Nachvollziehbarkeit
Ein sachverständiger Dritter muss den Geschäftsvorfall in angemessener Zeit prüfen können — vom Beleg bis zur Buchung und zurück.
GoBD
Buchführung, die einer Prüfung standhält
Die GoBD verlangen, dass jeder Beleg nachvollziehbar, vollständig und unveränderlich bleibt. Hier steht, wie WOODPLAN das umsetzt — konkret und nachprüfbar, ohne Siegel und Marketingversprechen.
- Festschreibung mit Storno statt Korrektur
- Lückenlose Nummernkreise
- Unveränderliche Belegablage
- Journal über jede Änderung
- Datenüberlassung Z3 und DATEV-Export
Stand: BMF-Schreiben vom 28.11.2019 in der Fassung vom 11.03.2024, gültig seit 01.04.2024.
Für Handwerk und Bau
Die Grundlage
Sechs Grundsätze, an denen alles hängt
§ 146 Abs. 1 AO nennt sie knapp. Übersetzt heißt das: Was einmal gebucht ist, muss auffindbar bleiben, darf sich nicht spurlos ändern lassen und muss für einen Dritten verständlich sein.
Vollständigkeit
Kein Vorgang darf fehlen. Belege werden lückenlos erfasst, verworfene Entwürfe erzeugen keine Lücken in den Nummernkreisen.
Richtigkeit
Sachverhalte werden abgebildet, wie sie tatsächlich stattgefunden haben.
Zeitgerechtheit
Unbare Geschäftsvorfälle sind innerhalb von zehn Tagen festzuhalten, bare Kassenvorgänge täglich.
Ordnung
Jeder Beleg ist eindeutig zugeordnet und wiederauffindbar.
Unveränderbarkeit
Eine Buchung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.
Festschreibung
Ab dem Festschreiben ist Schluss mit Ändern
Solange eine Rechnung Entwurf ist, kannst du alles anpassen. Mit dem Festschreiben vergibt das System Belegnummer und Belegdatum — und ab diesem Moment ist der Beleg unveränderlich.
Das ist keine Sperre in der Oberfläche, die man umgehen könnte. Jeder schreibende Zugriff wird auf dem Server geprüft, auch das automatische Zwischenspeichern und das Umsortieren von Positionen.
Eine falsche Rechnung wird nicht korrigiert, sondern storniert. Die Stornorechnung bekommt eine eigene Nummer, die ursprüngliche bleibt vollständig erhalten und trägt den Verweis auf den Storno. So bleibt sichtbar, was passiert ist — genau das verlangt § 146 Abs. 4 AO.
- Belegnummer und -datum werden beim Festschreiben vergeben
- Serverseitige Prüfung, nicht nur in der Oberfläche
- Korrektur ausschließlich über Storno mit eigener Nummer
- Sammelfestschreibung für ganze Zeiträume
Belegablage
Belege, die auch wir nicht löschen können
Ein Dateisystem allein genügt den GoBD nicht — das stellt die Finanzverwaltung in Rz. 110 ausdrücklich klar. Wer Dateien einfach in einen Ordner legt, kann sie auch wieder herausnehmen.
Deshalb liegen Rechnungen, Eingangsbelege, Lieferscheine, Verträge und signierte Dokumente in einem gesonderten Speicher mit aktivem Schreibschutz. Zehn Jahre lang lässt sich dort keine Datei ändern oder löschen — auch nicht durch uns als Betreiber, auch nicht über die Verwaltungsoberfläche des Rechenzentrums.
Ein Löschversuch aus der Anwendung setzt lediglich eine Markierung. Der Dateistand bleibt erhalten und ist abrufbar.
- Objektschutz im Modus Compliance, zehn Jahre
- Auch für den Betreiber unumkehrbar
- Rechenzentren in Deutschland
- Löschen erzeugt nur eine Markierung, nie einen Verlust
Nummernkreise
Fortlaufend, ohne Lücken, ohne Wiederverwendung
Alle Belegnummern stammen aus einer zentralen Vergabe — ein Hochzählen an anderer Stelle gibt es nicht.
Vergeben wird beim Festschreiben, nicht beim Anlegen. Ein verworfener Entwurf hinterlässt deshalb keine Lücke, die du später erklären müsstest. Eine einmal vergebene Nummer wird weder wiederverwendet noch geändert.
- Zentrale Vergabe für alle Belegarten
- Keine Lücken durch verworfene Entwürfe
- Getrennte Kreise je Beleg- und Belegjahr
Protokollierung
Ein Journal, das nichts vergisst
Jede Änderung an einem belegrelevanten Datensatz wird festgehalten — mit altem und neuem Wert, Benutzer, Zeitpunkt und Herkunftsadresse.
Protokolliert werden auch Statuswechsel, Festschreibungen, Stornierungen, Zahlungszuordnungen, Freigaben und Datenexporte. Und, häufig übersehen: Änderungen an Steuersätzen, Kontenrahmen, Nummernkreisen und Belegvorlagen. Rz. 111 verlangt genau das, denn ein Beleg ist nur nachvollziehbar, wenn auch die Einstellungen nachvollziehbar sind, unter denen er entstanden ist.
Das Journal kennt keinen Änderungs- und keinen Löschweg.
- Alter und neuer Wert bei jeder Änderung
- Auch Stammdaten und Einstellungen
- Keine Möglichkeit, Einträge zu entfernen
Aufbewahrung
Zehn, acht oder sechs Jahre — nicht pauschal zehn
Seit dem Wachstumschancengesetz sind die Fristen für Buchungsbelege verkürzt. In vielen Ratgebern steht das noch falsch.
10 Jahre
Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Organisationsunterlagen — dazu gehört auch deine Verfahrensdokumentation.
8 Jahre
Buchungsbelege und Rechnungen, auch nach § 14b UStG.
6 Jahre
Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe.
Fristbeginn
Die Frist startet erst zum Jahresende
Maßgeblich ist der Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht oder der Beleg entstanden ist. Eine Rechnung vom Januar 2026 ist damit bis Ende 2034 aufzubewahren, nicht bis Januar 2034.
Dazu kommt die Ablaufhemmung nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO: Solange Unterlagen für eine noch offene Festsetzungsfrist von Bedeutung sind, endet die Aufbewahrungsfrist nicht — etwa während einer laufenden Außenprüfung.
Deshalb löscht WOODPLAN nach Fristablauf nichts automatisch. Wer länger aufbewahrt, verstößt gegen keine steuerliche Vorschrift; wer zu früh löscht, schon.
- Fristbeginn zum Kalenderjahresende
- Ablaufhemmung berücksichtigt
- Keine automatische Löschung
Betriebsprüfung
Was passiert, wenn der Prüfer kommt
§ 147 Abs. 6 AO gibt der Finanzverwaltung drei Wege zu deinen Daten. Du entscheidest nicht, welcher genutzt wird — aber du kannst vorbereitet sein.
-
1
Z1 — unmittelbarer Zugriff
Der Prüfer sieht selbst ins System, begrenzt auf Zeitraum und Prüfungsgegenstand, ausschließlich lesend.
-
2
Z2 — mittelbarer Zugriff
Du wertest nach Vorgabe des Prüfers aus und legst das Ergebnis vor. Dafür stehen die Auswertungen und Exporte der Anwendung bereit.
-
3
Z3 — Datenüberlassung
Du übergibst einen Datenträger. WOODPLAN erzeugt dafür ein Archiv mit einer Datei je Tabelle und einer maschinenlesbaren Beschreibung nach dem Standard der Finanzverwaltung — samt der Verknüpfungen zwischen den Tabellen, damit die Zusammenhänge auswertbar bleiben.
-
4
Zusätzlich: DATEV
Buchungsstapel im DATEV-Format inklusive der zugehörigen Belegbilder, damit dein Steuerberater direkt weiterarbeiten kann.
Verfahrensdokumentation
Den Teil, den nur wir liefern können, liefern wir
Die Verfahrensdokumentation nach Rz. 151 schuldet dein Betrieb, nicht der Softwareanbieter. Sie beschreibt deine Abläufe: wer Belege annimmt, prüft, freigibt und ablegt.
Ohne Angaben zur eingesetzten Software kommst du dabei aber nicht aus. Genau die stellen wir bereit — eine Systembeschreibung nach Rz. 152, die du in deine eigene Dokumentation einheftest und um deine Abläufe ergänzt. Du findest sie in der Anwendung unter Einstellungen, Bereich Rechtliches.
Ein eigener Abschnitt darin listet auf, was du selbst ergänzen musst. Damit weißt du, wo du stehst, statt vor einem leeren Blatt zu sitzen.
- Fertige Systembeschreibung zum Download
- Checkliste für den eigenen Teil
- Wird bei Änderungen fortgeschrieben
Häufige Fragen
Was Handwerksbetriebe uns dazu fragen
Ist WOODPLAN GoBD-zertifiziert?
Nein — und kein anderes Produkt ist es. Die Finanzverwaltung erteilt keine Bescheinigungen über die Ordnungsmäßigkeit einer Buchführung, und Testate Dritter binden sie nicht. Das steht ausdrücklich in Rz. 179 bis 181 der GoBD. Wer mit einem Zertifikat wirbt, verspricht etwas, das es nicht gibt. Belastbar ist nur die Beschreibung dessen, was eine Software tatsächlich tut.
Reicht es, wenn die Software GoBD-konform ist?
Nein. Die GoBD richten sich an dich als Steuerpflichtigen, nicht an das Programm. Auch mit ordnungsgemäßer Software kannst du gegen sie verstoßen — etwa wenn Belege wochenlang liegen bleiben oder die Verfahrensdokumentation fehlt. Die Software macht den ordnungsgemäßen Weg möglich und den unordentlichen schwer.
Was passiert, wenn ich eine festgeschriebene Rechnung ändern muss?
Du stornierst sie und schreibst eine neue. Die Stornorechnung bekommt eine eigene Nummer, die ursprüngliche bleibt vollständig erhalten. Das wirkt umständlich, ist aber genau der Punkt: Nachträgliche Änderungen ohne Spur sind der häufigste Grund, warum eine Buchführung verworfen wird.
Brauche ich trotzdem einen Steuerberater?
Ja. WOODPLAN bereitet die Daten auf und übergibt sie in den üblichen Formaten. Die steuerliche Würdigung, die Abschlüsse und die Freigabe bleiben Sache deines Beraters. Diese Seite beschreibt Technik, sie ist keine steuerliche Beratung.
Was ist mit meinen Altdaten aus dem Vorsystem?
Die kannst du übernehmen. Wichtig ist, dass die Daten bei einer Migration nur ins neue Format überführt, aber inhaltlich nicht verändert werden — das verlangen Rz. 142 bis 144. Ein Auszug oder ein Bericht genügt als Archiv nicht.
Sieh dir an, wie sich das im Alltag anfühlt
Vierzehn Tage testen, ohne Zahlungsdaten. Oder eine halbe Stunde Demo, in der wir genau die Punkte durchgehen, die dein Steuerberater wissen will.
Diese Seite beschreibt den technischen Stand und ersetzt keine steuerliche Beratung.