Stand: Juni 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Steuerberatung.
Bei größeren Aufträgen warten Handwerksbetriebe nicht bis zum Schluss auf ihr Geld: Mit Abschlagsrechnungen wird der Auftrag in Teilbeträgen abgerechnet, am Ende folgt die Schlussrechnung. Dieser Ratgeber erklärt die richtige Reihenfolge, die Pflichtangaben und zeigt ein Beispiel.
Was ist eine Abschlagsrechnung?
Eine Abschlagsrechnung (auch Teilrechnung) stellt einen Teil der bereits erbrachten Leistung in Rechnung – zum Beispiel nach Baufortschritt. So bleibt der Betrieb während langer Projekte liquide und trägt das Material nicht über Monate vor.
Was ist eine Schlussrechnung?
Die Schlussrechnung schließt den Auftrag ab. Sie listet die gesamte erbrachte Leistung auf, zieht die bereits gezahlten Abschläge ab und weist den noch offenen Restbetrag aus. Wichtig: Die geleisteten Abschlagszahlungen müssen klar und nachvollziehbar abgezogen werden.
Die richtige Reihenfolge
- Auftrag & Angebot: Leistung und Preise sind vereinbart.
- Abschlagsrechnungen: nach Baufortschritt oder vereinbarten Etappen.
- Schlussrechnung: Gesamtleistung abzüglich aller Abschläge = Restbetrag.
Pflichtangaben – auf beiden Rechnungen
- Name und Anschrift von Betrieb und Kunde
- Steuernummer oder USt-IdNr.
- Rechnungsnummer und -datum
- Leistungsbeschreibung und Leistungszeitraum
- Netto-Betrag, Steuersatz und Steuerbetrag
- Bei der Schlussrechnung zusätzlich: Auflistung und Abzug der Abschläge
Beispiel
| Schritt | Betrag (netto) |
|---|---|
| Gesamtleistung | 20.000 € |
| 1. Abschlag | − 6.000 € |
| 2. Abschlag | − 8.000 € |
| Schlussrechnung (Rest) | 6.000 € |
Häufige Fehler
- Abschläge in der Schlussrechnung nicht oder falsch abgezogen
- Unklare Leistungsbeschreibung der Teilleistung
- Falscher Steuerausweis bei gemischten Steuersätzen
- Schlussrechnung zu spät gestellt
Tipp: Eine durchgängige Software übernimmt den Abzug der Abschläge automatisch und erzeugt die Rechnung direkt als E-Rechnung – sauber aus dem Angebot heraus, das Sie zuvor geschrieben haben.
Häufig gestellte Fragen
Wie viele Abschlagsrechnungen sind erlaubt?
Es gibt keine feste Obergrenze. Üblich ist eine Abrechnung nach Baufortschritt oder vereinbarten Etappen – sinnvoll sind so viele, wie die Liquidität es erfordert.
Muss die Schlussrechnung die Abschläge ausweisen?
Ja. Die geleisteten Abschlagszahlungen und die darauf entfallende Umsatzsteuer müssen in der Schlussrechnung klar abgezogen werden.
Was ist der Unterschied zwischen Abschlag und Vorschuss?
Ein Abschlag wird für bereits erbrachte Teilleistung gestellt, ein Vorschuss vor der Leistung. Im Handwerk ist die Abschlagsrechnung der Regelfall.
Gelten Abschlags- und Schlussrechnung auch als E-Rechnung?
Ja. Beide können als E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD erstellt werden und unterliegen denselben Pflichten.
Fazit
Abschlags- und Schlussrechnung sichern Ihre Liquidität und sorgen für eine saubere Abrechnung großer Aufträge. Mit WOODPLAN rechnen Sie Teilleistungen ab, ziehen Abschläge automatisch ab und übergeben alles per DATEV an die Buchhaltung.
