Stand: Juni 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Steuerberatung.
Mit der E-Rechnung kommt eine Pflicht, die viele unterschätzen: die richtige Aufbewahrung. Wer eine E-Rechnung GoBD-konform archivieren will, muss mehr tun, als die Datei irgendwo abzulegen. Dieser Ratgeber zeigt, worauf Handwerksbetriebe achten müssen. Den Gesamtüberblick liefert der Hauptartikel E-Rechnung im Handwerk.
Was bedeutet GoBD?
GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Vereinfacht: Regeln dafür, wie steuerrelevante Belege digital aufbewahrt werden müssen.
Die drei wichtigsten Regeln für E-Rechnungen
- Original behalten: Die strukturierte Datei (XRechnung oder ZUGFeRD) ist das Original und muss genau so gespeichert werden, wie sie eingegangen ist – nicht als Ausdruck oder Screenshot.
- Unveränderbarkeit: Die Ablage muss sicherstellen, dass Belege nachträglich nicht geändert werden können. Eine einfache Ordnerstruktur auf dem PC reicht dafür in der Regel nicht aus.
- Nachvollziehbarkeit: Jeder Beleg muss auffindbar und einem Geschäftsvorfall zuordenbar sein.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre. Sie beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung aus 2026 ist also bis Ende 2036 aufzubewahren.
Was zählt als ordnungsgemäße Aufbewahrung?
| Erlaubt | Nicht ausreichend |
|---|---|
| Originale XML-/ZUGFeRD-Datei revisionssicher speichern | Nur den Ausdruck abheften |
| Archivsystem mit Schreibschutz/Protokollierung | Datei im normalen Ordner, frei änderbar |
| Regelmäßige Sicherung (Backup) | Einzelkopie ohne Backup |
So setzen Handwerksbetriebe das praktisch um
- Eingang bündeln: Alle E-Rechnungen laufen über ein zentrales Postfach oder direkt in die Software.
- Original sichern: Die strukturierte Datei wird unverändert ins Archiv übernommen.
- Verschlagworten: Lieferant, Datum und Betrag werden hinterlegt, damit der Beleg auffindbar bleibt.
- Backup: Das Archiv wird regelmäßig gesichert – idealerweise automatisiert.
Eine integrierte Handwerkersoftware übernimmt diese Schritte automatisch und legt Originale revisionssicher ab.
Welches Format dabei eine Rolle spielt
Ob XRechnung oder ZUGFeRD – archiviert wird immer der strukturierte Originaldatensatz. Den Unterschied der Formate erklären wir im Beitrag XRechnung vs. ZUGFeRD.
Häufig gestellte Fragen
Reicht es, eine E-Rechnung auszudrucken und abzuheften?
Nein. Aufzubewahren ist die strukturierte Originaldatei. Ein Ausdruck genügt den GoBD-Anforderungen nicht.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Zehn Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres der Rechnungsausstellung.
Darf ich E-Rechnungen einfach im Dateiordner speichern?
In der Regel nicht, da dort Dateien jederzeit änderbar sind. GoBD verlangt eine unveränderbare, revisionssichere Ablage.
Muss ich auch ZUGFeRD-PDFs strukturiert archivieren?
Ja. Bei ZUGFeRD wird die komplette Datei inklusive des eingebetteten XML unverändert aufbewahrt.
Fazit
E-Rechnungen GoBD-konform zu archivieren bedeutet: Original behalten, unveränderbar speichern, 10 Jahre vorhalten. Wer das einem System überlässt, ist auf der sicheren Seite. WOODPLAN legt eingehende und ausgehende E-Rechnungen automatisch revisionssicher ab.
