Wie archiviere oder lösche ich einen Kunden?

Einen Kunden einfach zu löschen ist in WOODPLAN bewusst nicht vorgesehen: Rechnungen müssen acht Jahre aufbewahrt werden, Angebote und Aufträge sechs Jahre. Deshalb läuft das Entfernen in drei Stufen, vom Archivieren bis zur Anonymisierung.

Stufe 1: Archivieren

Öffne in der Kundenliste das Zeilenmenü und wähle Archivieren. Nach der Rückfrage „Kunde archivieren?“ wandert der Kunde ins Archiv. Es wird nichts gelöscht; die Belege bleiben erhalten, und archivierte Kunden tauchen in der normalen Liste nicht mehr auf.

Stufe 2: Archiv ansehen, wiederherstellen oder endgültig löschen

Über den Button Archiv öffnest du das Kunden-Archiv mit den Spalten Gelöscht am und Gelöscht von. Dort kannst du einen Kunden wiederherstellen oder endgültig löschen.

Stufe 3: Sperren und anonymisieren

Wenn ein Kunde nach DSGVO vergessen werden möchte, du aber Belege aufbewahren musst, bietet WOODPLAN Sperren und anonymisieren an. Dabei werden Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer unkenntlich gemacht (Art. 18 DSGVO), die Belege selbst bleiben für die Aufbewahrung erhalten. Alternativ wählst du Nur archiviert lassen.

Doppelte Kunden

Eine Funktion zum Zusammenführen doppelter Kunden gibt es nicht. Beim Import aus Lexware Office, sevDesk oder bexio erkennt WOODPLAN gleiche Firmennamen, gleiche Namen oder gleiche E-Mail-Adressen und verknüpft sie, statt sie doppelt anzulegen. Beim manuellen Anlegen prüfst du das selbst.

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