Stand: Juni 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Steuerberatung.
Spätestens ab 2027/2028 müssen Handwerksbetriebe E-Rechnungen ausstellen – viele profitieren aber schon heute davon. In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie eine E-Rechnung erstellen, welche Pflichtfelder hineingehören und wie Sie typische Fehler vermeiden. Den Überblick über alle Pflichten und Fristen liefert der Hauptartikel E-Rechnung im Handwerk.
Was Sie zum Erstellen einer E-Rechnung brauchen
Eine E-Rechnung ist kein PDF, sondern ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931. Zum Erstellen brauchen Sie eine Software, die dieses Format erzeugt – etwa eine Handwerker- oder Rechnungssoftware. Reine Textverarbeitung oder ein PDF-Drucker genügen nicht.
Schritt für Schritt zur fertigen E-Rechnung
- Auftragsdaten übernehmen: Am einfachsten entsteht die Rechnung aus dem Angebot bzw. Auftrag – Kunde, Positionen und Preise sind dann schon hinterlegt.
- Positionen prüfen: Leistungsbeschreibung, Mengen, Einzelpreise und Steuersätze kontrollieren.
- Pflichtfelder ergänzen: z. B. Leistungszeitraum und – bei öffentlichen Auftraggebern – die Leitweg-ID.
- Format wählen: XRechnung oder ZUGFeRD (mehr dazu unten).
- Erzeugen und prüfen: Die Software erstellt die normgerechte Datei; eine Vorschau zeigt die lesbare Rechnung.
- Versenden und archivieren: per E-Mail verschicken und das Original GoBD-konform aufbewahren.
Pflichtangaben einer E-Rechnung
- Vollständiger Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger
- Steuernummer oder USt-IdNr.
- Rechnungsnummer und -datum
- Leistungsbeschreibung, Menge und Zeitraum
- Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag
- Bei B2G: Leitweg-ID
XRechnung oder ZUGFeRD?
Beide Formate erfüllen die Norm. ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML) ist im Geschäftsalltag praktischer, XRechnung (reines XML) häufig bei Behörden vorgeschrieben. Welches für Sie passt, erklärt der Beitrag XRechnung vs. ZUGFeRD.
Versand und Archivierung
Für den Versand genügt eine E-Mail. Wichtig ist die anschließende Aufbewahrung: Das strukturierte Original muss 10 Jahre unveränderbar gespeichert werden. Wie das gelingt, lesen Sie unter E-Rechnungen GoBD-konform archivieren.
Häufige Fehler vermeiden
- Ein PDF für eine E-Rechnung halten – ohne XML ist es keine.
- Leitweg-ID bei Behörden vergessen.
- Falscher oder fehlender Steuersatz.
- Das Original nicht revisionssicher archiviert.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich eine E-Rechnung in Word oder Excel erstellen?
Nein. Word oder Excel erzeugen keinen strukturierten Datensatz nach EN 16931. Sie benötigen eine Software, die XRechnung oder ZUGFeRD ausgibt.
Was ist die Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID ist eine Kennung, mit der öffentliche Auftraggeber die Rechnung intern zuordnen. Sie wird bei Rechnungen an Behörden benötigt.
Brauche ich für jeden Kunden dasselbe Format?
Nein. Sie können je Empfänger entscheiden – ZUGFeRD für Geschäftskunden, XRechnung für Behörden. Gute Software erzeugt beide.
Muss ich die E-Rechnung zusätzlich als PDF aufbewahren?
Aufzubewahren ist immer das strukturierte Original. Bei ZUGFeRD ist das lesbare PDF bereits enthalten.
Fazit
Eine E-Rechnung zu erstellen ist mit der richtigen Software unkompliziert: vom Auftrag zur normgerechten Datei in wenigen Schritten. Mit WOODPLAN erzeugen Sie XRechnung und ZUGFeRD auf Knopfdruck und übergeben sie per DATEV-Schnittstelle direkt an die Buchhaltung.
