Hilfe-Center
Wie verwalte ich meine Anfragen im Lead-Board?
Eine Anfrage per Telefon, eine per Mail, eine über die Website – und am Freitag weiß niemand mehr, wer wem was versprochen hat. Das Lead-Board in WOODPLAN sammelt alle Anfragen an einem Ort und zeigt dir auf einen Blick, wo jede einzelne gerade steht. Diese Anleitung zeigt dir, wie du eine Anfrage erfasst, ihren Stand pflegst und sie garantiert wiederfindest.
Das Board auf einen Blick
Sieben Spalten
Neu · Kontaktiert · Aufnahme · Planung · Follow Up · Won · Lost – der Weg durchs Geschäft von links nach rechts.
Fünf Kennzahlen
Pipeline (aktiv), Won, Lost, Win-Rate und Pipeline-Volumen stehen als Kacheln über dem Board.
Wiedervorlage-Ampel
Überfällige Wiedervorlagen sind rot, in den nächsten zwei Tagen fällige gelb markiert.
Alles auf der Karte
Bezeichnung, Priorität, Quelle, Volumen, Termin, Wiedervorlage und Zuständiger – ohne Klick sichtbar.
Die Kennzahlen richtig lesen
Über dem Board stehen fünf Kacheln. Zwei davon werden gern missverstanden:
- Pipeline (aktiv) zählt alles, was noch offen ist – also jeden Lead außer Won und Lost.
- Win-Rate rechnet Won geteilt durch Won plus Lost. Offene Leads bleiben außen vor.
- Pipeline-Volumen nimmt den Wert des verknüpften Angebots. Gibt es noch keins, zählt das geschätzte Volumen aus dem Lead – die Zahl ist also nicht bloß geraten, sobald ein Angebot draußen ist.
Schritt für Schritt durchs Board
Neuen Lead anlegen
Klicke oben rechts auf „Lead hinzufügen“. In der Karte Stammdaten hinterlegst du eine sprechende Bezeichnung – etwa „Einfamilienhaus Maier“ –, dazu Vor- und Nachname, E-Mail und Telefon. Setze Quelle und Priorität und wähle einen Zuständigen.
Das geschätzte Volumen lohnt sich gleich beim Anlegen: Es speist die Kachel Pipeline-Volumen, solange noch kein Angebot existiert. In der Karte Kontakt & Adresse kommen Straße, PLZ und Ort dazu. Ist der Anrufer schon Kunde, verknüpfst du ihn über „Kunde wählen“.
Nach dem Speichern steht der Lead in der Spalte Neu.
Status ändern
Zieh die Karte mit der Maus einfach in die nächste Spalte – der Zähler im Spaltenkopf zählt mit. Alternativ öffnest du den Lead und setzt den Status in den Stammdaten.
Wiedervorlage und Termin setzen
Öffne den Lead und geh in die Karte Termine. Dort trägst du „Wiedervorlage am“ ein, dazu eine Wiedervorlage-Notiz wie „Rückruf wegen Angebot“. Für die Besichtigung gibt es das Feld „Termin (Aufnahme / Besichtigung)“ mit Datum und Uhrzeit.
Zurück im Board erkennst du sofort, was ansteht: überfällige Wiedervorlagen sind rot, in den nächsten zwei Tagen fällige gelb. Leads ganz ohne Wiedervorlage tragen den Hinweis „Keine WV“ und rutschen ans Ende der Spalte – genau die Liste, die du am Montagmorgen abarbeitest.
Nach dem Telefonat schnell dokumentieren
Ein Klick auf die Karte öffnet die Schnellansicht: Wiedervorlage-Datum, Wiedervorlage-Notiz, eine Schnell-Notiz und der Block „Letzte Aktivitäten“. Damit bist du nach dem Anruf in zwanzig Sekunden fertig, ohne die Seite zu wechseln. Über „Vollständig öffnen“ kommst du auf die Detailseite.
Dort dient die Karte Notizen als dauerhafter Steckbrief für Anforderungen, Gewerke und Besonderheiten. Die Karte Aktivitäten führt chronologisch Buch – und nimmt bei „Notiz hinzufügen“ auch Dateianhänge entgegen, etwa das Foto vom Ortstermin oder den Grundriss.
Filtern und wiederfinden
Die Volltextsuche greift über Name, Kunde, Beschreibung, E-Mail und Telefon. Daneben filterst du nach Zuständiger, Quelle sowie „Erstellt ab“ und „Erstellt bis“. Rechts läuft ein Trefferzähler mit, „Zurücksetzen“ räumt wieder auf.
Ein typischer Fall: alle Empfehlungen des letzten Quartals, die noch in Follow Up hängen. Zwei Filter, ein Blick.
Wie geht es weiter?
Sagt der Kunde zu, wird aus dem Lead ein Kunde und ein Beleg. Wie das geht – und wie Anfragen ganz von allein ins Board kommen – liest du im zweiten Teil dieser Anleitung. Steht als Nächstes der Ortstermin an, geht es weiter mit Objektaufnahme anlegen.
Häufige Fragen zum Lead-Board
Noch Fragen zu deinen Leads?
Ruf uns an unter 0 60 62 – 95 890-10 oder schreib eine E-Mail an support@woodplan.me. Wir helfen dir gern weiter.