Wie verwalte ich Anlagen, Wartungen und Serviceverträge?

Wenn du Anlagen deiner Kunden regelmäßig wartest, hilft dir das Service-Modul: Anlage erfassen, Wartungsvertrag mit Intervall anlegen, Wartungen planen und mit Checkliste, Fotos und Unterschrift dokumentieren.

Übersicht

Die Übersicht zeigt Offene Tickets, Überfällige Wartungen, Wartungen diese Woche und den wiederkehrenden Umsatz pro Jahr, außerdem die nächsten Wartungen und Verträge, die in den nächsten 90 Tagen auslaufen.

Anlage erfassen

Klicke auf Anlage erstellen. Pflicht ist die Bezeichnung (zum Beispiel „Heizungsanlage Keller“). Dazu kommen Kunde, Projekt, Auftrag, Typ/Gewerk, Standort, Hersteller/Modell, Serien- oder Inventarnummer und Notizen sowie Einbaudatum und Gewährleistung bis. Bei einer gespeicherten Anlage siehst du die Service-Historie und eine Foto-Zeitreihe mit den Bildern aller Wartungen.

Servicevertrag anlegen

Klicke auf Vertrag erstellen. Du legst fest:

• Vertragsdaten: Bezeichnung, Status (Entwurf, Aktiv, Pausiert, Gekündigt, Abgelaufen), Kunde und die Abgedeckten Anlagen.
• Checkliste (Vorlage): Mit Punkt fügst du Prüfpunkte hinzu. Sie werden bei jeder Wartung vorgeschlagen.
• SLA (optional): Reaktions- und Lösungszeit in Stunden.
• Laufzeit & Intervall: Start, Ende, Intervall (monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich oder individuell in Monaten), Kündigungsfrist in Tagen und der Schalter Automatisch verlängern.
• Abrechnung: Pauschale je Intervall und Abrechnungsart (Pauschale, pro Einsatz oder Zeit & Material).
• Vertragsdokumente: PDF-Upload mit Hochladen.

Wartung (Serviceauftrag) durchführen

Mit Wartung erstellen legst du einen Serviceauftrag an, oder du erzeugst ihn aus der Anlage, aus dem Vertrag oder aus einem Ticket. Pflicht ist der Titel. Wähle Kunde, Anlage, Servicevertrag und den Typ (Geplant, Ad-hoc, Gewährleistung, Reparatur, Prüfung).

• Checkliste: Mit Aus Vertrag laden übernimmst du die Prüfpunkte. Je Punkt wählst du das Ergebnis (OK, Mangel, n/a) und schreibst eine Notiz.
• Durchführung & Bericht: Durchgeführt am, Dauer in Minuten, Ergebnis (In Ordnung, Mangel festgestellt, Nacharbeit nötig) und ein Protokoll.
• Fotos (mit KI-Schadensanalyse), Thermografie (Wärmebilder mit KI-Auswertung) und Dateien.
• Status & Planung: Geplant, Zugewiesen, In Bearbeitung, Erledigt, Abgerechnet, Storniert; dazu geplanter Termin und Monteur.
• Kundenunterschrift: Unterschrift erfassen.

Beim Status Erledigt wird eine Abschluss-Benachrichtigung ausgelöst. Eine Rechnung entsteht nicht automatisch: Der Link Rechnung anlegen öffnet nur das Rechnungsformular.

3D-Scans

In der Wartung gibt es die Karte 3D-Modelle mit RGB-Scan und Thermal-Scan. Lade JPG-Fotos einer Drohne hoch (mindestens 3, besser 30 und mehr mit guter Überlappung) und starte die 3D-Berechnung. Sie läuft im Hintergrund und kann Minuten bis Stunden dauern; du kannst die Seite schließen. Ist das Modell fertig, benachrichtigt dich WOODPLAN. Im Viewer misst du Strecken, Flächen, Höhen und Winkel und setzt Markierungen und Mängel.