Stand: Juni 2026.
Beim Thema E-Rechnung stolpern Handwerksbetriebe schnell über zwei Begriffe: XRechnung und ZUGFeRD. Beide sind gültige E-Rechnungsformate – doch worin liegt der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD, und welches Format sollten Sie nutzen? Dieser Ratgeber bringt Klarheit. Den Überblick über alle Pflichten finden Sie im Hauptartikel E-Rechnung im Handwerk.
Beide erfüllen dieselbe Norm
XRechnung und ZUGFeRD setzen beide die europäische Norm EN 16931 um. Das bedeutet: Beide enthalten einen strukturierten Datensatz, der maschinell ausgelesen werden kann, und beide gelten als vollwertige E-Rechnung. Der Unterschied liegt im Aufbau.
XRechnung: reines XML
Die XRechnung ist ein reines XML-Dokument. Sie enthält ausschließlich strukturierte Daten und ist ohne ein Anzeigeprogramm (Viewer) für Menschen kaum lesbar. Sie ist der Standard im Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern (Behörden, Kommunen), die häufig eine sogenannte Leitweg-ID verlangen.
ZUGFeRD: PDF mit eingebettetem XML
ZUGFeRD kombiniert beides: ein sichtbares PDF, in das der strukturierte XML-Datensatz eingebettet ist. Der Empfänger sieht eine ganz normale, lesbare Rechnung – die Software liest im Hintergrund die strukturierten Daten aus. Das macht ZUGFeRD besonders praxistauglich.
XRechnung vs. ZUGFeRD im direkten Vergleich
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Aufbau | Reines XML | PDF mit eingebettetem XML |
| Norm | EN 16931 | EN 16931 |
| Direkt lesbar? | Nein, nur mit Viewer | Ja, als PDF |
| Typischer Einsatz | Öffentliche Auftraggeber | Geschäftskunden allgemein |
| Praxistauglichkeit | Hoch im B2G-Bereich | Sehr hoch im B2B-Alltag |
Welches Format soll ich wählen?
- Sie rechnen mit Geschäftskunden ab? ZUGFeRD ist der pragmatische Standard, weil das PDF auch ohne Spezialsoftware lesbar bleibt.
- Sie fakturieren an Behörden oder Kommunen? Dann ist häufig XRechnung vorgeschrieben – inklusive Leitweg-ID.
Die gute Nachricht: Eine moderne Handwerkersoftware erzeugt beide Formate auf Knopfdruck. Sie müssen sich also nicht dauerhaft festlegen, sondern wählen je Empfänger das passende Format.
So archivieren Sie beide Formate richtig
Unabhängig vom Format gilt: Die strukturierte Originaldatei muss 10 Jahre unveränderbar aufbewahrt werden. Wie das GoBD-konform gelingt, lesen Sie in unserem Beitrag E-Rechnungen GoBD-konform archivieren.
Häufig gestellte Fragen
Ist ZUGFeRD eine E-Rechnung?
Ja. ZUGFeRD enthält einen strukturierten XML-Datensatz nach EN 16931 und gilt damit als vollwertige E-Rechnung – auch wenn zusätzlich ein lesbares PDF enthalten ist.
Was ist der Hauptunterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist reines XML und ohne Viewer kaum lesbar. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML und damit direkt lesbar. Beide erfüllen dieselbe Norm.
Welches Format verlangen Behörden?
Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel die XRechnung, häufig mit Leitweg-ID. Für private Geschäftskunden ist ZUGFeRD meist die praktischere Wahl.
Kann ich beide Formate nutzen?
Ja. Eine gute Handwerkersoftware erstellt sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD, sodass Sie je nach Empfänger das passende Format wählen können.
Fazit
Der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD ist schnell erklärt: gleiches Ziel, anderer Aufbau. Für den Handwerksalltag ist ZUGFeRD meist am praktischsten, für öffentliche Aufträge die XRechnung. Mit WOODPLAN erzeugen Sie beide Formate normgerecht – ganz ohne Zusatzsoftware.
