Stand: Juni 2026. Dieser Beitrag wird laufend aktualisiert. Er ersetzt keine individuelle Steuerberatung.
Die E-Rechnung im Handwerk ist keine Zukunftsmusik mehr, sondern gesetzliche Pflicht. Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Handwerksbetrieb elektronische Rechnungen empfangen können. Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, folgt gestaffelt 2027 und 2028. In diesem Ratgeber erfahren Sie, ab wann welche Pflicht für Ihren Betrieb gilt, worin sich XRechnung und ZUGFeRD unterscheiden und wie Sie E-Rechnungen Schritt für Schritt empfangen, prüfen und rechtssicher archivieren.
Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein digitales Abbild einer Rechnung. Ein PDF, ein eingescanntes Papierdokument oder eine Rechnung im E-Mail-Text sind keine E-Rechnungen im Sinne des Gesetzes.
Definition: Eine E-Rechnung enthält einen strukturierten Datensatz im XML-Format nach der europäischen Norm EN 16931 (CEN 16931). Dieser Datensatz kann von Software automatisch ausgelesen und weiterverarbeitet werden – ohne dass jemand die Daten abtippen muss.
Genau darin liegt der Vorteil: Die automatische Verarbeitung spart Zeit und reduziert Übertragungsfehler – ein echter Gewinn in Zeiten des Fachkräftemangels.
E-Rechnungspflicht: Alle Fristen auf einen Blick
Die Pflicht wird in mehreren Stufen eingeführt. Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen Empfangspflicht (E-Rechnungen annehmen können) und Ausstellungspflicht (E-Rechnungen selbst erstellen).
| Ab wann | Wer | Was gilt |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | Alle Unternehmen (B2B) | Empfangspflicht: Sie müssen E-Rechnungen empfangen können (ein E-Mail-Postfach genügt). |
| 01.01.2027 | Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz | Ausstellungspflicht: E-Rechnungen an gewerbliche Kunden müssen ausgestellt werden. |
| 01.01.2028 | Alle Unternehmen (B2B) | Ausstellungspflicht für alle – unabhängig vom Umsatz. |
Wichtig: Die Empfangspflicht gilt bereits jetzt für jeden Betrieb. Wer noch kein Verfahren hat, um eingehende E-Rechnungen anzunehmen und lesbar zu machen, sollte das umgehend nachholen.
Gilt die Pflicht auch für meinen Betrieb? B2B vs. B2C
Ob Sie betroffen sind, hängt davon ab, an wen Sie Rechnungen stellen:
- B2B (Geschäftskunden im Inland): Ja, die E-Rechnungspflicht greift. Beispiel: Sie montieren Trennwände für einen Bauträger oder liefern Möbel an ein Büro.
- B2C (Privatkunden): Nein, hier ändert sich nichts. Beispiel: Sie sanieren das Bad einer Privatperson oder bauen eine Einbauküche im Eigenheim. Eine Papier- oder PDF-Rechnung bleibt zulässig.
Viele Handwerksbetriebe haben gemischte Kundschaft. In der Praxis heißt das: Für gewerbliche Aufträge brauchen Sie ein E-Rechnungs-Verfahren, für reine Privatkunden nicht – Sie sollten aber ohnehin einheitlich arbeiten, um den Überblick zu behalten.
XRechnung oder ZUGFeRD – welches Format brauche ich?
In Deutschland sind zwei Formate üblich, beide erfüllen die Norm EN 16931:
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Aufbau | Reines XML | PDF mit eingebettetem XML |
| Für Menschen lesbar? | Nur mit Viewer | Ja, das PDF ist direkt lesbar |
| Typischer Einsatz | Öffentliche Auftraggeber | Geschäftskunden allgemein |
Welches nehmen? Für die meisten Handwerksbetriebe ist ZUGFeRD der pragmatische Standard, weil das eingebettete PDF auch ohne Spezialsoftware lesbar ist. Müssen Sie an öffentliche Auftraggeber (Behörden, Kommunen) fakturieren, ist häufig XRechnung vorgeschrieben. Eine gute Handwerkersoftware erzeugt beide Formate auf Knopfdruck. Eine ausführliche Gegenüberstellung lesen Sie im Beitrag XRechnung vs. ZUGFeRD.
E-Rechnungen empfangen, prüfen und archivieren – der Workflow
So sieht der vollständige Ablauf in einem Handwerksbetrieb aus:
- Empfangen: E-Rechnungen kommen in der Regel als E-Mail-Anhang. Richten Sie ein dediziertes Postfach ein (z. B. rechnung@ihrbetrieb.de), damit nichts untergeht.
- Visualisieren: Machen Sie die XML-Datei lesbar. Das geht über eine Handwerkersoftware oder den kostenlosen E-Rechnungs-Viewer der Finanzverwaltung auf dem ELSTER-Portal.
- Prüfen: Kontrollieren Sie die Rechnung sachlich (Leistung korrekt?) und rechnerisch (Beträge, Steuer). Bei strukturierten Daten lassen sich Pflichtangaben automatisch prüfen.
- Verbuchen: Übergeben Sie die Rechnung an die Buchhaltung – idealerweise per DATEV-Schnittstelle ohne erneutes Abtippen.
- Archivieren: Bewahren Sie das originale XML unverändert 10 Jahre GoBD-konform auf (mehr dazu im nächsten Abschnitt).
Wer diese fünf Schritte in einem System bündelt, spart pro Eingangsrechnung mehrere Minuten – und vermeidet Medienbrüche.
E-Rechnungen selbst erstellen: So gehen Sie vor
Spätestens ab 2028 (für viele Betriebe schon 2027) müssen Sie E-Rechnungen ausstellen. Der saubere Weg führt vom Angebot über den Auftrag direkt zur Rechnung: Die Leistungs- und Kundendaten sind dann bereits hinterlegt, und das System erzeugt automatisch eine normgerechte XRechnung oder ZUGFeRD-Datei. Achten Sie auf vollständige Pflichtfelder (Leitweg-ID bei Behörden, korrekte Steuersätze, Leistungszeitraum). Mit einer integrierten Lösung wie WOODPLAN entsteht die E-Rechnung als letzter Schritt Ihres ohnehin digitalen Auftragsprozesses.
GoBD: Was bei der Aufbewahrung zu beachten ist
Für E-Rechnungen gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung (GoBD):
- Original behalten: Die strukturierte Datei (XRechnung/ZUGFeRD) ist das Original und muss unverändert gespeichert werden – nicht nur ein Ausdruck oder Screenshot.
- Unveränderbarkeit: Die Archivierung muss sicherstellen, dass Belege nicht nachträglich verändert werden können.
- 10 Jahre Aufbewahrung: Die gesetzliche Frist beträgt zehn Jahre.
Wie Sie das in der Praxis umsetzen, zeigt unser Leitfaden E-Rechnungen GoBD-konform archivieren.
Häufige Fehler – und wie Sie sie vermeiden
- Ein PDF für eine vollwertige E-Rechnung halten – ohne strukturiertes XML ist es keine.
- Nur den Ausdruck archivieren und die originale XML-Datei löschen.
- Kein Empfangs-Postfach eingerichtet haben – eingehende E-Rechnungen gehen verloren.
- Den Stundensatz für die Umstellung scheuen: Der Einstieg ist mit der richtigen Software überschaubar.
Häufig gestellte Fragen zur E-Rechnung im Handwerk
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Ein klassisches PDF ohne eingebetteten strukturierten Datensatz gilt nicht als E-Rechnung. Erst ein XML nach EN 16931 (XRechnung) oder ein PDF mit eingebettetem XML (ZUGFeRD) erfüllt die Anforderung.
Muss ich an Privatkunden E-Rechnungen schicken?
Nein. Für Rechnungen an Privatpersonen (B2C) besteht keine E-Rechnungspflicht. Papier- oder PDF-Rechnungen bleiben zulässig.
Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?
Bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2027, für alle übrigen Betriebe ab dem 1. Januar 2028. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025.
Reicht ein E-Mail-Postfach zum Empfang?
Ja. Für den reinen Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Zum Lesen benötigen Sie zusätzlich eine Visualisierung, etwa über eine Handwerkersoftware oder den kostenlosen Viewer auf dem ELSTER-Portal.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Zehn Jahre. Dabei ist die originale strukturierte Datei GoBD-konform und unveränderbar zu archivieren.
Fazit
Die E-Rechnung im Handwerk ist Pflicht – und mit dem richtigen Workflow schnell umgesetzt. Wer Empfang, Prüfung, Buchung und Archivierung in einem System bündelt, erfüllt nicht nur die gesetzlichen Vorgaben, sondern spart bei jeder Rechnung Zeit. Mit WOODPLAN erstellen und empfangen Sie E-Rechnungen normgerecht und übergeben sie per DATEV-Schnittstelle direkt an die Buchhaltung. Sie sind unsicher bei der Auswahl? Unser Handwerkersoftware-Vergleich hilft weiter.
