Wie fülle ich ein Formular auf der Baustelle aus?

Mit den Formularen dokumentierst du Einsätze direkt am Projekt: Arbeitsbericht, Abnahme, Sicherheitsbegehung oder Übergabe. Du füllst sie am Handy oder am Rechner aus, hängst Fotos und Unterschriften an, und am Ende entsteht ein nummeriertes PDF im Projektordner.

Die Start-Vorlagen

• Arbeitsbericht: Einsatz (Datum, Beginn, Ende, Pause, Mitarbeiter), ausgeführte Arbeiten, verbrauchtes Material, Besonderheiten, Fotos und die Unterschrift des Mitarbeiters; die Kundenunterschrift ist optional und bestätigt nur Anwesenheit und beschriebene Arbeiten, keine Abnahme.
• Abnahmeprotokoll: Gegenstand, Anwesende, Ergebnis (Abnahme ohne Mängel, mit Mängeln (unter Vorbehalt) oder verweigert), bei Mängeln Beschreibung, Frist und Vorbehalt von Rechten, eine Prüf-Checkliste, Fotos und die Unterschriften von Auftragnehmer und Auftraggeber (beide Pflicht).
• Sicherheitsbegehung: Prüfpunkte wie Absturzsicherung, Gerüst und Leitern, Schutzausrüstung, Erste Hilfe, Brandschutz, Elektro, Ordnung, Gefahrstoffe und Beschilderung, jeweils in Ordnung / Mangel / nicht zutreffend, dazu Maßnahmen, Fotos und Unterschrift.
• Übergabeprotokoll: Schlüssel, Zubehör, Unterlagen, Zählerstände, Zustand, Fotos und die Unterschriften von Übergebendem und Empfänger (beide Pflicht).

Formular anlegen und ausfüllen

1. Klicke im Projekt auf Neues Formular, wähle die Vorlage und klicke auf Anlegen. Es entsteht ein Entwurf. Vorlage und Version werden kopiert; spätere Änderungen an der Vorlage wirken nicht auf bestehende Formulare.
2. In der Karte Kopfdaten stehen Projekt, Kunde, Objektadresse, Ansprechpartner, Datum und Bearbeiter. WOODPLAN zieht sie einmal aus dem Projekt; du kannst sie ändern.
3. Fülle die Felder aus. Pflichtfelder tragen einen Stern. Bedingte Felder erscheinen oder werden Pflicht nur, wenn ihre Bedingung gilt, zum Beispiel „Mängel“ erst bei einer Abnahme mit Mängeln.

WOODPLAN speichert automatisch, nach etwa einer Sekunde. Die Anzeige wechselt zwischen Ungespeichert, Speichert … und Gespeichert.

Fotos

Mit Foto hinzufügen wählst du ein oder mehrere Bilder (nur Bilddateien). Ein Klick zeigt die Vorschau, Foto entfernen? löscht es. Die Fotos liegen im Projektordner Formulare; bei Mängeln hängen sie am einzelnen Mangel.

Unterschrift vor Ort

Tippe auf Unterschreiben, trage den Namen des Unterzeichners ein (Pflicht) und unterschreibe mit Finger oder Maus im Feld. Löschen setzt das Feld zurück, Übernehmen speichert. Im PDF steht die Herkunft „auf dem Gerät“.

Material, Stunden, Mängel

• Material erfasst du als Zeilen mit Artikel (Suche ab zwei Zeichen) oder Freitext, Menge und Einheit. Es wird nicht ins Lager gebucht.
• Stunden: Im Arbeitsbericht legt der Schalter Stunden in die Zeiterfassung des Projekts übernehmen beim Festschreiben je Mitarbeiter eine Zeitbuchung an (Beginn bis Ende minus Pause). Doppelte Buchungen überspringt WOODPLAN, und ein Fehler hier nimmt das Festschreiben nicht zurück, er erscheint als Warnung. Für andere Mitarbeiter brauchst du project.time.bookForOthers.
• Mängel → Aufgaben: Beim Festschreiben fragt WOODPLAN „Aufgaben aus Mängeln anlegen?“. Du wählst die Mängel einzeln aus und setzt Zuständig und Fällig am (gilt für alle gewählten gemeinsam). Es geschieht nie automatisch und braucht das Recht zum Anlegen von Aufgaben.

Festschreiben und PDF

Im Entwurf zeigt Vorschau das PDF mit dem Wasserzeichen „ENTWURF“. Festschreiben prüft fehlende Pflichtangaben („Pflichtangaben fehlen: …“), vergibt die Nummer im Format FO-JJJJ-n (zum Beispiel FO-2026-1) und legt ein PDF auf deinem Briefpapier im Projektordner Formulare ab. Danach ist alles gesperrt. Das Banner zeigt „Festgeschrieben als … am … Aufbewahrung bis …“ (10 Jahre).

Kundenunterschrift per Link

Ist der Kunde nicht vor Ort, schickst du das fertige PDF zur Fernunterschrift. Schon beim Festschreiben gibt es die Option Die Kundenunterschrift folgt per Link (das Pflichtfeld wird übersprungen; im PDF steht „Unterschrift folgt per Link“). Danach klickst du im Web auf Zur Unterschrift senden (Recht form.sign), wählst die Dokumentart und trägst Name und E-Mail-Adresse des Unterzeichners ein. Signaturvorgang anlegen öffnet einen Entwurf im Sign-Modul; versendet wird erst dort, siehe Dokument zur Unterschrift schicken. Das Formular selbst bleibt unverändert; die Unterschrift wird als „per Link“ vermerkt und die signierte Datei als „<Nr> <Titel> (unterschrieben).pdf“ im Projektordner abgelegt. Das passiert, sobald jemand das Formular öffnet. In der App kannst du die Fernunterschrift nicht auslösen, nur den Stand sehen.

In der App

Die App arbeitet auch ohne Netz: Antworten, Fotos und Unterschriften landen in der Outbox und werden später gesendet (Anzeige „Offline gesichert, wird gesendet“). Festschreiben geht nur mit Verbindung.

Mit KI ausfüllen

Im Entwurf diktierst du oder tippst die Eckdaten und lässt dir mit Mit KI ausfüllen einen Vorschlag für die Felder machen (mindestens 10 Zeichen, Aufnahmen bis 25 MB). Du prüfst und korrigierst ihn. Der Text geht zur Auswertung an den KI-Dienst von Mittwald in Deutschland. Fotos, Unterschriften, Mitarbeiter und Berechnungen füllt die KI nie aus.