Wie arbeite ich im Webmailer?

Im Webmailer liest und schreibst du Geschäftsmails direkt in WOODPLAN und ordnest sie Kunden, Aufträgen und Projekten zu. So findest du später zu jedem Vorgang die komplette Korrespondenz.

Ansicht und Filter

Es gibt zwei Ansichten: Liste und Dreispaltig mit Leseleiste (Standard). Im Baum links siehst du Mein Postfach und Allgemeine Postfächer mit den Filtern Posteingang, Mir zugewiesen, Offen, Erledigt, Markiert und Gesendet, dazu ein Schalter für ungelesene Nachrichten. Pfeil hoch und runter blättert durch die Liste.

Lesen

Externe Bilder blockiert WOODPLAN zunächst („Ein externes Bild wurde blockiert“); Bilder anzeigen lädt sie. Du kannst Nachrichten wieder als ungelesen markieren, farbig markieren, in den Papierkorb legen (Entf) und als Spam melden (der Absender wird gesperrt). Der Chip Erledigt setzt den Bearbeitungsstand.

Beantwortet oder nur Verlauf?

Der Chip Beantwortet heißt: Du hast selbst geantwortet (erkannt über die Antwort-Kennung oder, bei Altbestand, über den Betreff). Der Chip Verlauf zeigt nur, dass es fremde Folgemails gibt, aber keine eigene Antwort. Beantwortet ist nicht dasselbe wie Erledigt.

Antworten und schreiben

Mit Antworten, Allen antworten, Weiterleiten und Neue E-Mail öffnet das Schreibfenster: Von, An (mehrere Adressen mit Komma oder Semikolon), CC / BCC, Betreff und Nachricht im Editor. Diktieren wandelt Sprache in Text. Anhänge dürfen zusammen höchstens 20 MB groß sein; mit Gehört zu verknüpfst du die Mail gleich mit einem Vorgang. Gesendet wird über den SMTP-Zugang des gewählten Postfachs, eine Kopie landet in Gesendet. Ohne Postfach mit Senderecht ist der Webmailer eine reine Leseansicht. Die Signatur setzt WOODPLAN je Postfach automatisch ein und tauscht sie beim Wechsel im Feld Von aus.

Nachrichten zuordnen

Beim ersten Öffnen ordnet WOODPLAN die Mail automatisch zu: über die Absender-Adresse (sicher), über die Domain (Vermutung, nicht bei Freemail wie gmail.com oder web.de) und über Belegnummern in Betreff, Text oder Anhangsnamen. Mit Zuordnen und Zuordnung prüfen korrigierst du das. Zuordenbar sind Kunde, Lieferant, Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Projekt, Lead und Eingangsrechnung. Aus dem Absender kannst du Kunde, Lieferant oder Lead neu anlegen oder ihn als Ansprechpartner hinterlegen.

Weiterverarbeiten (Menü „Aktionen“)

• Aufgabe anlegen, Ticket erstellen, Lead erstellen
• Anhänge ablegen in … Projekt, Mitarbeiter, Kunde oder Lieferant (die Datei wird verknüpft, nicht kopiert)
• Eingangsrechnung übernehmen
• Verlauf zusammenfassen (KI)
• Termin anlegen (öffnet „Termin aus der Nachricht“ mit Kalender, Titel, Datum, Zeit, Ort und Notiz)
• Beim Zuweisen an Kollegen kannst du eine Notiz mitgeben; der Bearbeitungsstand ist Offen oder Erledigt.

KI-Hilfe

Im Schreibfenster bietet der Knopf KI Antwort vorschlagen (kurz, ausführlich oder mit Terminvorschlag) und Aus Stichpunkten (Ton freundlich, sachlich oder bestimmt). Vorschläge landen immer im Editor, gesendet wird erst auf deinen Klick. Ist die Mail keinem Vorgang zugeordnet, kennt der Vorschlag weder Auftrag noch Termine. Pro Postfach lässt sich die KI abschalten (Einstellungen › E-Mail › Konten › Postfach); verarbeitet wird bei Mittwald in Deutschland, ohne Training auf den Daten.

Wer sieht welches Postfach?

Unter Einstellungen › E-Mail › Zugriffe (Recht settings.access.mail) legst du pro Mitarbeiter und Firmenpostfach fest: Lesen, Lesen + Senden oder Verwalten (zusätzlich zuweisen und löschen), und den Standard-Absender. Persönliche Postfächer stehen dort nicht; sie sieht nur der Besitzer oder wer eine ausdrückliche Freigabe hat.

IMAP-Unterordner

Der Webmailer zeigt die Unterordner deines Postfachs als Ordnerbaum. Neue Ordner übernimmt der Abgleich. Verschiebst du eine Mail in einen Unterordner, verschiebt WOODPLAN sie auch auf dem Mailserver per IMAP. Fehlt ein im Postfach eingestellter Ordner auf dem Server, weist ein Banner darauf hin. Die Spalten des Webmailers nutzen die volle Fensterhöhe.