Wie schicke ich ein Dokument zur Unterschrift?

Mit Sign lässt du Verträge und Bescheinigungen elektronisch unterschreiben: PDF hochladen, Unterzeichner und Felder festlegen, versenden. Dein Empfänger braucht kein Konto, er unterschreibt über einen persönlichen Link am Computer oder Handy.

Vorgang in vier Schritten

Klicke auf Neuer Signaturvorgang. Der Assistent führt dich durch vier Schritte.

1. Dokument: Vergib einen Titel (er erscheint in der E-Mail), wähle die Dokumentart und lade das PDF hoch (bis 50 MB). Beantworte die Rückfrage zur Dokumentart und bestätige den Hinweis zu Formvorschriften.
2. Unterzeichner: Füge mit Unterzeichner hinzufügen Personen hinzu (Kunde, Lieferant, Mitarbeiter oder freie Eingabe). Name und E-Mail-Adresse sind Pflicht. Die Rolle ist Unterzeichner oder Kopie (erhält nur das fertige Dokument). Dazu wählst du die Reihenfolge: Parallel oder Sequenziell (nacheinander), optional eine Frist und die Erinnerung in Tagen vor der Frist.
3. Felder: Platziere im PDF, wo unterschrieben wird, und weise jedes Feld einem Unterzeichner zu. Feldtypen: Unterschrift, Initialen, Name, Datum, Ort und Freitext.
4. Senden: Wähle das Absender-Postfach, über das Einladung und Erinnerungen gehen, und schreibe optional eine Nachricht. Mit Zur Signatur senden geht es los; Entwurf speichern hebt den Stand auf.

Ohne Unterzeichner lässt sich der Vorgang nicht versenden („Mindestens ein Unterzeichner erforderlich.“). Bei sequenzieller Reihenfolge werden Folgende erst benachrichtigt, wenn der Vorgänger unterschrieben hat.

Aus einem Dokument starten

Das Dokument muss festgeschrieben sein, ein PDF in der Ablage haben und eine Dokumentart tragen, siehe Dokument aus Vorlage erstellen. Mit Zur Unterschrift übergeben legt WOODPLAN einen Vorgang im Entwurf an, mit dem PDF und dem Empfänger als Unterzeichner. Versendet wird erst im letzten Schritt. Fehlt die Dokumentart, bekommst du die Karte „Dokumentart fehlt“: Bearbeitung wieder öffnen, Art wählen, erneut festschreiben. Läuft für das Dokument schon ein Vorgang, meldet WOODPLAN das.

Was der Empfänger sieht

Er öffnet den Link aus der Mail, ohne Login. Er sieht das PDF, die auszufüllenden Felder und den Fortschritt der anderen Unterzeichner. Auf dem Computer gibt es einen QR-Code, um auf dem Smartphone zu unterschreiben. Die Unterschrift entsteht per Zeichnen, Tippen oder Hochladen. Zum Abschluss bestätigt er mit dem Haken, elektronisch zu unterschreiben, und klickt auf Jetzt unterzeichnen. Alternativ kann er mit einem Pflichtgrund ablehnen; du wirst benachrichtigt. Sind alle durch, kann er das unterschriebene Dokument herunterladen und bekommt es per Mail. Ist er noch nicht an der Reihe, bleibt sein Link gültig und er wird benachrichtigt, sobald es soweit ist.

Status und Nachverfolgung

Die Liste zeigt Titel, Status (Entwurf, Ausstehend, Abgeschlossen, Abgelaufen, Abgebrochen), Unterzeichner mit Fortschritt, Ablauf und Reihenfolge. Das Zeilenmenü bietet Details, Erinnerung senden, Signiertes PDF, Abbrechen und Löschen, je nach Status. Beim Abbrechen werden die Zugangslinks ungültig. Ein täglicher Lauf setzt abgelaufene Vorgänge auf Abgelaufen und verschickt Erinnerungen. Die Frist gilt bis 23:59 Uhr des Fristtags. Zustimmung und Unterschrift werden in einem Prüfprotokoll festgehalten.