Wie nutze ich den Kalender und verbinde Google oder Microsoft?

Der Kalender bündelt deine Termine, Erinnerungen und die Einsatzplanung in einer Ansicht. Du kannst Google- oder Microsoft-Kalender einbinden und einen Firmenkalender per CalDAV auf Handy und Rechner nutzen.

Ansicht

Die Tasten Heute, Monat, Woche, Tag und Liste wechseln die Darstellung; WOODPLAN merkt sich deine letzte Wahl. Über Kalender › Anzeigen blendest du Quellen ein und aus: Eigener Kalender, Firmenkalender, Google-Kalender, Microsoft-Kalender, Meine Erinnerungen, Geteilt („nur lesen“) und die Einsatzplanung mit Zähler.

Termin erstellen

Klicke auf Termin erstellen. Welches Fenster sich öffnet, hängt von deiner Anbindung ab:

• Mit CalDAV öffnet das einfache Fenster „Neuer Termin“: Titel, Kalender oder Mitarbeiter (Mehrfachauswahl), Datum, Uhrzeit, Ganztägig, Beschreibung und Ort. Serie, Erinnerung und Teilnehmer fehlen dort.
• Ohne CalDAV, aber mit schreibbarem Google- oder Microsoft-Kalender öffnet das ausführliche Fenster: Kalender, Titel, Datum, Uhrzeit, Ort (mit Adresssuche), Wiederholen (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich), Hinweis (zum Zeitpunkt bis einen Tag vorher), Wegzeit (Minuten) (der Rechner-Knopf berechnet die Fahrzeit zum Firmenstandort), Personen einladen und Beschreibung.

Aus einer E-Mail legst du Termine über Aktionen › Termin anlegen an, siehe Webmailer.

Serien ändern

Öffnest du einen Termin einer Serie, fragt WOODPLAN: „Nur diesen Termin ändern“ oder „Die ganze Serie ändern“. Die Wiederholungsregel selbst lässt sich nur für die ganze Serie ändern. Bei Einladungen verschickt Google die Einladungen und sammelt die Zusagen.

Erinnerungen

Mit Erinnerung legst du persönliche Erinnerungen an: Text, Datum, Uhrzeit, Wichtigkeit (ohne, niedrig, mittel, hoch), Wiederholung (nie, täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich) und Notiz. Erinnerungen sind persönlich: Nur du siehst sie, und sie werden nicht nach Google übertragen. Beim Abhaken rückt eine Serie auf den nächsten Termin.

Google und Microsoft verbinden

Jeder Mitarbeiter verbindet sein eigenes Konto in seinem Profil im Reiter Schnittstellen. Das Firmenkonto verbindest du unter Einstellungen › Schnittstellen (Google Kalender, Microsoft Outlook); das darf nur die Management-Lizenz. Pro Konto wählst du die Kalender, die übernommen werden, mit Farbe und Richtung (nur holen, beide Richtungen, nur schreiben). Die Zugriffsstufen für Kollegen:

• Kein Zugriff
• Nur frei/belegt (Zeitblöcke ohne Titel und Ort; wirkt nur in WOODPLAN, nicht in externen CalDAV-Clients)
• Lesen
• Bearbeiten (Termine anlegen und ändern)

Termine aus Google und Microsoft holt WOODPLAN live ab, es kopiert sie nicht in die eigene Datenbank. Schreiben (anlegen, ändern, löschen) geht direkt dorthin, wenn die Stufe Bearbeiten gilt; sonst meldet WOODPLAN „Dieser Kalender ist für dich nur lesbar.“ Läuft der Zugriff ab, meldet WOODPLAN „…-Zugriff abgelaufen – bitte in den Einstellungen neu verbinden“. Dasselbe Microsoft-Konto kannst du auch für ein Mail-Postfach nutzen.

Firmenkalender per CalDAV

Unter Einstellungen › Grundeinstellungen › Kalender aktivierst du den CalDAV-Server. Er stellt einen Firmenkalender und persönliche Mitarbeiterkalender bereit, die du in iOS, Android (DAVx⁵) oder Thunderbird einbindest; die Seite zeigt die CalDAV-Adressen. Der Mitarbeiter braucht zusätzlich einen aktivierten Zugang, sonst meldet WOODPLAN „Dein CalDAV-Zugang wurde noch nicht aktiviert. Bitte wende dich an deinen Administrator.“