Stand: Juni 2026
1. Verantwortlicher
WOODPLAN c/o WOODFILM GmbH
Gewerbepark Gräsig 52, 64711 Erbach, Deutschland
Vertretungsberechtigt: Karl Krings
Telefon: 06062 95890-10
E-Mail: datenschutz@woodplan.me
2. Allgemeines
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, BDSG, TDDDG). Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung), lit. b (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen), lit. c (rechtliche Verpflichtung) und lit. f (berechtigtes Interesse) DSGVO. Daten werden gelöscht, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. § 147 AO, § 257 HGB – bis zu 10 Jahre) entgegenstehen.
3. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Es besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77). Für uns zuständig ist: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden.
4. Hosting und Server-Logfiles
Website und Software werden bei der Mittwald CM Service GmbH & Co. KG, Königsberger Str. 4-6, 32339 Espelkamp (Deutschland) gehostet. Beim Aufruf werden automatisch Server-Logfiles verarbeitet (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, abgerufene Datei, übertragene Datenmenge, Referrer, Browser und Betriebssystem). Zweck: technische Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Mit Mittwald besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
5. Cookies und lokale Speicherung
Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies bzw. lokale Speicherung ein (z. B. Session- und Login-Cookies). Diese sind nach § 25 Abs. 2 TDDDG einwilligungsfrei, Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies setzen wir nicht ein. Auf der Website werden keine Analyse- oder Tracking-Dienste (z. B. Google Analytics) verwendet; die Schriftart Inter wird selbst gehostet, ohne externe Verbindung.
6. Kontakt, Demo-Anfrage und Test-Registrierung
Wenn Sie unser Kontakt- oder Demoformular nutzen oder eine kostenlose Testphase starten (Eingabe u. a. von Firma, Name, E-Mail, Telefon), verarbeiten wir diese Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage bzw. zur Vertragsanbahnung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.
7. Newsletter
Den Newsletter-Versand führen wir nur mit Ihrer Einwilligung im Double-Opt-In-Verfahren durch (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Eine Abmeldung ist jederzeit über den Link in jeder E-Mail möglich.
8. Nutzung der WOODPLAN ERP-Software (registrierte Nutzer)
a) Konto: Zur Registrierung und Anmeldung verarbeiten wir Firmen- und Nutzerdaten (Name, E-Mail, Passwort-Hash, Telefon). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
b) Auftragsverarbeitung: Inhaltsdaten, die Sie als Kunde in der Software erfassen (z. B. Daten Ihrer eigenen Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter und Projekte), verarbeiten wir ausschließlich weisungsgebunden in Ihrem Auftrag. Hierfür schließen wir mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO; insoweit sind Sie Verantwortlicher.
Folgende Dienste setzen wir in der Software und in den Apps ein:
- Google Maps Platform (Google Ireland Ltd. / Google LLC, USA) – Geocodierung, Reisezeit- und Entfernungsberechnung sowie Kartendarstellung. Übermittelt werden u. a. eingegebene Adressen und Ihre IP-Adresse. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.
- Push-Benachrichtigungen über Firebase Cloud Messaging (Google, USA) bzw. den Apple Push Notification Service (Apple Inc., USA). Hierzu wird ein Geräte-Token verarbeitet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a und f DSGVO; Push lässt sich in den Geräteeinstellungen deaktivieren.
- Datei- und Dokumentenspeicher bei der Hetzner Online GmbH (Object Storage, Standort Deutschland). Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
- Banking-Anbindung über Ibanity/Ponto (Isabel Group, Belgien) auf Basis der PSD2. Die Kontoanbindung erfolgt nur nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung und starker Kundenauthentifizierung; verarbeitet werden Konto- und Umsatzdaten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Ihre Einwilligung.
- KI-Funktionen (z. B. Beleg- und Texterkennung, Vorschläge, Transkription) werden über das KI-Hosting der Mittwald CM Service GmbH auf Servern in Deutschland bzw. der EU ausgeführt. Eine Übermittlung in Drittländer findet hierbei nicht statt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.
- E-Mail-Versand und -Empfang des Systems über Mittwald (Deutschland).
- Wetterdaten über Open-Meteo (open-meteo.com, EU); hierbei werden lediglich ungefähre Standortkoordinaten, keine personenbezogenen Daten, übertragen.
- Drohnen- und Photogrammetrie-Daten (3D-Gebäudemodelle): siehe Ziffer 10.
9. WOODPLAN-Apps für Android und iOS
Die Apps greifen auf dieselbe Verarbeitung wie die Software zu. Je nach Funktion und nur nach Ihrer Freigabe nutzen wir folgende Geräteberechtigungen:
- Kamera: Fotodokumentation, Belege, Aufmaß.
- Standort: Geo-Zuordnung von Aufnahmen und Einsätzen, Reisezeit.
- Fotos, Medien und Speicher: Auswahl und Upload von Dateien.
- Mikrofon und Audio: Sprachnotizen und KI-Transkription.
- Mitteilungen (Push): siehe Ziffer 8.
Die Apps enthalten keine Werbe- oder Tracking-SDKs und keine Analyse-Tools. Beim Download verarbeiten die App-Stores (Apple Inc.; Google Ireland Ltd. / Google LLC) eigenverantwortlich Daten.
10. Drohnenaufnahmen und 3D-Modelle (Photogrammetrie)
Im Auftrag unserer Kunden erstellen wir aus Drohnenaufnahmen 3D-Gebäudemodelle. Die Bilddaten werden ausschließlich auf eigener Infrastruktur in Deutschland verarbeitet (eigener Render- bzw. GPU-Server, Speicherung bei Hetzner in Deutschland); eine Übermittlung an externe Cloud-Dienste zur Verarbeitung findet nicht statt. Aufnahmen können personenbezogene Daten enthalten (z. B. Personen, Kfz-Kennzeichen, Nachbargrundstücke). Wir verarbeiten nur das für den Auftrag Erforderliche, machen unbeteiligte Personen und Kennzeichen soweit möglich unkenntlich und löschen Rohdaten nach Zweckerreichung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag mit dem Auftraggeber) bzw. lit. f DSGVO; bei Verarbeitung im Kundenauftrag Art. 28 DSGVO.
11. Übermittlung in Drittländer
Bei den unter Ziffer 8 (Google Maps, Push) und Ziffer 9 (App-Stores) genannten Google- und Apple-Diensten können Daten in die USA übermittelt werden. Google und Apple sind unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend bestehen Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO).
12. Datensicherheit
Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, u. a. TLS-Verschlüsselung, ein Zugriffs- und Rechtekonzept, verschlüsselte Speicherung und Hosting in Deutschland.
13. Aktualität
Diese Datenschutzerklärung hat den Stand Juni 2026. Bei Änderungen der Verarbeitung passen wir sie an.