch eine zweite Person
- Mitarbeitende rufen ihre Abrechnung selbst ab
Zahlung
Die Löhne als Sammelüberweisung vorbereiten
Aus den freigegebenen Ergebnissen entstehen die offenen Auszahlungen, du bündelst sie zu einer SEPA-Sammelzahlung und lässt sie freigeben. Ändert sich nach der Freigabe die Bankverbindung einer Person, stoppt die Dateierzeugung, bis das geprüft ist.
Bankdaten ändern sich nicht nebenbei: Eine Änderung wird beantragt, verifiziert und von einer dritten Person mit erneuter Passwortabfrage übernommen. So wird aus einer gefälschten Mail keine falsche IBAN.
- Sammelzahlung mit Freigabe durch eine zweite Person
- Warnung, wenn sich Bankdaten nach der Freigabe ändern
- Änderungsprozess für Bankdaten mit Verifikation
- Status von eingereicht bis ausgeführt nachvollziehbar
Sicherheit & Pflichten
Personaldaten brauchen mehr als einen Passwortschutz
Eigene Rechte für Lohn
Lohnrechte werden ausdrücklich vergeben – auch Administratoren bekommen sie nicht automatisch.
Revisionssicher archiviert
Übergabedateien, Ergebnisse und Freigaben werden mit Sperrfrist von zehn Jahren abgelegt, damit nachträglich nichts verändert werden kann.
Fristen im Blick
Das Fristenregister erinnert an Meldungen und Zahlungen, mit Bankarbeitstagen und Feiertagen deines Bundeslands.
Sonderfälle mit Freigabe
Baugewerbe mit SOKA, Pfändung, Kurzarbeit, Minijob, Altersteilzeit und andere Besonderheiten werden als Fall erfasst und müssen freigegeben werden, bevor der Lauf weitergeht.
Alles protokolliert
Jede Freigabe, Änderung und Bestätigung bleibt mit Person und Zeitpunkt festgehalten.
Vergleich
Zettel und Mails oder ein geführter Lohnlauf?
Ohne WOODPLAN
- Stammdaten kommen per Mail oder Zettel
- Stunden werden zum Monatsende zusammengesucht
- Fehler fallen erst nach der Abrechnung auf
- Löhne werden einzeln überwiesen
- Bankdatenänderung per Mail ohne Gegenprüfung
Mit WOODPLAN
- Mitarbeitende tragen ihre Daten geprüft selbst ein
- Freigegebene Zeiten, eingefroren pro Lauf
- Prüfpunkte und Blocker vor der Übergabe
- Sammelzahlung mit Freigabe durch zwei Personen
- Bankdatenänderung mit Verifikation und Gegenprüfung
Ablauf
So läuft ein Monat
-
1
Zeiten freigeben
Die Zeiten des Vormonats werden geprüft und freigegeben.
-
2
Lauf prüfen und freigeben
Einfrieren, Prüfpunkte bestätigen, Eingaben durch eine zweite Person freigeben.
-
3
Übergeben und zurückholen
Übergabedatei an die Lohnabrechnung, danach Ergebnisse und Abrechnungen zurück ins System.
-
4
Auszahlen
Ergebnis freigeben, Sammelzahlung vorbereiten, freigeben und einreichen.
FAQ
Häufige Fragen zu Lohn und Gehalt
Rechnet WOODPLAN die Löhne selbst?
Nein. Die Abrechnung bleibt bei DATEV beziehungsweise deiner Kanzlei. WOODPLAN bereitet die Daten vor, steuert den Monatslauf, holt das Ergebnis zurück und bereitet die Zahlung vor.
Welche Lohnprogramme werden unterstützt?
Vorgesehen ist die Übergabe an DATEV Lohn und Gehalt und DATEV LODAS. Die genauen Dateiformate stimmen wir in der Pilotphase mit deiner Kanzlei ab.
Wer darf was freigeben?
Jede wichtige Freigabe braucht eine zweite Person: Abrechnungsprofil, Eingaben für den Lauf, Ergebnis und Zahlung. Wer etwas vorbereitet hat, kann es nicht selbst freigeben.
Wie werden Personaldaten geschützt?
Sensible Angaben liegen verschlüsselt, Listen zeigen sie nur maskiert, und Lohnrechte werden einzeln vergeben. Alle Freigaben und Änderungen sind protokolliert.
Wie lange werden Unterlagen aufbewahrt?
Übergabedateien, Ergebnisse und Freigaben werden zehn Jahre mit Sperrfrist archiviert, sodass sie in dieser Zeit nicht verändert oder gelöscht werden können.
Ist das Modul für alle verfügbar?
Aktuell läuft Lohn und Gehalt in einer Pilotphase mit ausgewählten Betrieben. Sprich uns an, wenn du dabei sein möchtest.
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