Hilfe-Center
Wie wird aus einer Anfrage ein Auftrag?
Anfragen abtippen kostet Zeit, und die beste Anfrage nützt nichts, wenn sie zwei Wochen liegen bleibt. WOODPLAN nimmt dir beides ab: E-Mail-Anfragen landen von allein im Lead-Board, eine KI-Bewertung hilft dir beim Priorisieren, und aus dem Lead werden Kunde und Beleg mit wenigen Klicks. Diese Anleitung zeigt dir den kompletten Weg bis zum Abschluss.
Anfragen kommen von allein herein
Schreibt jemand an deine Info-Adresse, erscheint die Anfrage als neuer Lead in der Spalte Neu – mit Name, Kontaktdaten und den Anhängen aus der Mail. Niemand muss etwas abtippen, und keine Anfrage versackt im Postfach.
Erkennt echte Anfragen
WOODPLAN prüft anhand des Textes, ob es sich wirklich um eine Kundenanfrage handelt. Ist die Sicherheit zu gering, passiert nichts – Newsletter und Werbung landen nicht im Board.
Antwortet auf Wunsch sofort
Eine automatische Eingangsbestätigung lässt sich zuschalten – wahlweise mit festem Text oder von der KI formuliert.
Erkennt Bestandskunden
Ist der Absender bereits als Kunde angelegt, wird der neue Lead direkt mit ihm verknüpft.
Sauber gekennzeichnet
Die Quelle des Leads steht anschließend auf E-Mail. Jede KI-Nutzung wird protokolliert und ist nachvollziehbar.
Eingeschaltet wird das je Postfach in den E-Mail-Einstellungen. Du entscheidest also selbst, welches Postfach ausgewertet wird.
Welchen Lead fasse ich zuerst an?
Wenn morgens fünf Anfragen im Board stehen, ist die Reihenfolge entscheidend. Dafür gibt es die KI-Bewertung.
Lead bewerten lassen
Öffne den Lead und geh in die Karte KI-Bewertung. Ein Klick auf „Bewerten“ genügt. Du bekommst eine Gewinnwahrscheinlichkeit in Prozent, eine Begründung im Klartext und den Zeitstempel der letzten Bewertung.
Grundlage ist deine eigene Historie: WOODPLAN vergleicht die Anfrage mit vergleichbaren Leads aus deinem Betrieb. Der Score erscheint anschließend auch auf der Karte im Board – damit sortierst du deinen Tag.
Der Kunde sagt zu – und jetzt?
Lead nach Won ziehen
Zieh die Karte im Board in die Spalte Won. Damit ist festgehalten, dass die Anfrage zum Erfolg geführt hat – und die Kennzahl Win-Rate stimmt weiterhin.
Kunden aus dem Lead anlegen
In der Karte Stammdaten findest du „Kunden anlegen“. WOODPLAN übernimmt Name, Kontaktdaten und Adresse direkt aus dem Lead – du tippst nichts doppelt.
Der Lead bleibt dabei bestehen und ist ab sofort mit dem Kunden verknüpft. Spätestens bevor das erste Angebot rausgeht, solltest du diesen Schritt gemacht haben.
Beleg erzeugen
In der Karte Belege & Aktionen steht der Button „Erstellen“. Dahinter liegt die Auswahl: Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung oder Projekt. Alles Erzeugte erscheint anschließend als Liste in derselben Karte und bleibt dauerhaft mit dem Lead verbunden – du siehst also immer, was aus welcher Anfrage geworden ist.
Wie geht es weiter?
Steht vor dem Angebot noch der Ortstermin an, geht es weiter mit Objektaufnahme anlegen. Wie du das erzeugte Dokument ausarbeitest und versendest, liest du im Bereich Angebote.
Häufige Fragen
Wir richten das gern mit dir ein
Beim Freischalten der Postfächer helfen wir dir: 0 60 62 – 95 890-10 oder support@woodplan.me.