Lieferschein mit Versanddaten
Positionen aus dem Auftrag übernehmen, dazu Spediteur, Sendungsnummer, Paketzahl und Gewicht.
Auftragswesen
Vom Angebot bis zur Rechnung. Eine Kette.
Angebot, Auftrag, Nachtrag, Lieferschein und Rechnung bauen in WOODPLAN aufeinander auf. Jede Position wandert weiter, statt neu getippt zu werden – mit echter Zuschlagskalkulation am Anfang und E-Rechnung am Ende.
- Zuschlagskalkulation mit Material, Lohn, Geräten und Fremdleistung
- Aufmaß von der Baustelle, live im Büro mitzuverfolgen
- Nachträge sauber getrennt und trotzdem mitgerechnet
DSGVO-konform · Hosting in Deutschland · Keine Mindestlaufzeit
Aufmaß live von der Baustelle
5
Belegarten in einer Kette
GAEB
Ausschreibungen einlesen
0
Positionen abtippen
DE
E-Rechnung nach EN 16931
Funktionen
Ein Beleg entsteht aus dem vorherigen
Was einmal kalkuliert ist, trägt bis zur Schlussrechnung – inklusive Nachträgen und aufgemessenen Mengen.
Angebot
Kalkulieren statt Preise raten
Hinter jeder Position steckt eine vollständige Zuschlagskalkulation: Material mit Einkaufspreis, Verschnitt und Aufschlag, Leistung mit Lohngruppe, Minuten und Stundensatz, dazu Geräte, Sonstiges und Fremdleistung mit hinterlegtem Lieferanten. Die Summen je Kostenart stehen daneben – du siehst sofort, woraus dein Preis entsteht.
Positionen lassen sich als Standard, Optional oder Eventual führen. Optionale Posten erscheinen im Angebot, zählen aber nicht in die Summe. So bietest du Varianten an, ohne den Endbetrag zu verfälschen.
- Material, Lohn, Geräte, Sonstiges und Fremdleistung je Position
- Lohngruppen mit Minuten und Stundensatz
- Optionale und Eventualpositionen ohne Einfluss auf die Summe
- Titel und Zwischensummen für gegliederte Angebote
Schnittstellen
Ausschreibungen und Großhandel einlesen
Öffentliche Ausschreibungen kommen als GAEB-Datei. WOODPLAN liest das Format X84 ein und übernimmt nicht nur die Einheitspreise, sondern die komplette Tiefenkalkulation – die Kostengruppen landen als Material-, Lohn- und Geräteanteile in der Position.
Für Material geht es direkt in den Shop deines Großhändlers: Über IDS Connect springst du aus der Angebotsposition in den Katalog, füllst den Warenkorb und holst ihn mit Preisen und Artikelnummern zurück. Kein Abtippen, keine veralteten Preislisten.
- GAEB X84 mit Preisen und Tiefenkalkulation
- IDS Connect zum Großhandels-Shop
- Warenkorb kommt mit Artikelnummern zurück
- Artikelstamm und Freitext frei kombinierbar
Auftrag
Aus dem Angebot wird der Auftrag
Das gewonnene Angebot wird mit einem Klick zum Auftrag – Positionen, Kalkulation und Konditionen wandern mit. Zahlungsziel, Skonto, Zahlungsart, Lieferbedingung und Gewährleistung stehen am Beleg, vorbelegt aus den Kundenkonditionen.
Kommt Arbeit dazu, legst du einen Nachtragsauftrag an. Er bleibt ein eigener Beleg mit eigener Nummer, wird aber im Hauptauftrag mitgerechnet: Du siehst die Summe des Grundauftrags und die Gesamtsumme inklusive Nachträgen nebeneinander.
- Angebot mit einem Klick in den Auftrag übernehmen
- Nachträge als eigener Beleg, in der Summe mitgeführt
- Zahlungsziel, Skonto und Gewährleistung am Beleg
- Bei GAEB-Aufträgen bleibt die Struktur gesperrt
Aufmaß
Die Baustelle misst, das Büro sieht zu
Für das Aufmaß bekommt der Monteur einen Link oder QR-Code aufs Handy – ohne eigenen Zugang. Er trägt die Mengen direkt an den Positionen ein, im Büro läuft die Ansicht alle zehn Sekunden mit. Du siehst, wann das Formular geöffnet wurde und wie viele Positionen schon erfasst sind.
Ist das Aufmaß fertig, übernimmst du die Werte in die Rechnung. Positionen mit Menge null lassen sich in einem Zug entfernen. Jedes Aufmaß bleibt mit Datum in der Historie, auch wenn du ein zweites startest.
- Formular per Link oder QR-Code, ohne Benutzerkonto
- Live-Fortschritt im Büro, Aktualisierung alle 10 Sekunden
- Versand- und Öffnungszeitpunkt nachvollziehbar
- Mengen in die Rechnung übernehmen, Nullpositionen entfernen
Rechnung
Jede Form der Abrechnung
Schlussrechnung, Abschlag, Gutschrift, Storno oder Serienrechnung – alle entstehen aus demselben Beleg. Abschläge rechnen Nachträge und anteilige Positionen mit ein, Serienrechnungen laufen im gewählten Intervall und gehen auf Wunsch automatisch per E-Mail an den Kunden.
Projektzeiten müssen nicht abgetippt werden: Erfasste Stunden übernimmst du direkt als Rechnungspositionen. Bleibt eine Rechnung offen, greift das Mahnwesen mit Stufen, Gebühr und neuem Fälligkeitsdatum.
- Abschlag, Gutschrift, Storno und Serienrechnung
- Erfasste Projektstunden direkt abrechnen
- Serienrechnung mit Intervall und automatischem Versand
- Mahnstufen mit Gebühr und neuer Frist
Rechtssicher
E-Rechnung und Festschreibung
Rechnungen entstehen als E-Rechnung nach EN 16931 – als ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML oder als XRechnung. Für öffentliche Auftraggeber trägst du die Leitweg-ID am Beleg ein.
Sobald eine Rechnung festgeschrieben ist, bleibt sie unveränderlich. Korrekturen laufen über eine Stornorechnung mit Grund, nicht über nachträgliches Ändern. Auf Wunsch geht kein Angebot und keine Rechnung ohne Freigabe raus: Der Vier-Augen-Workflow fordert die Zustimmung eines Kollegen an.
- ZUGFeRD und XRechnung nach EN 16931
- Leitweg-ID für öffentliche Auftraggeber
- Festschreibung, Korrektur nur per Storno mit Grund
- Vier-Augen-Freigabe für Angebot und Rechnung
Außerdem
Was den Alltag leichter macht
Anschreiben von der KI
Einleitungstext erzeugen oder den vorhandenen umformulieren lassen – für Angebot, Auftrag und Rechnung.
Projektdateien anhängen
Pläne und Fotos direkt aus dem Projekt an den Beleg hängen, ohne Umweg über den Rechner.
Konditionen vom Kunden
Zahlungsziel, Skonto und Steuersatz kommen automatisch aus der Kundenakte in jeden Beleg.
Eigenes Briefpapier
Je Beleg wählbar, das PDF wird auf die hinterlegte Vorlage gesetzt.
Belegkette sichtbar
Von der Rechnung zurück zum Auftrag, zum Angebot und zur Anfrage – jeder Beleg kennt seine Herkunft.
Einblick
So sieht das Auftragswesen aus
Vergleich
Excel-Kalkulation oder ein System?
Ohne WOODPLAN
- Preise geschätzt statt kalkuliert
- Ausschreibung von Hand abtippen
- Aufmaß auf dem Zettel, abends ins Büro getragen
- Nachträge gehen in der Schlussrechnung unter
- E-Rechnung als Notlösung nachgebaut
Mit WOODPLAN
- Zuschlagskalkulation mit Material, Lohn und Geräten
- GAEB X84 einlesen, Tiefenkalkulation inklusive
- Aufmaß vom Handy, im Büro live mitverfolgt
- Nachträge als eigener Beleg, in der Summe mitgeführt
- ZUGFeRD und XRechnung nach EN 16931
Ablauf
In 3 Schritten startklar
-
1
Kalkulation einrichten
Lohngruppen, Stundensätze und Aufschläge einmal hinterlegen – sie gelten dann für jedes Angebot.
-
2
Angebot bauen
Positionen aus dem Artikelstamm, per GAEB-Import oder direkt aus dem Großhandels-Shop zusammenstellen.
-
3
Kette durchziehen
Aus dem Angebot den Auftrag, daraus Lieferschein und Rechnung – Nachträge und Aufmaß fließen unterwegs ein.
FAQ
Häufige Fragen zum Auftragswesen
Kann ich GAEB-Dateien einlesen?
Ja, WOODPLAN liest GAEB X84 und übernimmt neben den Einheitspreisen auch die Kostengruppen als Material-, Lohn- und Geräteanteile in die Positionen.
Wie funktioniert das Aufmaß auf der Baustelle?
Der Monteur bekommt einen Link oder QR-Code aufs Handy und trägt die Mengen ein – ohne eigenen Zugang. Im Büro läuft der Fortschritt live mit, danach übernimmst du die Werte in die Rechnung.
Werden Nachträge mitgerechnet?
Ja. Ein Nachtrag ist ein eigener Beleg mit eigener Nummer, wird im Hauptauftrag aber in der Gesamtsumme geführt und lässt sich in Abschlagsrechnungen anteilig berücksichtigen.
Erstellt WOODPLAN E-Rechnungen?
Ja, als ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML oder als XRechnung nach EN 16931. Für öffentliche Auftraggeber trägst du die Leitweg-ID am Beleg ein.
Kann ich Rechnungen nachträglich ändern?
Nur solange sie nicht festgeschrieben sind. Danach ist der Beleg unveränderlich, Korrekturen laufen über eine Stornorechnung mit Grund – so verlangt es die GoBD.
Lassen sich erfasste Stunden abrechnen?
Ja, Projektzeiten übernimmst du direkt als Rechnungspositionen, ohne sie abzutippen.
Kann ich Angebote vor dem Versand freigeben lassen?
Ja. Der Vier-Augen-Workflow fordert die Zustimmung eines Kollegen an – für Angebote und Rechnungen getrennt einstellbar.
Keine Laufzeitverträge. Keine Haken. Monatlich kündbar.
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