Dokumentenmanagement (DMS) bezeichnet die systematische, digitale Verwaltung von Dokumenten – vom Speichern und Ordnen über das Wiederfinden bis zur revisionssicheren Archivierung.
Was ist ein DMS?
DMS steht für Dokumentenmanagementsystem. Statt Papier in Ordnern oder Dateien verstreut auf verschiedenen Rechnern zu lagern, liegen alle Dokumente zentral und strukturiert an einem Ort. Jedes Dokument ist einem Vorgang oder Kunden zugeordnet und über die Suche in Sekunden auffindbar – unabhängig davon, wer es abgelegt hat.
Warum ist ein DMS wichtig?
- Schnelles Finden: Rechnungen, Angebote und Verträge sind sofort greifbar.
- Ordnung: Dokumente sind eindeutig zugeordnet, nichts geht verloren.
- Zusammenarbeit: Alle im Team greifen auf denselben aktuellen Stand zu.
- Rechtssicherheit: Aufbewahrungsfristen und die GoBD lassen sich leichter einhalten.
Dokumente in WOODPLAN
WOODPLAN legt deine Dokumente direkt am passenden Vorgang ab: Rechnungen, Angebote, Lieferscheine oder Projektfotos hängen am jeweiligen Kunden oder Projekt. Dateien werden versioniert gespeichert, sodass du auch ältere Stände nachvollziehen kannst. So findest du jedes Dokument dort, wo es hingehört, statt in Ordnern und E-Mail-Postfächern zu suchen.
