Wie pflege ich meine Firmendaten?

Deine Firmendaten sind die Grundlage für alles Weitere: Sie stehen auf deinen Belegen, steuern die Feiertage im Kalender und werden für die Buchhaltung gebraucht. Pflege sie am besten als Allererstes, bevor du das erste Angebot schreibst.

Was du eintragen kannst

Stammdaten und Kontakt

Pflicht ist nur der Firmenname. Dazu kommen Straße (inklusive Hausnummer), PLZ, Ort, Land, Bundesland und E-Mail-Adresse, außerdem Telefon, Fax und Website. Bei der Adresse hilft dir eine Vorschlagsliste: Sie füllt Straße, PLZ, Ort, Land und Bundesland in einem Schritt.

Rechtsform und Handelsregister

Wähle die Rechtsform (zum Beispiel GmbH, GmbH & Co. KG, UG, Einzelunternehmen oder e. K.) und trage Geschäftsführung, HRB-/HRA-Nummer und Registergericht ein.

Steuer

• Steuernummer, Finanzamt, USt-IdNr.
• Kontenrahmen: SKR03 oder SKR04, der DATEV-Standard für Buchhaltung und Export. Frag im Zweifel deinen Steuerberater.
• Versteuerung: Soll-Versteuerung (Umsatzsteuer mit Rechnungsstellung) oder Ist-Versteuerung (erst bei Zahlung).
• USt-Voranmeldung: monatlich, vierteljährlich oder jährlich. Mit dem Schalter Dauerfristverlängerung verschiebt sich die Fälligkeit um einen Monat.

Technischer Ansprechpartner

Name, E-Mail und Telefon der Person, die sich bei technischen Fragen um WOODPLAN kümmert.

Widerrufsbelehrung

Ein Textfeld für deine Widerrufsbelehrung. Sie erscheint auf Angeboten und Auftragsbestätigungen an Verbraucher, wenn du in den Angebotskonditionen die Option Widerrufsbelehrung anzeigen einschaltest. Der Button Standardvorlage einfügen setzt einen Mustertext ein. Darin stehen Platzhalter in eckigen Klammern wie [Firmenname] oder [Telefon]. Sie werden nicht automatisch ersetzt, du musst sie von Hand ausfüllen.

Speichern

Oben rechts speicherst du mit Speichern. Du bekommst die Meldung „Firmendaten erfolgreich gespeichert.“ Fehlt der Firmenname, lehnt WOODPLAN das Speichern ab. Jede Änderung der Firmendaten wird im Änderungsprotokoll festgehalten, damit sie später nachvollziehbar ist.

Wo geht es weiter?

Als Nächstes lohnt sich Briefpapier einrichten und Logo, Schrift und Farben hinterlegen.