Wie mahne ich offene Rechnungen?

Zahlt ein Kunde nicht, erinnerst du ihn mit einer Mahnung. WOODPLAN führt dich durch bis zu vier Mahnstufen, schlägt Texte und Fristen vor und versendet die Mahnung als PDF per E-Mail.

Wann ist eine Rechnung bezahlt oder überfällig?

• Bezahlt wird eine Rechnung auf drei Wegen: von Hand über den Bezahlt-Button (mit Zahldatum), automatisch über den Bankabgleich mit dem Datum des Bankumsatzes oder als Teilzahlung, bei der die Maske den Rest berechnet. Ab ungefähr 90 % Zahlung wertet der Bankabgleich die Differenz als Skonto.
• Überfällig setzt WOODPLAN, wenn die Zahlungsfrist verstrichen ist. Der Status wird beim Öffnen der Rechnungsliste nachgezogen, es läuft kein Hintergrunddienst. Öffne die Liste also, bevor du Mahnungen planst.

Mahnung erstellen

1. Öffne in der Rechnungsliste das Zeilenmenü und wähle n. Mahnung erstellen, oder klicke in der Maske auf die Glocke. Eine Glocke mit Zahl in der Liste zeigt die aktuelle Mahnstufe. Mit Bisherige Mahnungen anzeigen siehst du den Verlauf.
2. Auf der Seite Mahnungen – <Nummer> füllst du die Felder aus: Mahndatum (Pflicht), Fälligkeitsdatum (vorbelegt mit heute plus 14 Tagen), Mahngebühr (€), Verzugszinsen (€) und den Mahntext.
3. Speichere die Mahnung und versende sie per E-Mail. Das PDF heißt „Mahnung_<Nummer>.pdf“.

Mahnstufen und Vorschläge

Es gibt die Stufen 1. Mahnung bis 4. Mahnung, je Stufe eine Mahnung pro Rechnung. Eine eigene Zahlungserinnerung gibt es nicht. Für die Stufen 1 bis 3 liefert WOODPLAN Textvorlagen; Stufe 3 ist als letzte Mahnung formuliert. Der Text der 4. Mahnung ist leer, den schreibst du selbst.

Die Mahngebühr ist nur ein Vorschlag: 0,00 € in Stufe 1 und 2, 10,00 € ab Stufe 3. Du kannst sie ändern. Verzugszinsen berechnet WOODPLAN nicht, du trägst sie von Hand ein.

Mahnstatus

Jede Mahnung hat den Status Offen, Versendet oder Bezahlt. Eine Mahnung kannst du mit Rückfrage wieder löschen.

Wie Rechnungen entstehen und festgeschrieben werden, steht in Rechnungsarten und Rechnung festschreiben.