Datenschutz
Als Handwerksbetrieb verarbeitest du jeden Tag personenbezogene Daten – von Kunden, Ansprechpartnern und deinen eigenen Leuten. Den größten Teil deiner Datenschutzpflichten entscheidet dabei nicht ein Banner auf deiner Website, sondern die Software, in der diese Daten liegen. Hier steht, was WOODPLAN dafür tut und was nicht.
Sechs Punkte, die du bei jeder Software prüfen solltest – und wie WOODPLAN sie beantwortet.
Anwendung, Datenbank, Dateiablage und die KI-Funktionen laufen auf Servern in Deutschland. Für diese Verarbeitungen gibt es keine Drittlandsübermittlung. Ein Bezug zu den USA entsteht nur, wenn du selbst ein Zusatzmodul verbindest – etwa den Google-Kalender.
Den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO stellen wir – mit Beschreibung der Sicherheitsmaßnahmen und vollständiger Liste aller eingesetzten Dienstleister. Du schließt ihn elektronisch ab, Zeitpunkt und Textfassung werden als Nachweis festgehalten.
Auskunft nach Art. 15 als fertiges PDF je Person, mit Zweck, Empfängern und Speicherdauer je Datenart. Dieselben Daten als JSON für die Datenübertragbarkeit. Dazu Löschung, Einschränkung und Werbewiderspruch – jeweils auf Knopfdruck statt in Handarbeit.
Was gelöscht werden darf, wird gelöscht – über alle abhängigen Daten hinweg. Was einer steuerlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt, wird stattdessen gesperrt und anonymisiert. Deine Buchführung bleibt dabei inhaltlich unangetastet.
Texterkennung, Klassifikation und Vorschläge laufen über KI-Hosting in Deutschland. Protokolliert werden Modell, Zeitpunkt und Verbrauch – nicht die Inhalte deiner Anfragen. Und die KI schlägt vor, sie entscheidet nicht.
Vollständige Datensicherung alle 15 Minuten, dazu Tageskopien. Wichtiger als der Takt: Die Rückspielung wird regelmäßig getestet und protokolliert. Eine Sicherung, die nie zurückgespielt wurde, ist keine Sicherheit, sondern eine Vermutung.
Dieser Satz bringt die meisten Betriebe in Schwierigkeiten, weil zwei Gesetze in verschiedene Richtungen ziehen. Die DSGVO gibt deinem Kunden ein Recht auf Löschung. Die Abgabenordnung verpflichtet dich, seine Rechnung zehn Jahre aufzubewahren. Beides gleichzeitig geht nicht.
Aufgelöst wird das nicht durch eine Entscheidung, sondern durch eine Unterscheidung. Art. 17 Abs. 3 lit. b nimmt Verarbeitungen aus, zu denen du gesetzlich verpflichtet bist – die Rechnung bleibt also. Für alles andere gilt der Löschanspruch. Und für den Datensatz selbst sieht Art. 18 den Mittelweg vor: Einschränkung statt Löschung. Der Kunde wird gesperrt und anonymisiert, die Belege bleiben lesbar, Werbung geht keine mehr raus.
Damit du deine eigenen Pflichten erfüllen kannst – denn verantwortlich bleibst du, nicht wir.
Der Vertrag nach Art. 28 DSGVO mit allen acht Pflichtzusagen. Jederzeit im Wortlaut abrufbar, mit Prüfsumme und Fassungsnummer.
Die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 – und ausdrücklich auch deren Grenzen. Was ein System nicht leistet, gehört ebenso hinein wie das, was es leistet.
Jeder Unterauftragsverarbeiter mit Zweck, Datenarten und Verarbeitungsort. Kommt einer hinzu, informieren wir dich vorab mit vier Wochen Widerspruchsfrist.
Ein vorbereitetes Verarbeitungsverzeichnis für die Vorgänge in der Software, das du für deinen Betrieb übernehmen und ergänzen kannst.
Die Fragen, die uns Betriebe vor der Entscheidung stellen.
Ja. Die Auftragsverarbeitung kennt keine Untergrenze nach Mitarbeiterzahl. Sobald Daten deiner Kunden oder Mitarbeiter in einer Cloud-Software liegen, schreibt Art. 28 DSGVO einen Vertrag vor – und zwar in deinem Interesse: Ohne ihn ist deine Nutzung nicht rechtskonform, nicht die des Anbieters. Deshalb stellen wir den Vertrag, statt auf deinen zu warten.
Du. Du entscheidest, welche Daten du erfasst, wie lange du sie hältst und wer im Team worauf zugreift. Wir sind dabei Auftragsverarbeiter: Wir stellen das Werkzeug und verarbeiten nur nach deiner Weisung. Wendet sich ein Kunde mit einem Auskunftsersuchen an dich, musst du antworten – wir liefern dir die Funktion dafür.
Nein. Die KI-Funktionen laufen über KI-Hosting in Deutschland, nicht über amerikanische Anbieter. Protokolliert werden nur Modell, Zeitpunkt und Verbrauch – die Inhalte deiner Anfragen speichern wir nicht. Ein Bezug zu den USA entsteht ausschließlich, wenn du selbst ein Modul verbindest, etwa den Google-Kalender. Wer das nicht möchte, lässt es weg— die Software bleibt vollständig nutzbar.
Das kommt darauf an, was an ihm hängt. Marketingdaten, Notizen und Leads ohne Belegbezug werden gelöscht. Rechnungen und Buchungsbelege dürfen nicht gelöscht werden – sie unterliegen der Aufbewahrungspflicht aus § 147 AO. Für diesen Fall sperrt WOODPLAN den Kunden und anonymisiert die Personenbezüge, ohne die Belege inhaltlich zu verändern. Das ist der Weg über Art. 18 statt Art. 17.
Du entscheidest zwischen Rückgabe und Löschung. Herausgegeben wird in einem gängigen, maschinenlesbaren Format je Tabelle. Gelöscht wird erst nach der Herausgabe – denn du bleibst für deine Belege aufbewahrungspflichtig, und eine Löschung vorher nähme dir die Grundlage deiner Buchführung. Belegdateien sind zehn Jahre unveränderbar archiviert— sie werden herausgegeben und mit Fristablauf gelöscht.
Wir informieren dich unverzüglich nach Bekanntwerden – nicht erst nach abgeschlossener Ursachenanalyse. Der Grund ist einfach: Deine eigene 72-Stunden-Frist gegenüber der Aufsichtsbehörde beginnt mit deiner Kenntnis. Wer erst in Ruhe analysiert und dann meldet, verbraucht die Frist seines Kunden. Mehr dazu unter Datenpanne.
Teste WOODPLAN 30 Tage kostenlos. Den Auftragsverarbeitungsvertrag legen wir dir vor, sobald aus dem Test ein Abo wird – im vollen Wortlaut, nicht als Häkchen im Anmeldeformular.
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