Aufbewahrungspflicht bezeichnet die gesetzliche Vorgabe, bestimmte Unterlagen über einen festgelegten Zeitraum unverändert vorzuhalten. Die wichtigsten Regeln stehen in § 147 AO und § 257 HGB.
Welche Fristen gelten?
Zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege und Rechnungen. Sechs Jahre für empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich relevante Unterlagen. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist – eine Rechnung vom Januar 2026 darfst du also erst ab 2037 vernichten.
Das Verhältnis zur DSGVO
- Aufbewahrung geht vor: Art. 17 Abs. 3 lit. b nimmt gesetzliche Pflichten vom Löschanspruch aus.
- Unveränderbarkeit: die GoBD verlangen, dass ein Beleg nachträglich nicht mehr spurlos geändert werden kann.
- Sperren statt löschen: der Datensatz wird nur noch für den Aufbewahrungszweck vorgehalten.
- Danach löschen: nach Fristablauf entfällt die Rechtfertigung – dann muss tatsächlich gelöscht werden.
Mit WOODPLAN
WOODPLAN legt Belegdateien in einem Speicher mit Schreibschutz ab: Einmal abgelegt, lassen sie sich für zehn Jahre nicht verändern oder entfernen. Das erfüllt die GoBD-Anforderung an die Unveränderbarkeit und schützt zugleich vor Verschlüsselungsangriffen.
