Wie erstelle ich ein Dokument aus einer Vorlage?

Arbeitsverträge, Bescheinigungen, Mahnschreiben, Briefe: Mit dem Dokumente-Modul schreibst du sie aus Vorlagen, die Adresse und Firmendaten selbst einsetzen. Das fertige PDF liegt in der Dateiablage.

Dokument erstellen

1. Klicke auf Neues Dokument.
2. Wähle die Vorlage (oder Ohne Vorlage) und vergib einen Titel. Der Titel steht nur in der internen Liste, nicht im Brief.
3. Wähle optional die Empfängerart (Kunde, Lieferant, Mitarbeiter oder Freie Adresse) und den Empfänger. Die Adresse wird übernommen und lässt sich danach im Dokument ändern.

Beim ersten Mal hilft der Button Startvorlagen anlegen: Er legt Brief, Arbeitsvertrag, Bescheinigung, Abmahnung, Kündigung und Zahlungserinnerung als Vorlagen an. Vorhandene Vorlagen bleiben unberührt.

Im Editor

• Kopfdaten: Titel, Kategorie (Brief, Vertrag, Personal, Bescheinigung, Sonstiges), Nummer (wird beim Festschreiben vergeben), Dokumentart für die Unterschrift, Datum, Ort und ein abweichender Dateiname.
• Empfänger: Name, Zusatz, Straße, PLZ, Ort, Land (bei Inlandspost leer lassen) und E-Mail.
• Schreiben: Betreff und Text. Diktieren wandelt Sprache in Text, KI-Text formuliert aus einer Anweisung oder überarbeitet in einer Tonlage (freundlich, sachlich, bestimmt) oder kürzt. Ein Seitenumbruch ist die Marke {{pb}}.
• Unterschrift im Brief: wahlweise eine oder zwei Unterschriftszeilen und eine Beschriftung (leer = Firmenname).

Platzhalter

In der Seitenspalte fügst du Platzhalter per Klick ein; im PDF werden sie ersetzt. Die Schreibweise ist {{gruppe.feld}}:

• Firma: firma.name, .strasse, .plz, .ort, .telefon, .email, .geschaeftsfuehrer, .ustid, .steuernummer, .handelsregister und weitere.
• Empfänger: empfaenger.anrede, .name, .vorname, .nachname, .strasse, .plz, .ort und weitere.
• Mitarbeiter: mitarbeiter.vorname, .nachname, .eintritt, .personalnummer, .gehalt, .stundenlohn, .urlaubstage, .iban und weitere.
• Dokument und Ersteller: dokument.nummer, .titel, datum, datum.lang, ort, ersteller.name und weitere.

Festschreiben und versenden

• Vorschau zeigt das PDF.
• Festschreiben: Das Dokument bekommt eine Nummer, das PDF wird erzeugt und in der Dateiablage abgelegt, danach ist es nicht mehr änderbar. Mit Bearbeitung wieder öffnen machst du es rückgängig; das PDF wandert in den Papierkorb der Dateiablage, die Dokumentnummer bleibt.
• Per E-Mail senden geht auch als Entwurf; das PDF trägt dann den Vermerk „ENTWURF“.
• Zur Unterschrift senden: siehe Dokument zur Unterschrift schicken.

Weitere Aktionen in der Liste: Duplizieren und Archivieren. Im Archiv-Tab stellst du Dokumente wieder her.

Eigene Vorlagen

Im Tab Vorlagen (Recht document.template.read) legst du Vorlagen an oder bearbeitest sie: Name (Pflicht), Kategorie, Empfängerart, Dokumentart für die Unterschrift, Beschreibung, Betreff, Text mit Platzhaltern, Unterschriftszeilen und der Schalter Aktiv, der steuert, ob die Vorlage bei „Neues Dokument“ zur Wahl steht.

Dateiablage

Unter Dateien liegen deine Firmendateien: Neuer Ordner, Neue Tabelle, Hochladen, Suche, Schnellzugriff und Papierkorb. Im Zeilenmenü findest du Herunterladen, Vorschau, Freigabe-Link (optional mit Ablaufdatum), Versionshistorie, Zur Signatur senden, Ablaufdatum und Kategorie, Umbenennen und Verschieben.