Wie gebe ich meinem Steuerberater Zugang?

Dein Steuerberater bekommt einen eigenen Zugang zu WOODPLAN und holt sich DATEV-Export, Auswertungen und Belege selbst ab. Er kann nichts ändern, das Ganze ist kostenfrei und du kannst den Zugang jederzeit widerrufen.

Was sieht und kann dein Steuerberater?

• Er meldet sich auf einer eigenen Anmeldeseite an (/steuerberater/login.php, den genauen Link zeigt dir die Seite rechts unter So funktioniert es).
• Er sieht nur den DATEV-Export (Buchungsstapel als CSV, Belegtransfer als ZIP mit PDFs, Prüfliste vor dem Export) und die Auswertungen (BWA, Umsatzsteuer und Kostenstruktur, auch als PDF), dazu die Beleg-PDFs.
• Der Zugang ist ausschließlich lesend. Er kann nichts ändern, festschreiben oder löschen. Mitarbeiter-, Lohn- und Kundendaten sind gesperrt.
• Technisch hat er nur die beiden Rechte finance.datev.read und finance.bwa.read. Sie sind fest und nicht einstellbar.
• Er ist kein Benutzer in deiner Firma. Er taucht in keiner Mitarbeiterliste auf und zählt nicht als Benutzerlizenz.
• Betreut er mehrere Mandanten in WOODPLAN, nutzt er ein Login für alle und wählt oben den Mandanten aus (Mandant wechseln).
• Seine DATEV-Beraternummer und Mandantennummer kann er auf seiner Startseite selbst pflegen. Sie stehen im Kopf des DATEV-Exports.

Steuerberater einladen

1. Öffne Einstellungen › Schnittstellen › Steuerberater-Zugang.
2. Klicke oben rechts auf Steuerberater einladen.
3. Gib die E-Mail des Steuerberaters an (Pflicht). Dazu Vorname, Nachname und Kanzlei. Ein Name oder eine Kanzlei ist nötig, wenn der Steuerberater neu im System ist.
4. Optional: Gültig bis (danach läuft der Zugang automatisch ab, das Datum darf nicht in der Vergangenheit liegen) und AV-Vertrag vom (das Datum deines Vertrags zur Auftragsverarbeitung).
5. Optional: DATEV Beraternummer (bis 7 Ziffern) und DATEV Mandantennummer (bis 5 Ziffern).
6. Klicke auf Einladung senden. Dein Steuerberater bekommt eine E-Mail und legt über den Link sein Passwort selbst fest. Der Link ist 72 Stunden gültig und nur einmal nutzbar.

Hat dein Steuerberater schon einen WOODPLAN-Zugang von einem anderen Mandanten, bekommt er nur eine Info-Mail und sieht dich bei der Mandantenwahl. Sein Name und seine Kanzlei werden dabei nicht überschrieben.

Zugänge verwalten

In der Tabelle Freigegebene Steuerberater siehst du pro Steuerberater Status, Gültigkeit, AV-Vertrag, DATEV-Nummern und wann er zuletzt den Zugang genutzt hat. Der Status ist Einladung offen, Aktiv, Abgelaufen oder Widerrufen. Pro Zeile stehen dir diese Aktionen zur Verfügung:

• Stift (Laufzeit / AV-Vertrag): ändert Gültig bis, AV-Vertrag und DATEV-Nummern. Leer lassen bei Gültig bis bedeutet unbefristet.
• Umschlag (Einladung erneut senden): schickt den Link neu, zum Beispiel wenn er abgelaufen ist oder die Mail nicht ankam.
• Zugang widerrufen: der Steuerberater hat sofort keinen Zugriff mehr. Mit Wieder aktivieren gibst du ihn später wieder frei.
• Papierkorb (Zugang löschen): entfernt den Eintrag aus deiner Liste. Das Zugriffsprotokoll bleibt erhalten. Für einen neuen Zugriff lädst du den Steuerberater neu ein.

Zugriffsprotokoll

Im Block Zugriffsprotokoll stehen die letzten 100 Vorgänge mit Zeitpunkt, Vorgang und IP-Adresse: Anmeldung, Seitenaufrufe, Belegabrufe und Exporte. Die Einträge stehen auch im Änderungsjournal.

Fehlersuche

• Die Seite meldet Nur für Management: Dein Benutzer hat nicht die Management-Lizenz und ist nicht der Master. Bitte deinen Master-Benutzer um die Einrichtung.
• Einladung kam nicht an: Prüfe die E-Mail-Adresse und den Spam-Ordner und nutze Einladung erneut senden. Wurde die Mail nicht versendet, meldet WOODPLAN das mit dem Hinweis, den Button zum erneuten Senden zu nutzen.
• Der Link ist abgelaufen: Er gilt 72 Stunden und nur einmal. Sende die Einladung erneut.
• Der Steuerberater kommt nicht mehr rein: Schau in der Tabelle nach, ob der Zugang Abgelaufen oder Widerrufen ist. Bei einem Ablauf änderst du Gültig bis, bei einem Widerruf klickst du auf Wieder aktivieren. Das System sperrt die Anmeldung außerdem zeitweise nach 5 Fehlversuchen für 15 Minuten.
• Das Ablaufdatum liegt in der Vergangenheit: Beim Einladen wird ein Datum vor heute abgelehnt.

Wie der DATEV-Export selbst aussieht, findest du im Menü unter Finanzen › DATEV-Export.