Recht auf Löschung, oft „Recht auf Vergessenwerden“ genannt, gibt Betroffenen nach Art. 17 DSGVO einen Anspruch darauf, dass ihre Daten gelöscht werden – etwa wenn der Zweck entfallen ist oder eine Einwilligung widerrufen wurde.
Warum eine Rechnung trotzdem bleibt
Der Anspruch gilt nicht unbeschränkt. Art. 17 Abs. 3 lit. b nimmt Verarbeitungen aus, die zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind. Genau das sind steuerliche Aufbewahrungspflichten: Rechnungen und Buchungsbelege musst du nach § 147 AO zehn Jahre aufbewahren, Handelsbriefe sechs. Ein Kunde kann die Löschung seiner Rechnung also nicht verlangen – und du darfst sie nicht löschen, selbst wenn du wolltest.
Der richtige Weg in diesem Fall
- Einschränkung statt Löschung: nach Art. 18 wird der Datensatz gesperrt und nur noch für den Aufbewahrungszweck vorgehalten.
- Werbung stoppt sofort: die Aufbewahrungspflicht rechtfertigt keine weitere Ansprache.
- Löschen, was nicht gebunden ist: Notizen, Marketingdaten und Leads ohne Belegbezug dürfen weg.
- Antworten statt schweigen: du musst dem Betroffenen erklären, warum nicht gelöscht wird.
Mit WOODPLAN
WOODPLAN unterscheidet beides. Wo gelöscht werden darf, greift eine Löschung über alle abhängigen Datensätze. Wo Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, sperrt das System den Datensatz, anonymisiert die Personenbezüge und lässt die Belege inhaltlich unangetastet – so bleibt die Buchführung nachvollziehbar.
