Wie wird aus einem Angebot ein Auftrag?

Sagt der Kunde Ja, wandelst du das Angebot mit einem Klick in einen Auftrag um. Kunde, Adressen, Positionen und Konditionen kommen mit, du tippst nichts ab. Vom Auftrag aus erstellst du dann Lieferscheine, Bestellungen beim Lieferanten und Rechnungen.

Auftrag aus dem Angebot erstellen

1. Öffne das Angebot und klicke auf das Handschlag-Symbol Auftrag erstellen.
2. Die Seite Angebot in Auftrag umwandeln führt dich durch die Schritte. Am Ende öffnest du den Auftrag mit Zum neuen Auftrag.

Übernommen werden Kopfdaten, Kunde, Adressen, Ansprechpartner, Objektadresse, Projekt, Kommission, Anschreiben, Kommentare und Rabatt. Dazu Skonto, Zahlungsart, Lieferzeit und -bedingung, Gewährleistung, Montage inkludiert, Unterschriftsfeld, Banking-QR-Code und Widerrufsbelehrung sowie alle Titel, Positionen und Unterpositionen einschließlich optional und eventual.

Nebenbei setzt WOODPLAN das Angebot auf Gewonnen, schließt einen verknüpften Lead als gewonnen ab, beendet offene Nachfass-Reminder und benachrichtigt die Abonnenten.

Auftrag direkt anlegen

Ohne Angebot klickst du in der Liste auf Auftrag erstellen. Ein neuer Auftrag hat den Status Aktiv. Außerdem kannst du Aufträge kopieren und Nachträge erfassen; speichere den Auftrag vorher, sonst fragt WOODPLAN danach („Bitte den Auftrag zuerst speichern.“).

Die Auftragsmaske

Oben stehen Kunde, Adresse, Objektadresse, Kommission, Nummer, Bezeichnung, Datum, Status, Start-, End- und Fälligkeitsdatum, Briefpapier und das Quellangebot. Darunter folgen die Karten Abrechnung, Anschreiben, Positionen & Kalkulation, Anmerkungen für Kunde, Zahlung & Konditionen, Aktivität und Anhänge. Änderungen speichert WOODPLAN beim Tippen Feld für Feld; Speichern gibt es trotzdem.

Status

Du wählst den Status von Hand: Aktiv, In Arbeit, Abgeschlossen oder Storniert. Er ändert sich nie von selbst, auch nicht, wenn alles abgerechnet oder geliefert ist. Eine Statusänderung löst eine Benachrichtigung aus.

Auftragsbestätigung versenden

Das PDF des Auftrags ist die Auftragsbestätigung. Mit Mailversand öffnet sich das Versandfenster mit dem Betreff „Ihre Auftragsbestätigung <Nummer>“. Dafür brauchst du das Recht zum Senden. Das Badge Versendet zeigt dir das Datum.

Was du vom Auftrag aus erstellst

• Lieferschein erstellen (LKW-Symbol): siehe Lieferschein erstellen.
• Rechnung erstellen: komplett, als Abschlag, nach Positionen oder kumuliert, siehe Rechnungsarten.
• Lieferantenbestellung: Das Fenster zeigt je Position, wie viel schon bestellt ist und was noch offen ist. Mit Bestellung erstellen entsteht je Lieferant eine Bestellung als Entwurf, verknüpft mit dem Auftrag.

In der Karte Abrechnung siehst du alle Rechnungen zum Auftrag mit Typ und Status und den Abrechnungsgrad in Prozent. Ein Dropdown mit der Belegkette führt dich zu allen verbundenen Belegen.