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Wie lege ich eine Objektaufnahme an?
Jeder Monteur fragt vor Ort etwas anderes ab, und im Büro fehlt hinterher genau die eine Zahl. Mit der Aufnahme in WOODPLAN legst du einmal fest, was draußen erfasst wird – und bekommst jedes Mal denselben vollständigen Satz Daten zurück. Diese Anleitung zeigt dir, wie du am Rechner eine Formularvorlage baust und eine Aufnahme vorbereitest.
Was eine Aufnahme zusammenhält
Ein Ort für alles
Raumscan, Fotos, Videos, Notizen, Zeichnungen und ausgefüllte Formulare hängen als Bestandteile an einer Aufnahme.
Eigene Formulare
Du bestimmst selbst, was abgefragt wird – pro Gewerk eine eigene Vorlage, ganz ohne Programmierung.
Draußen erfasst, drinnen gesichtet
Erfasst wird in der App, zusammengeführt am Rechner. Kopfdaten pflegst du jederzeit nach.
Klarer Stand
Jede Aufnahme hat einen Status: Entwurf, In Arbeit oder Fertig – so weiß das Büro, wann kalkuliert werden kann.
Schritt für Schritt
Formularvorlage anlegen
Fang mit dem Formular an, nicht mit der Aufnahme – die Vorlage legt fest, was draußen abgefragt wird. Klicke oben rechts auf Formulare; die Zahl daneben zeigt dir, wie viele Vorlagen es schon gibt. Dort legst du eine neue Vorlage mit Namen und Gewerk an.
Der Baukasten kennt sieben Feldarten:
- Text und Mehrzeiliger Text für Freitext
- Zahl für Maße, Neigungen, Stückzahlen
- Auswahl für feste Antwortmöglichkeiten
- Ja / Nein für alles Eindeutige
- Datum und Foto für Termine und Bilder
Zum Gliedern kommen Überschrift und Text / Hinweis dazu – die werden nicht ausgefüllt, sie strukturieren nur.
Ein Beispiel für eine Vorlage „Dachaufmaß“: Dachform als Auswahl, Neigung als Zahl, „Gerüst nötig“ als Ja / Nein.
Neue Aufnahme anlegen
Zurück in der Übersicht klickst du auf Neue Aufnahme. Im Dialog füllst du aus:
- Bezeichnung – Pflichtfeld, zum Beispiel „Aufmaß Hofgut Berger“
- Formular – das wird das Hauptformular dieser Aufnahme
- Gewerk – auswählen oder frei eintippen; so entsteht mit der Zeit deine eigene Liste
- Kunde – gleich zuordnen oder später nachtragen
Anlegen und öffnen bringt dich direkt auf die Detailseite.
Kopfdaten und Status pflegen
Auf der Detailseite findest du die Karte Aufnahme mit Bezeichnung, Status, Gewerk und einer Notiz zur Aufnahme. In die Notiz gehört alles, was dein Monteur vorher wissen muss – wo der Schlüssel liegt, welcher Nachbar Bescheid weiß, worauf besonders zu achten ist.
Der Status begleitet den Vorgang: Entwurf während der Vorbereitung, In Arbeit ab dem Termin, Fertig danach.
Kunde und Objekt hinterlegen
In der Karte Kunde und Objekt verknüpfst du den Kunden, seine Adresse und den Ansprechpartner. Wichtig ist die Objektadresse: Die Baustelle ist selten die Rechnungsadresse. Über Neue Adresse legst du sie mit dem Typ Objekt an.
Das lohnt sich vor dem Termin: Dein Monteur hat damit Adresse und Telefonnummer direkt in der App dabei und muss niemanden im Büro anrufen.
Die Übersicht im Alltag
In der Liste siehst du auf einen Blick Bezeichnung, Kunde / Lead, Projekt, Gewerk, Bestandteile, Angelegt und Status. Die Spalte Bestandteile zählt mit, wie viel schon erfasst wurde – daran erkennst du sofort, welche Aufnahme noch leer ist.
Wie geht es weiter?
Die Aufnahme steht – jetzt geht sie mit auf die Baustelle. Wie dein Monteur sie in der App füllt, liest du in Objekt vor Ort erfassen.
Häufige Fragen
Wir bauen dein erstes Formular mit dir
Sag uns, was du vor Ort abfragst – wir richten die Vorlage gemeinsam ein: 0 60 62 – 95 890-10 oder support@woodplan.me.