Wie verbinde ich Microsoft 365?

Mit einem verbundenen Microsoft-365-Konto (Outlook) nutzt du deinen Microsoft-Kalender in WOODPLAN und richtest Postfächer ein, die sich per Microsoft-Anmeldung abrufen und für den Versand nutzen lassen. Eine Anmeldung per Benutzername und Passwort ist bei Microsoft 365 nicht mehr möglich. WOODPLAN weist selbst darauf hin.

Konto verbinden

Firmenkonto (Management)

1. Öffne Einstellungen › Schnittstellen und wähle die Karte Microsoft (Outlook).
2. Klicke auf Firmenkonto verbinden und melde dich bei Microsoft an.
3. Bestätige alle angefragten Berechtigungen. Microsoft leitet dich zurück zu WOODPLAN.

Eigenes Konto

1. Öffne Mein Profil und wechsle in den Reiter Schnittstellen.
2. Klicke im Bereich Microsoft (Outlook) auf Microsoft-Konto verbinden.
3. Melde dich bei Microsoft an und bestätige die Berechtigungen.

Die Verbindung umfasst den Kalender, die Postfach-Anbindung (Abruf über Microsoft Graph) und den Versand über SMTP.Send. Du verbindest dein Konto also nur einmal für Kalender und Mail. Beim ersten Verbinden fragt Microsoft die Berechtigungen ab, die du bestätigst. Danach ist keine weitere Zustimmung nötig.

Einmalig: Zustimmung durch die Administration deiner Firma

Viele Firmen erlauben ihren Mitarbeitern nicht, Apps selbst zu bestätigen. Das erkennst du an der Meldung „Administratorgenehmigung erforderlich“ (Fehlercode AADSTS90094). Dann muss ein Administrator deines Microsoft-365-Tenants WOODPLAN einmal für die ganze Firma freigeben. Danach kann jeder Mitarbeiter sein Konto selbst verbinden.

1. Der Administrator öffnet diesen Link und meldet sich mit seinem Administratorkonto an: https://login.microsoftonline.com/common/adminconsent?client_id=5e90808e-da2e-4ed9-9975-832fbd02fd40&redirect_uri=https://app.woodplan.me/settings/interfaces/microsoft.php
2. Er prüft die angefragten Berechtigungen und klickt auf Akzeptieren. Danach kann eine WOODPLAN-Seite mit einer Meldung erscheinen. Die Zustimmung ist trotzdem erteilt.
3. Kontrolle im Entra Admin Center unter Unternehmensanwendungen › WOODPLAN › Berechtigungen: Die Berechtigungen sind mit „Einwilligung der Administration“ eingetragen.

Microsoft zeigt WOODPLAN dabei als „nicht überprüft“ an, weil WOODPLAN noch kein verifizierter Herausgeber ist. Das ist normal und hindert die Verbindung nicht, sobald die Administration zugestimmt hat.

Nach dem Verbinden zeigt die Kontokarte zwei Kennzeichen: Kalender (mit Anzahl aktiver Kalender) und Mail (OK oder Fehler).

Kalender auswählen

Die Kalenderauswahl funktioniert wie beim Google Kalender: Haken bei den Kalendern, die in WOODPLAN erscheinen sollen, Farbe, Richtung und Berechtigungsstufen (Kein Zugriff, Nur frei/belegt, Lesen, Bearbeiten). Beim Firmenkonto kannst du zusätzlich einen Standard für alle und abweichende Freigaben je Mitarbeiter festlegen. Mehr dazu findest du im Artikel zum Google Kalender. Zum Schluss klickst du auf Speichern.

Übernommene Kalender erscheinen im WOODPLAN-Kalender mit dem Zusatz „(Microsoft)“. Termine in Kalendern mit der Stufe Bearbeiten kannst du dort über Neuer Termin anlegen, ändern und löschen.

Postfach mit Microsoft-Konto einrichten

1. Verbinde zuerst das Microsoft-Konto wie oben beschrieben.
2. Öffne Einstellungen › E-Mail › Konten und lege ein Postfach an oder öffne ein bestehendes. Dafür brauchst du das Recht settings.email.read, zum Anlegen zusätzlich settings.email.create, zum Ändern settings.email.update.
3. Wähle in der Karte Anmeldeart die Option Microsoft-Konto. Ist noch kein Konto verbunden, ist die Option gesperrt und ein Link führt dich zur Verbindung.
4. Wähle das Microsoft-Konto aus der Liste (Firmenkonten sind mit „(Firmenkonto)“ gekennzeichnet) und speichere.

Die allgemeine Einrichtung eines Postfachs beschreibt der Artikel Wie richte ich ein E-Mail-Postfach ein? Wie du die Mails danach bearbeitest, steht in Wie arbeite ich im Webmailer?

Freigegebenes Postfach einrichten

Ein freigegebenes Postfach (zum Beispiel kontakt@ oder buchhaltung@) richtest du genauso ein wie ein eigenes. Wichtig sind drei Dinge:

• Trage bei E-Mail-Adresse die Adresse des freigegebenen Postfachs ein, nicht die deines persönlichen Kontos. Daran erkennt WOODPLAN, welches Postfach abgerufen wird.
• Wähle als Microsoft-Konto das Konto, das Zugriff auf das freigegebene Postfach hat.
• Dieses Konto braucht in Microsoft 365 den Vollzugriff auf das freigegebene Postfach. Zum Senden mit der Adresse des freigegebenen Postfachs braucht es zusätzlich das Recht Senden als. Beides richtet die Administration im Exchange Admin Center unter Postfächer › Postfach auswählen › Postfachdelegierung ein. Eine Änderung kann bis zu 60 Minuten dauern, bis sie wirkt.

Was bei Microsoft-Postfächern anders ist

• Versand: WOODPLAN sendet über den Microsoft-Server smtp.office365.com mit der Microsoft-Anmeldung (Berechtigung SMTP.Send). Ein manuell gepflegter SMTP-Server ist nicht nötig.
• Abruf: Der Abruf läuft über Microsoft Graph statt über das IMAP-Protokoll.
• Abgleich mit Outlook: Als gelesen/ungelesen markieren, Markieren (Fahne) und Löschen wirken auch im Outlook-Postfach. Gelöschte Mails landen dort unter Gelöschte Elemente und werden nicht endgültig gelöscht. Gelesen-Status und Markierung aus Outlook übernimmt WOODPLAN beim nächsten Abgleich. Das Verschieben in andere Ordner wird nicht mit Outlook abgeglichen.

Verbindung trennen

Klicke in der Kontokarte auf Trennen und bestätige die Abfrage. Das Firmenkonto trennt nur das Management, dein eigenes Konto trennst du selbst. Die Kalender des Kontos werden deaktiviert. Den Zugriff kannst du zusätzlich unter myaccount.microsoft.com/consent bei Microsoft entziehen. Ein Postfach, das dieses Konto nutzt, kann danach nicht mehr abrufen und senden. Die Meldung lautet beim Versand „Die Microsoft-Verbindung dieses Postfachs wurde nicht gefunden.“

Fehlersuche

• Administratorgenehmigung erforderlich (AADSTS90094): Die Administration deiner Firma muss WOODPLAN einmal freigeben, siehe Abschnitt „Einmalig: Zustimmung durch die Administration deiner Firma“.
• Freigegebenes Postfach ruft nicht ab: Prüfe, ob bei E-Mail-Adresse die Adresse des freigegebenen Postfachs steht und ob das verbundene Konto in Microsoft 365 Vollzugriff darauf hat.
• Senden als freigegebenes Postfach klappt nicht: Dem verbundenen Konto fehlt das Recht Senden als auf dem Postfach.
• Microsoft hat kein dauerhaftes Zugriffsrecht geliefert: Verbinde erneut und bestätige dabei alle angefragten Berechtigungen.
• Kein gültiges Zugriffsrecht, bitte neu verbinden: Verbinde das Konto erneut.
• Kennzeichen Kalender oder Mail zeigt Fehler: Der Zugriff für den jeweiligen Teil klappt nicht. Verbinde das Konto neu. Eine Fehlermeldung steht bei Bedarf in der Kontokarte.
• Microsoft hat die Freigabe abgebrochen: Du oder Microsoft haben die Zustimmung abgebrochen. Starte das Verbinden noch einmal.
• Die Rückmeldung gehört nicht zu dieser Sitzung: Du warst zwischendurch abgemeldet oder mit einem anderen Benutzer angemeldet. Verbinde erneut.
• Postfach ruft nicht mehr ab (Microsoft-Zugriff abgelaufen): Verbinde das Microsoft-Konto neu.