Wie richte ich Serienrechnungen ein?

Wiederkehrende Leistungen wie Wartung, Hausmeisterdienst oder Miete musst du nicht jeden Monat neu abrechnen. Du legst eine Serienrechnung als Vorlage an, und WOODPLAN erzeugt daraus automatisch die Rechnungen, auf Wunsch festgeschrieben und per E-Mail verschickt.

Vorlage anlegen

1. Wähle Serienrechnung erstellen. Es öffnet sich der Rechnungseditor.
2. Wähle den Kunden und erfasse Titel, Positionen und Zahlungsbedingungen wie bei jeder Rechnung. Alles wird später 1:1 in jede erzeugte Rechnung kopiert.
3. Speichere die Vorlage. Vorher sind die Serienfelder gesperrt („Lege zuerst Positionen fest und speichere die Vorlage“).
4. Stelle in der Karte Serienrechnung (Vorlage) das Intervall ein: Monatlich, Quartalsweise, Halbjährlich oder Jährlich.
5. Setze den Start und, wenn die Serie endet, das Ende (optional).
6. Wähle den Status Aktiv.

Änderungen speichert WOODPLAN automatisch. Die Anzeige Nächster Lauf mit dem Zähler Erzeugt zeigt dir, wann die nächste Rechnung entsteht. Sie wird neu berechnet, wenn du Start oder Intervall änderst.

Was WOODPLAN jeden Tag tut

Ein nächtlicher Lauf prüft alle aktiven Serienrechnungen. Ist eine Rechnung fällig, erzeugt WOODPLAN sie als Kopie der Vorlage:

• Pro Vorlage entsteht höchstens eine Rechnung pro Lauf. Rückstände arbeitet WOODPLAN an den folgenden Tagen ab, je eine pro Tag.
• Rechnungsdatum und Leistungsdatum sind der geplante Fälligkeitstag, nicht der Tag, an dem die Rechnung erzeugt wurde.
• Es gibt keine Preisanpassung und keine Indexierung. Die Beträge sind identisch mit der Vorlage; Preise änderst du nur in der Vorlage.
• Du bekommst eine Benachrichtigung „Serienrechnung erzeugt“.
• Liegt der nächste Lauf nach dem Ende, setzt WOODPLAN die Serie auf Beendet.

Leistungszeitraum

Hast du in der Vorlage Leistungsbeginn und Leistungsende gepflegt, setzt WOODPLAN den Zeitraum der erzeugten Rechnung auf die abgelaufene Periode, jeweils vom 1. bis zum Monatsende. Beispiel: Eine monatliche Rechnung vom 01.08. bekommt den Leistungszeitraum 01.07. bis 31.07., bei quartalsweiser Abrechnung das Vorquartal. Ohne gepflegten Leistungszeitraum in der Vorlage bleibt er leer beziehungsweise wie in der Vorlage.

Entwurf, Festschreiben und Versand

Standardmäßig ist jede erzeugte Rechnung ein Entwurf ohne Rechnungsnummer, den du selbst prüfst, festschreibst und versendest. Zwei Haken in der Serienkarte automatisieren das:

• Erzeugte Rechnung sofort festschreiben (Rechnungsnummer vergeben): WOODPLAN vergibt die Nummer aus dem normalen Nummernkreis und schreibt die Rechnung fest.
• Direkt an den Kunden per E-Mail senden: setzt Festschreiben voraus, es wird nie ein Entwurf versendet.

Beim Anhaken des Versands öffnet sich das Fenster E-Mail an Kunden (automatischer Versand). Dort legst du Empfänger (An) (mehrere per Komma), CC (optional), Betreff und Nachricht fest. Leer bedeutet Standardtext. Mit dem Platzhalter {rechnungsnummer} trägt WOODPLAN die jeweilige Nummer ein. Die Vorbelegung des Empfängers ist der Ansprechpartner der Rechnung, sonst die E-Mail-Adresse des Kunden. Standard-Betreff ist „Ihre Rechnung {rechnungsnummer}“. Nachträglich änderst du das mit E-Mail-Text & Empfänger bearbeiten.

Der Versand geht an alle gültigen Empfänger, als Absender dient ein aktives Firmen-Postfach, und das Rechnungs-PDF hängt an der Mail. Danach hat die Rechnung den Status Versendet. Klappt etwas nicht, bekommst du die Benachrichtigung „Serienrechnung nicht versendet“ mit dem Grund, zum Beispiel keine gültige Empfänger-E-Mail, kein aktives E-Mail-Konto oder ein Fehler beim PDF. Dann prüfst du die Rechnung und sendest sie von Hand. Wie du ein Postfach einrichtest, steht in E-Mail-Postfach einrichten.

Pausieren, beenden, ändern

• Pausiert: Der Lauf überspringt die Serie.
• Beendet: Die Serie läuft nicht mehr.
• Ändern: Änderungen an der Vorlage wirken nur auf künftige Rechnungen. Bereits erzeugte bleiben unberührt.

Erzeugte Rechnungen ansehen

Unter der Vorlage steht die Liste Erzeugte Rechnungen (die letzten 50) mit Nummer (oder „Entwurf #ID“), Datum, Brutto und Status. Ein Klick öffnet die Rechnung. Sie stehen außerdem ganz normal in der Rechnungsliste, nur die Vorlagen erscheinen dort unter dem Tab Serienrechnung und nicht unter „Alle“.

Wie Rechnungen sonst entstehen und festgeschrieben werden, steht in Rechnungsarten und Rechnung festschreiben und korrigieren.