Wie binde ich bexio an?

Mit der bexio-Anbindung übergibst du Eingangsbelege als Entwurf samt PDF an bexio. Kunden, Lieferanten, Eingangs- und Ausgangsrechnungen kannst du von dort nach WOODPLAN holen.

Verbinden

1. Erzeuge im bexio Developer-Portal (developer.bexio.com) ein Zugriffstoken (Personal Access Token) mit den Rechten für Kontakte, Rechnungen, Eingangsrechnungen und Dateien.
2. Öffne in WOODPLAN die Karte bexio unter Schnittstellen und klicke auf Einrichten.
3. Trage das Token im Feld API-Token ein und klicke auf Verbinden. WOODPLAN speichert es verschlüsselt und prüft die Verbindung.

Mit Verbindung testen prüfst du den Zugang später erneut, mit Token ersetzen trägst du ein neues ein. Trennen löscht das Token in WOODPLAN. Bereits übergebene Belege bleiben in bexio.

Eingangsbelege an bexio übergeben

• Der Eingangsbeleg kommt als Entwurf einer Eingangsrechnung mit PDF in bexio an. Du prüfst und buchst ihn dort.
• Im Bereich Übergabe kannst du ein Standardkonto Aufwand (Eingangsbelege) aus bexio wählen. Übergebene Belege landen als Entwurf auf diesem Konto, in bexio kannst du es je Beleg ändern.
• Der Beleg braucht einen Lieferanten und ein PDF. Fehlt eins von beiden, meldet WOODPLAN Beleg hat keinen Lieferanten bzw. Kein PDF am Beleg.
• Den Lieferanten sucht WOODPLAN in bexio über den Namen. Gibt es ihn dort nicht, legt WOODPLAN ihn als Kontakt an.
• Entwürfe und stornierte Belege werden nicht übergeben.
• Mit Nur Belege ab diesem Datum begrenzt du, wie weit zurück Belege berücksichtigt werden.

Wann wird übergeben?

• Manuell: Einzeln über den Knopf bexio am Eingangsbeleg oder gesammelt über Jetzt übergeben (pro Klick bis zu 20 Eingangsbelege). Ist der Beleg schon übergeben, zeigt der Knopf das Datum und schickt ihn auf Wunsch erneut.
• Automatisch bei der Freigabe: Der Eingangsbeleg wird bei der Freigabe übergeben. Das läuft nach dem Speichern im Hintergrund, Fehler landen im Protokoll.

Aus bexio importieren

Im Bereich Import aus bexio wählst du, was du übernehmen willst:

• Kunden: Als Kunde gilt, wer eine Rechnung hat oder in einer Kontaktgruppe mit „Kunde“ steht.
• Lieferanten: Als Lieferant gilt, wer in einer Gruppe mit „Lieferant“ steht oder eine Eingangsrechnung gestellt hat.
• Eingangsrechnungen (mit PDF). Entwürfe in bexio werden nicht importiert.
• Ausgangsrechnungen (mit PDF, als externe Rechnungen). Entwürfe und stornierte Rechnungen werden nicht importiert. Bezahlte Rechnungen übernimmt WOODPLAN als bezahlt, alle anderen als festgeschrieben.

Belege werden ab dem eingestellten Startdatum übernommen.

Dubletten

Der Import ist wiederholbar und überspringt, was er schon übernommen hat. Vorhandene Einträge legt er nicht doppelt an: bei Kunden und Lieferanten gleicher Name, gleiche USt-IdNr. bzw. E-Mail-Adresse, bei Eingangsrechnungen gleiche Rechnungsnummer beim selben Lieferanten, bei Ausgangsrechnungen gleiche Rechnungsnummer. Ein Lauf dauert höchstens etwa 100 Sekunden. Ist das Zeitbudget verbraucht, startest du den Import nochmal, er macht dort weiter.

Fehlersuche

Ganz unten auf der Seite zeigt das Protokoll die letzten 20 Einträge mit Datum und Uhrzeit. Häufige Meldungen:

• Zugriffstoken ungültig, abgelaufen oder ohne Rechte: Erzeuge im Developer-Portal ein Token mit den oben genannten Rechten und trage es über Token ersetzen ein.
• Gutschriften werden nicht an bexio übergeben: Gutschriften legst du direkt in bexio an.
• Kein PDF am Beleg oder Beleg hat keinen Lieferanten: Ergänze das am Eingangsbeleg.

Wie geht es weiter?

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