Welche Rechnungsarten gibt es und wie erstelle ich sie?
Wie du abrechnest, hängt vom Projekt ab: alles auf einmal, in Abschlägen oder nach Baufortschritt. WOODPLAN kennt dafür mehrere Rechnungsarten und führt dich beim Erstellen durch.
sales.invoice.read, zum Anlegen sales.invoice.create, zum Bearbeiten sales.invoice.update, zum Festschreiben sales.invoice.finalize, zum Mailversand sales.invoice.send, zum Stornieren sales.invoice.cancel.Aus dem Auftrag abrechnen
Klicke im Auftrag auf Rechnung erstellen. Es öffnet sich der Dialog „Welche Art von Rechnung möchtest du erstellen?“
Komplette Rechnung
Alle Positionen des Auftrags werden berechnet. Das ist der Normalfall bei kleineren Aufträgen.
Abschlagsrechnung
Ein Teilbetrag oder ein Prozentsatz des Gesamtauftrags. Die Position heißt „Abschlagszahlung n“.
Rechnung nach Positionen
Du wählst einzelne Positionen und Mengen, etwa nach Baufortschritt. Ein Balken zeigt, wie viel schon abgerechnet ist.
Kumulierte Abschlussrechnung
Alle Positionen werden abgerechnet, bereits gestellte Rechnungen werden abgezogen. Der Zahlbetrag ist die Differenz.
Externe Abschlagsrechnung (KI)
Du lädst eine alte Abschlagsrechnung als PDF hoch (max. 15 MB), die KI schlägt die Zuordnung zu den Auftragspositionen vor, du prüfst und korrigierst.
Abschlagsrechnung im Detail
Das Fenster zeigt Auftrags-Netto, Bereits als Abschlag berechnet und Verbleibend. Du gibst den Abschlag wahlweise als Betrag (Netto) oder als Prozent ein. Mit Nachtragsaufträge in die Summe einbeziehen und Alle Positionen anteilig übernehmen steuerst du die Basis. Übersteigt der Betrag den Rest, warnt WOODPLAN: „Der Abschlagsbetrag übersteigt den verbleibenden Auftragswert.“
Rechnung nach Positionen
Mit Neue Rechnung erstellen entsteht eine Rechnung im Status Entwurf. Alternativ hängst du die Positionen mit Positionen zu vorhandener Rechnung hinzufügen an eine bestehende Entwurfsrechnung desselben Auftrags an. Festgeschriebene Rechnungen lassen sich nicht mehr verändern.
Abzug von Vorauszahlungen
In der Karte Vorkasse-Rechnungen abziehen wählst du festgeschriebene Rechnungen desselben Auftrags aus. Sie erscheinen als „Abzüglich VZ RE“. Stornierte oder gutgeschriebene Rechnungen sind nicht wählbar. Setze die Abzüge vor dem Festschreiben, danach sind sie gesperrt.
Ohne Auftrag
In der Rechnungsliste legst du mit Rechnung erstellen eine leere Rechnung an. Das Menü Weitere bietet Gutschrift erstellen, Externe Rechnung erstellen und Serienrechnung erstellen.
- Externe Rechnung: Für Rechnungen aus einem Vorsystem. Sie behält ihre eigene Belegnummer und wird nicht festgeschrieben.
- Serienrechnung: Eine Vorlage mit Intervall (Monatlich, Quartalsweise, Halbjährlich, Jährlich), Start und optionalem Ende. Zwei Häkchen steuern, ob die erzeugte Rechnung sofort festgeschrieben und direkt per E-Mail versendet wird. Versand setzt Festschreiben voraus, es wird nie ein Entwurf versendet.
Die Rechnungsmaske
Im Kopf stehen Nummer („Wird beim Festschreiben vergeben“), Datum, Bezeichnung, Leistung von und Leistung bis (der Leistungszeitraum), Typ (schreibgeschützt) und Status. Bei den Zahlungsbedingungen kannst du Skonto, Zahlungsziel, Zahlungsart, Lieferbedingung und Gewährleistung einstellen, außerdem Reverse Charge und die Umsatzsteuer (19 %, 7 %, 0 % steuerfrei, EG-Lieferung, Drittland). Ein Gesamtrabatt geht als Betrag oder Prozent.
Unter den Positionen holt Stunden abrechnen die erfassten Projektzeiten als Positionen in die Rechnung; der Button erscheint nur, wenn abrechenbare Zeiten vorhanden sind. Für Rechnungen nach Positionen gibt es den Dialog Aufmaßprotokoll, mit dem ein Mitarbeiter das Aufmaß mobil erfasst und du die Werte mit Werte übernehmen einspielst.