Löschkonzept nennt man die verbindliche Festlegung, welche Datenarten in einem Betrieb wie lange aufbewahrt und wann sie gelöscht werden. Es setzt den Grundsatz der Speicherbegrenzung aus Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO in etwas Nachprüfbares um.
Was gehört hinein?
Je Datenart drei Angaben: der Zweck, die Rechtsgrundlage und die Frist – dazu, was nach Fristablauf geschieht. Die Fristen kommen aus verschiedenen Quellen: zehn Jahre für Buchungsbelege nach § 147 AO, sechs Jahre für Handelsbriefe, sechs Monate für Bewerbungsunterlagen nach der Frist des AGG, und für alles Übrige der Grundsatz, dass gelöscht wird, sobald der Zweck entfällt.
Warum eine Liste allein nicht reicht
- Fristen laufen nicht von selbst: ohne automatische Ausführung bleibt das Konzept Papier.
- Abhängigkeiten: ein Kunde hängt an Angeboten, Rechnungen und Projekten – gelöscht wird die ganze Kette oder nichts.
- Aufbewahrung schlägt Löschung: wo eine Pflicht besteht, wird gesperrt statt gelöscht.
- Nachweis: die Rechenschaftspflicht aus Art. 5 Abs. 2 verlangt, dass du das Vorgehen belegen kannst.
Mit WOODPLAN
In WOODPLAN sind die Fristen zentral hinterlegt statt über einzelne Programmteile verstreut, und der Löschlauf wendet sie automatisch an. Was einer Aufbewahrungspflicht unterliegt, wird dabei nicht gelöscht, sondern gesperrt.
