Wie binde ich sevDesk an?

Mit der sevDesk-Anbindung übergibst du Ausgangsrechnungen und Eingangsbelege als Entwurf samt PDF an sevDesk. Kunden, Lieferanten und Belege kannst du von dort nach WOODPLAN holen.

Verbinden

1. Du findest den API-Token in sevDesk unter Einstellungen › Benutzer › API-Token. Er ist nur als Administrator sichtbar.
2. Öffne in WOODPLAN die Karte sevDesk unter Schnittstellen und klicke auf Einrichten.
3. Trage den Token im Feld API-Token ein und klicke auf Verbinden. WOODPLAN speichert ihn verschlüsselt und prüft die Verbindung.

Mit Verbindung testen prüfst du den Zugang später erneut, mit Token ersetzen trägst du einen neuen ein. Trennen löscht den Token in WOODPLAN. Bereits übergebene Belege bleiben in sevDesk.

Belege an sevDesk übergeben

Standardkonten festlegen

Bevor etwas übergeben werden kann, wählst du im Bereich Übergabe zwei Konten aus sevDesk:

• Standardkonto Ausgaben (Eingangsbelege)
• Standardkonto Erlöse (Ausgangsrechnungen)

Alle übergebenen Belege landen zunächst auf diesem Konto. In sevDesk kannst du das Konto je Beleg ändern. Fehlt das Standardkonto, meldet WOODPLAN beim Übergeben, dass es in den Einstellungen fehlt.

Was wird übergeben?

• Ausgangsrechnungen übergeben und Eingangsbelege übergeben sind zwei getrennte Schalter. Ausgangsrechnungen werden in sevDesk zu Einnahmebelegen, Eingangsbelege zu Ausgabebelegen.
• Der Beleg kommt als Entwurf mit PDF in sevDesk an. Du prüfst und buchst ihn dort.
• Entwürfe und stornierte Belege werden nicht übergeben.
• Gutschriften werden nicht übergeben. Lege sie bei Bedarf direkt in sevDesk an.
• Jeder Beleg braucht ein PDF. Ohne PDF meldet WOODPLAN Kein PDF am Beleg.
• Mit Nur Belege ab diesem Datum begrenzt du, wie weit zurück Belege berücksichtigt werden.

Wann wird übergeben?

• Manuell: Einzeln über den Knopf sevDesk am Beleg oder gesammelt über Jetzt übergeben (pro Klick bis zu 20 Belege). Der Knopf am Beleg erscheint nur, wenn sevDesk verbunden und der Beleg kein Entwurf ist. Ist der Beleg schon übergeben, zeigt der Knopf das Datum und schickt ihn auf Wunsch erneut.
• Automatisch beim Festschreiben: Ausgangsrechnungen beim Festschreiben, Eingangsbelege bei der Freigabe. Die Übergabe läuft nach dem Speichern im Hintergrund, Fehler landen im Protokoll.

Aus sevDesk importieren

Im Bereich Import aus sevDesk wählst du, was du übernehmen willst:

• Kunden und Lieferanten.
• Eingangsbelege (ohne PDF, die API liefert keins). Sie kommen ohne PDF in WOODPLAN an.
• Ausgangsrechnungen (mit PDF, als externe Rechnungen). Bezahlte Rechnungen übernimmt WOODPLAN als bezahlt, alle anderen als festgeschrieben.

Entwürfe in sevDesk werden nicht importiert. Belege werden ab dem eingestellten Startdatum übernommen.

Dubletten

Der Import ist wiederholbar und überspringt, was er schon übernommen hat. Vorhandene Einträge legt er nicht doppelt an: bei Kunden und Lieferanten gleicher Name, gleiche USt-IdNr. bzw. E-Mail-Adresse, bei Eingangsbelegen gleiche Rechnungsnummer beim selben Lieferanten, bei Ausgangsrechnungen gleiche Rechnungsnummer. Ein Lauf dauert höchstens etwa 100 Sekunden. Ist das Zeitbudget verbraucht, startest du den Import nochmal, er macht dort weiter.

Fehlersuche

Ganz unten auf der Seite zeigt das Protokoll die letzten 20 Einträge mit Datum und Uhrzeit. Häufige Meldungen:

• API-Token ungültig oder widerrufen: Hole in sevDesk den aktuellen Token und trage ihn über Token ersetzen ein.
• Dein sevDesk läuft noch mit Buchhaltung …: Es wird nur Buchhaltung 2.0 unterstützt.
• In den sevDesk-Einstellungen fehlt das Standardkonto …: Wähle das Konto im Bereich Übergabe aus.
• Konto … wurde in sevDesk nicht gefunden: Wähle ein Konto, das es in deinem sevDesk gibt.
• Kein PDF am Beleg: Am Beleg fehlt das PDF.

Wie geht es weiter?

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