Wie verbinde ich Amazon Business?

Wenn du Material über Amazon Business einkaufst, musst du die Rechnungen nicht mehr einzeln herunterladen. Nach der Verbindung holt WOODPLAN deine Rechnungen automatisch ab, legt sie als Eingangsrechnung an und hängt das Beleg-PDF direkt dran.

Was passiert nach der Verbindung?

• WOODPLAN holt täglich neue Rechnungen aus deinem Amazon-Business-Konto ab. Rechnungsnummer, Datum, Netto, Steuer und Brutto kommen strukturiert von Amazon.
• Jede Rechnung entsteht als Eingangsrechnung im Status zur Prüfung und geht damit in deinen normalen Freigabe-Ablauf. Es wird nichts automatisch freigegeben oder bezahlt.
• Das PDF der Rechnung hängt an der Eingangsrechnung.
• Bereits vorhandene Rechnungen erkennt WOODPLAN als Duplikat und legt sie nicht doppelt an.

Voraussetzung bei Amazon

Der Amazon-Benutzer, mit dem du dich bei der Verbindung anmeldest, muss Konto-Administrator sein und in allen Gruppen als Administrator eingetragen sein. Sonst liefert Amazon nur einen Teil deiner Bestellungen.

Verbinden: Schritt für Schritt

1. Öffne Einstellungen › Schnittstellen und wähle die Kachel Amazon Business (Kategorie Einkauf). Mit Einrichten kommst du auf die Seite, bei bestehender Verbindung heißt der Button Verwalten.
2. Klicke in der Karte Verbindung auf Mit Amazon verbinden.
3. Melde dich bei Amazon an und erteile die Freigabe. Danach landest du wieder bei WOODPLAN, der Status steht auf Verbunden.
4. Der erste Abruf läuft in der Nacht. Du kannst ihn auch sofort starten (siehe unten).

Alternative: Token direkt eintragen

Hast du ein Refresh-Token bereits im Amazon Solution Provider Portal erzeugt, trägst du es in der Karte Verbindung unter Zugang direkt hinterlegen ein. Es beginnt mit Atzr| und wird verschlüsselt gespeichert. Mit Token speichern und prüfen testet WOODPLAN den Zugang gleich.

Einstellungen

Sobald du verbunden bist, legst du in der Karte Einstellungen fest, wie die Rechnungen angelegt werden:

• Rechnungen abholen ab: Startdatum für den allerersten Abruf. Danach wird ab dem letzten Lauf geholt. Ohne Eingabe startet WOODPLAN 30 Tage zurück.
• Lieferant: Wählst du einen Lieferanten fest aus, landen alle Belege dort. Ohne Auswahl nimmt WOODPLAN den Rechnungssteller aus dem Beleg, bei Drittanbietern also den jeweiligen Händler.
• Standard-Sachkonto: wird nur verwendet, wenn die automatische Kontierung kein Konto findet.
• Täglich automatisch abrufen: schaltet den täglichen Abruf ein oder aus.

Mit Speichern übernimmst du die Einstellungen.

Manuell abrufen, testen, trennen

• Jetzt abrufen: holt sofort neue Rechnungen. Mit dem Feld Frühere Rechnungen ab (optional) kannst du ein Datum angeben, um ältere Rechnungen nachzuholen. Ohne Datum gilt der normale Abruf. Das kann bei vielen Belegen etwas dauern.
• Verbindung testen: prüft, ob der Zugang noch funktioniert.
• Verbindung trennen: beendet den Abruf. Bereits importierte Rechnungen bleiben erhalten. Zum Weitermachen verbindest du erneut.

Wo siehst du die Ergebnisse?

Unten auf der Seite findest du Zuletzt abgeholt mit Rechnung, Bestellung, Datum, Betrag und Status (Importiert, Duplikat, Übersprungen oder Fehler). Mit Öffnen springst du direkt in die angelegte Eingangsrechnung. Im Protokoll stehen die letzten Meldungen des Abrufs. Oben in der Karte Verbindung siehst du, wann verbunden wurde und wann der letzte Abruf lief.

Fehlersuche

• Hinweis Zugangsdaten fehlen: Die Anbindung ist auf dem System noch nicht für Amazon eingerichtet. Der Button zum Verbinden ist dann gesperrt. Wende dich in diesem Fall an den WOODPLAN-Support.
• Nur ein Teil der Rechnungen kommt an: Prüfe, ob der Amazon-Benutzer Konto-Administrator und in allen Gruppen Administrator ist.
• Zugriff abgelaufen: Verbinde das Amazon-Konto neu.
• Die Rückmeldung von Amazon gehört nicht zu dieser Sitzung: Starte die Verbindung erneut über den Button und schließe sie im selben Browser-Fenster ab.
• Freigabe abgebrochen: Wenn du bei Amazon abbrichst, wird nichts verbunden. Starte neu.
• Rechnung fehlt in der Liste: Schau im Protokoll nach, dort stehen Fehlermeldungen je Beleg.