Wie binde ich Lexware Office an?

Wenn deine Buchhaltung in Lexware Office läuft, musst du Rechnungen und Belege nicht doppelt anfassen. WOODPLAN übergibt sie samt PDF an Lexware Office und kann Kunden, Lieferanten und Belege von dort übernehmen.

Verbinden

1. Erzeuge in Lexware Office unter Einstellungen › Öffentliche API einen API-Schlüssel.
2. Öffne in WOODPLAN die Karte Lexware Office unter Schnittstellen und klicke auf Einrichten.
3. Trage den Schlüssel im Feld API-Schlüssel ein und klicke auf Verbinden. WOODPLAN speichert ihn verschlüsselt und prüft die Verbindung sofort.

Hat der Test geklappt, steht oben rechts in der Karte Verbunden mit dem Firmennamen aus Lexware. Mit Verbindung testen prüfst du den Zugang später erneut, mit Schlüssel ersetzen trägst du einen neuen ein. Trennen löscht den Schlüssel in WOODPLAN. Bereits übergebene Belege bleiben in Lexware.

Belege an Lexware übergeben

Im Bereich Übergabe legst du fest, was und wann übergeben wird.

Was wird übergeben?

• Ausgangsrechnungen übergeben und Eingangsbelege übergeben sind zwei getrennte Schalter.
• Entwürfe und stornierte Belege werden nicht übergeben.
• Gutschriften werden übergeben, und zwar als Gutschrift (Ausgang) bzw. Eingangs-Gutschrift.
• Jeder Beleg braucht ein PDF. Ohne PDF am Beleg meldet WOODPLAN den Fehler Kein PDF am Beleg. Das PDF darf höchstens 5 MB groß sein (Grenze von Lexware).
• Übergeben werden Belegnummer, Belegdatum und das PDF. In Lexware landet der Beleg mit dem Status Zu prüfen, Lexware liest das PDF per Texterkennung. Du prüfst und buchst ihn dort.
• Mit Nur Belege ab diesem Datum begrenzt du, wie weit zurück Belege berücksichtigt werden.

Wann wird übergeben?

• Manuell: Du übergibst einzeln über den Knopf Lexware am Beleg oder gesammelt über Jetzt übergeben auf der Schnittstellenseite. Der Knopf am Beleg erscheint nur, wenn Lexware verbunden ist und der Beleg kein Entwurf ist. Hast du den Beleg schon übergeben, zeigt der Knopf das Datum und schickt ihn auf Wunsch erneut.
• Automatisch beim Festschreiben: Ausgangsrechnungen werden beim Festschreiben übergeben, Eingangsbelege bei der Freigabe. Die Übergabe läuft nach dem Speichern im Hintergrund, Fehler landen im Protokoll.

Bei Jetzt übergeben werden pro Klick bis zu 20 Belege verarbeitet. Daneben steht, wie viele Belege noch offen sind. Bleiben welche übrig, klickst du einfach nochmal.

Aus Lexware importieren

Im Bereich Import aus Lexware wählst du, was du übernehmen willst:

• Kunden und Lieferanten (archivierte Kontakte werden übersprungen). Wer in Lexware die Rolle Kunde bzw. Lieferant hat, wird entsprechend angelegt, Adressen und Ansprechpartner kommen mit.
• Eingangsbelege (mit PDF), inklusive Eingangs-Gutschriften.
• Ausgangsrechnungen (mit PDF, als externe Rechnungen), inklusive Gutschriften. Bezahlte Rechnungen übernimmt WOODPLAN als bezahlt, alle anderen als festgeschrieben.

Belege werden ab dem Startdatum übernommen, das du oben eingestellt hast. Bei Eingangsbelegen setzt WOODPLAN den Zahlstatus nicht selbst. Der entsteht wie sonst auch über die Bankzuordnung.

Dubletten

Der Import ist wiederholbar. Was er schon übernommen hat, überspringt er beim nächsten Lauf. Vorhandene Einträge legt er nicht doppelt an:

• Kunden und Lieferanten: gleicher Name, gleiche USt-IdNr. bzw. E-Mail-Adresse.
• Eingangsbelege: gleiche Rechnungsnummer beim selben Lieferanten.
• Ausgangsrechnungen: gleiche Rechnungsnummer.

Ein Lauf dauert höchstens etwa 100 Sekunden. Ist das Zeitbudget verbraucht, weist WOODPLAN darauf hin. Starte den Import dann nochmal, er macht dort weiter, wo er aufgehört hat.

Fehlersuche

Ganz unten auf der Seite zeigt das Protokoll die letzten 20 Einträge mit Datum und Uhrzeit: Verbindungstests, Übergaben, Importläufe und Fehler je Beleg. Häufige Meldungen:

• API-Schlüssel ungültig oder widerrufen: Erzeuge in Lexware einen neuen Schlüssel und trage ihn über Schlüssel ersetzen ein.
• Kein PDF am Beleg oder PDF ist größer als 5 MB: Am Beleg fehlt das PDF oder es ist zu groß.
• Zu viele Anfragen (Limit 2 pro Sekunde): Lexware begrenzt die Zugriffe. Starte den Lauf später nochmal.

Wie geht es weiter?

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