Wie richte ich ein E-Mail-Postfach ein?

Wenn du deine Postfächer mit WOODPLAN verbindest, kannst du Mails direkt im Programm lesen und senden, Anfragen landen im Lead-Board, und Belege gehen mit deinem Absender raus. Dafür legst du pro Postfach einmal die Zugangsdaten an.

Postfach anlegen

1. Klicke auf Postfach hinzufügen.
2. Vergib unter Allgemein eine Bezeichnung (zum Beispiel „Buchhaltung“ oder „Info-Postfach“) und trage die E-Mail-Adresse ein.
3. Wähle die Anmeldeart: Benutzername + Passwort oder Microsoft-Konto.
4. Trage bei IMAP – Posteingang Server, Port (Standard 993), Benutzername und Passwort ein. SSL/TLS ist standardmäßig an, der Ordner heißt INBOX.
5. Trage bei SMTP – Postausgang Server, Port (Standard 587), Verschlüsselung (STARTTLS, SSL/TLS oder keine), Benutzername, Passwort und Absendername ein. Die SMTP-Angaben sind optional, ohne sie kannst du aber nicht senden.
6. Speichere mit Postfach anlegen.

Verbindung testen

Bei einem gespeicherten Postfach gibt es bei IMAP und SMTP je einen Button Verbindung testen. Der Test arbeitet mit den gespeicherten Werten: Erst speichern, dann testen. Der IMAP-Test meldet dir die Zahl der Nachrichten im Ordner. Der SMTP-Test prüft nur Verbindung und Anmeldung; es wird keine Mail versendet. Ist kein SMTP-Passwort gespeichert, nutzt er das IMAP-Passwort.

Verwendungszweck

Rechts in der Karte Status legst du fest, wofür das Postfach gedacht ist:

• Allgemein: normales Firmenpostfach, keine Automatik.
• Support: eingehende Mails werden automatisch zu Tickets.
• Einkauf: wird bei Bestellungen als Absender vorgeschlagen.
• Verkauf: wird bei Angeboten und Rechnungen vorgeschlagen.
• Persönlich: Postfach eines Mitarbeiters, keine Automatik.

Neue Postfächer starten bewusst als Allgemein, damit nicht ungefragt Tickets entstehen.

Signatur und KI

In der Karte Signatur gestaltest du den Text, der im Webmailer unter jede neue Nachricht gesetzt wird. Weil sich oft mehrere ein Postfach teilen, nimmst du Platzhalter statt fester Namen: {mitarbeiter}, {mitarbeiter_email}, {mitarbeiter_telefon}, {mitarbeiter_mobil}, {firma} und {postfach}. Mit {logo} setzt du das Firmenlogo ein; es kommt erst beim Senden ins Bild. Leere Angaben entfallen samt ihrer Zeile.

Mit dem Schalter KI-Verarbeitung für dieses Postfach erlauben entscheidest du, ob im Webmailer Antwortvorschläge, Ausformulieren und Zusammenfassungen zur Verfügung stehen.

Gut zu wissen

• Beim Bearbeiten bleibt das Passwortfeld leer: Leer = unverändert. Passwörter werden verschlüsselt gespeichert.
• In der Liste siehst du nur Firmenpostfächer. Persönliche Postfächer stehen im Profil des Mitarbeiters.
• Über Postfach löschen entfernst du ein Postfach; das lässt sich nicht rückgängig machen.