Wie verbinde ich Webex?

Mit der Webex-Anbindung erkennt WOODPLAN eingehende Anrufe und zeigt dir sofort den passenden Kunden. Außerdem kannst du jede Telefonnummer in WOODPLAN per Klick anrufen. Die Verbindung hat zwei Teile: Die Firma wird einmalig verbunden, danach verbindet jeder Mitarbeiter seine eigene Leitung.

Schritt 1: Firma verbinden

1. Öffne Einstellungen › Schnittstellen und wähle die Karte Webex Calling.
2. Klicke bei Firma verbinden auf den Button Firma verbinden. Du wirst zu Webex weitergeleitet.
3. Melde dich bei Webex an und bestätige die Freigabe. Webex übergibt dich danach zurück an WOODPLAN.
4. Oben erscheint die Meldung, dass die Firma verbunden ist, und die Karte zeigt das Kennzeichen Verbunden.

Beim Verbinden richtet WOODPLAN automatisch den Webhook für Anruf-Ereignisse bei Webex ein. Du musst dafür nichts weiter tun.

Verbindung testen, neu verbinden und trennen

• Testen: Zeigt dir bei erfolgreicher Verbindung den Namen und die E-Mail-Adresse des Webex-Kontos. Sonst erscheint eine Fehlermeldung.
• Neu verbinden: Führt die Anmeldung bei Webex noch einmal durch, zum Beispiel wenn die Verbindung nicht mehr funktioniert.
• Trennen (Symbol mit durchgestrichenem Link): Deaktiviert die Firmen-Verbindung in WOODPLAN nach einer Sicherheitsabfrage. Eingehende Anrufe werden danach nicht mehr erkannt.

Schritt 2: Eigene Leitung verbinden

Zum Wählen aus WOODPLAN braucht jeder Mitarbeiter seine eigene Verbindung. Diese Karte erscheint im Profil erst, wenn die Firma verbunden ist.

1. Öffne über dein Benutzermenü Mein Profil und bleibe im Reiter Profil.
2. Klicke in der Karte Webex-Leitung auf Meine Leitung verbinden.
3. Melde dich bei Webex an und bestätige die Freigabe.
4. Die Karte zeigt jetzt Verbunden, dein Webex-Konto und bis wann der Zugang gültig ist.

Mit Neu verbinden erneuerst du die Verbindung, mit Trennen löst du deine Leitung wieder.

Eingehende Anrufe einem Mitarbeiter zuordnen

Damit ein Anruf beim richtigen Mitarbeiter angezeigt wird, kann die Verwaltung jedem Mitarbeiter eine Webex-Leitung zuordnen. Das geht in der Mitarbeiter-Übersicht in der Zeile Webex-Leitung: Aus dem Webex-Verzeichnis der Firma die Person wählen und speichern. Das ist nur für Benutzer mit der Management-Lizenz möglich.

Diese Zuordnung gilt nur für eingehende Anrufe. Zum Wählen muss der Mitarbeiter seine Leitung trotzdem selbst verbinden (Schritt 2). Ist einem Anruf kein Mitarbeiter zugeordnet, bekommen ihn alle angemeldeten Benutzer angezeigt.

Was dann in WOODPLAN passiert

Eingehender Anruf

Sobald ein Anruf eingeht, öffnet sich in WOODPLAN ein Fenster mit dem Namen und der Nummer des Anrufers. WOODPLAN gleicht die Nummer mit den Telefon-, Mobil- und Faxnummern von Kunden, Ansprechpartnern, Lieferanten und Mitarbeitern ab (verglichen werden die letzten 8 Ziffern).

• Ist die Nummer bekannt, kannst du mit Akte öffnen direkt zum Datensatz springen oder mit Lead anlegen einen Lead mit der Nummer anlegen.
• Ist die Nummer unbekannt, kannst du direkt einen Lead anlegen. Die Nummer wird übernommen.
• Das Fenster schließt sich nach 30 Sekunden von selbst.

Anrufen per Klick

Klickst du in WOODPLAN auf eine Telefonnummer, fragt dich ein Fenster Anrufen? mit Firma, Name und Nummer. Nach Anrufen startet der Anruf an deinem Webex-Telefon. Die Nummer wird dafür in das internationale Format umgerechnet (ohne Ländervorwahl wird Deutschland +49 angenommen).

Anrufliste

Im Kopfbereich öffnet das Telefon-Symbol Anrufe die Anrufliste. Ist deine eigene Leitung verbunden, siehst du dort deine Webex-Anrufhistorie. Sonst zeigt WOODPLAN die Anrufe, die es selbst erfasst hat, und weist dich darauf hin, dass du deine Leitung im Profil verbinden kannst.

Fehlersuche

• Wählen nicht möglich: Deine Webex-Leitung ist nicht verbunden: Verbinde deine Leitung im Profil (Schritt 2).
• Anrufe werden nicht angezeigt: Prüfe, ob die Karte Webex Calling Verbunden zeigt, und klicke auf Testen. Hilft das nicht, verbinde die Firma mit Neu verbinden erneut.
• Test fehlgeschlagen oder Keine aktive Verbindung: Die Verbindung ist abgelaufen oder getrennt. Verbinde neu.
• Falsches Webex-Konto verbunden: Trenne die Verbindung und verbinde sie in einem privaten Fenster erneut.
• Der Menüpunkt Schnittstellen fehlt: Er ist nur mit Management-Lizenz sichtbar und nur, wenn du außerdem mindestens ein Recht im Bereich Einstellungen hast.