Wie schreibe ich eine Rechnung fest und korrigiere sie?

Eine fertige Rechnung schreibst du fest: Sie bekommt ihre Nummer und kann danach nicht mehr verändert werden. Das ist Pflicht, damit deine Buchführung revisionssicher bleibt (GoBD). Korrekturen laufen danach über Storno oder Gutschrift.

Rechnung festschreiben

Klicke in der Rechnungsmaske auf das Symbol Rechnung festschreiben. WOODPLAN weist dich darauf hin, dass danach keine Positionen oder Beträge mehr geändert, kein PDF neu erzeugt und die Rechnung nicht gelöscht werden kann: „Dieser Vorgang kann NICHT rückgängig gemacht werden!“

Beim Festschreiben passiert Folgendes:

• Die Rechnungsnummer wird aus dem Nummernkreis vergeben, falls noch keine da ist.
• Ist das Datum leer, wird heute eingetragen.
• Die Stammdaten werden eingefroren und die Summen neu berechnet.
• WOODPLAN erzeugt das finale PDF mit E-Rechnung und schreibt einen Eintrag ins Änderungsprotokoll.

Nach dem Festschreiben kann in der Maske nur noch der Status geändert werden. Festgeschriebene Rechnungen lassen sich nicht löschen; Entwürfe werden beim Löschen endgültig entfernt.

Sammel-Festschreibung

In der Rechnungsliste kannst du mehrere Rechnungen auf einmal festschreiben, etwa zum Monatsabschluss. Du wählst ein Datum bis, und WOODPLAN zeigt dir vorab, welche Rechnungen betroffen wären. Berücksichtigt werden die Status Bezahlt, Versendet und Überfällig. Entwürfe und Stornos bleiben außen vor, externe Rechnungen werden nicht festgeschrieben.

Rechnung korrigieren

Stornorechnung

Mit dem Symbol Rechnung stornieren erstellst du zu einer festgeschriebenen Rechnung eine Stornorechnung mit negativen Beträgen. Pflicht ist ein Stornogrund. Die Stornorechnung bekommt eine eigene Nummer aus dem Rechnungskreis und wird sofort festgeschrieben. Pro Rechnung gibt es nur ein Storno. Eine nicht festgeschriebene Rechnung markierst du dagegen einfach als storniert.

Gutschrift

Mit Gutschrift erstellen (in der Liste oder in der festgeschriebenen Rechnung) erstellst du eine teilweise oder vollständige Gutschrift. Im Dialog Gutschrift zu dieser Rechnung wählst du Pauschal (Betrag) oder Aus Positionen und trägst Betrag (netto) und Grund ein. Es entsteht ein Entwurf mit negativen Beträgen; die Nummer (Format GS-JJ-n) vergibt WOODPLAN erst beim Festschreiben.

Versand und E-Rechnung

Versende mit Mailversand erst nach dem Festschreiben; vorher blendet WOODPLAN einen Warnhinweis ein. Das Rechnungs-PDF ist immer eine E-Rechnung: ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML nach EN 16931. In der Karte E-Rechnung lädst du das ZUGFeRD-PDF oder die ZUGFeRD-XML herunter und prüfst mit Validieren (BT-Felder prüfen) die Pflichtfelder. Vollständig ist die E-Rechnung erst bei einer festgeschriebenen Rechnung. Hat dein Kunde eine Leitweg-ID, wird sie als Käuferreferenz eingetragen.

Wie du säumige Zahler mahnst, steht in Offene Rechnungen mahnen.

Neue Fälligkeit nach dem Festschreiben (Stundung)

Auch nach dem Festschreiben kannst du mit dem Kunden eine Stundung vereinbaren. Das Original und das PDF bleiben unverändert, Offene Posten, Liquidität und Überfälligkeit nutzen das vereinbarte Datum. Die Schritte stehen in Neue Fälligkeit (Stundung) vereinbaren.

Prüfung der E-Rechnung

WOODPLAN prüft die E-Rechnung gegen die Regeln von EN 16931 und XRechnung: beim Festschreiben, beim Versand und beim Eingang. Das Ergebnis steht als Prüfprotokoll am Beleg.