Diktieren statt tippen
Ein Text entsteht per Sprachaufnahme, die KI verschriftlicht ihn direkt im Editor.
Dokumentenmanagement
Schreiben, ablegen, unterschreiben. Ein System.
Verträge und Briefe entstehen im eigenen Editor mit KI-Unterstützung, landen in einer Ablage mit Fristen und Versionshistorie – und gehen von dort direkt in die elektronische Unterschrift, ohne Medienbruch.
- Dokumenteditor mit KI-Text, Diktat und Platzhaltern
- Elektronische Unterschrift mit Feldplatzierung im PDF
- Ablage mit Fristen, Freigabe-Links und Versionshistorie
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Vom Entwurf zur Unterschrift in einem Zug
5
KI-Modi im Editor
eIDAS
konforme Unterschrift
PDF
Feldplatzierung frei wählbar
Frist
mit automatischer Erinnerung
Funktionen
Vom leeren Blatt zum unterschriebenen Dokument
Editor, Ablage und Signatur greifen ineinander – ein Dokument verlässt das System nicht, um unterschrieben zu werden.
Editor
Der Text entsteht mit KI-Unterstützung
Briefe und Verträge schreibst du direkt im eigenen Editor. Die KI hilft in fünf Varianten: aus einer kurzen Anweisung komplett neu schreiben, Stichpunkte ausformulieren, vorhandenen Text überarbeiten oder straffen – oder das Ganze diktieren und automatisch in Text verwandeln.
Platzhalter ziehen Kunden-, Projekt- oder Auftragsdaten automatisch in den Text, ohne dass du sie von Hand einsetzt. Eine Unterschriftszeile lässt sich mit einem Klick ergänzen, auch für zwei Unterzeichner auf beiden Seiten.
- Fünf KI-Modi: schreiben, ausformulieren, überarbeiten, straffen, diktieren
- Platzhalter für Kunden-, Projekt- und Auftragsdaten
- Unterschriftszeile für eine oder zwei Parteien
- Festschreiben macht das Dokument unveränderlich
Signatur
Unterschreiben, ohne das System zu verlassen
Für die elektronische Unterschrift lädst du ein PDF hoch oder übernimmst ein Dokument aus der Ablage und platzierst Felder direkt darauf: Unterschrift, Initialen, Datum oder Freitext, seitengenau positioniert. Mehrere Unterzeichner lassen sich sequenziell oder parallel anordnen – intern, extern oder direkt aus dem Kunden- und Lieferantenstamm übernommen.
Jeder Vorgang läuft mit Frist und automatischer Erinnerung davor. Der Verlauf zeigt, wer wann unterschrieben oder abgelehnt hat, das fertige PDF mit der Signatur bleibt am Dokument – als einfache elektronische Signatur nach eIDAS.
- Felder frei auf dem PDF platzieren, seitengenau
- Sequenzielle oder parallele Unterzeichnerreihenfolge
- Frist mit automatischer Erinnerung davor
- Einfache elektronische Signatur nach eIDAS
Ablage
Jede Datei mit Frist und Historie
Die Dateiablage sortiert nach Kategorien wie Verträge, Zertifikate, Versicherungen oder Personalunterlagen. Läuft eine Frist aus – etwa ein Zertifikat oder eine Versicherung – zeigt die Übersicht das rechtzeitig an, statt es erst beim Ablauf zu bemerken.
Für Externe erzeugst du einen Freigabe-Link mit eigenem Ablaufdatum, ganz ohne Benutzerkonto. Änderungen an einer Datei bleiben in der Versionshistorie nachvollziehbar, gelöschte Dateien landen zunächst im Papierkorb statt sofort zu verschwinden.
- Kategorien mit Ablaufdatum und Warnung vor Fristende
- Freigabe-Link mit Ablauf, ohne Benutzerkonto
- Versionshistorie mit Kommentar je Version
- Papierkorb statt endgültigem Löschen
Vorlagen
Einmal formulieren, immer wieder nutzen
Wiederkehrende Schreiben – Kündigungsbestätigungen, Standardverträge, Anschreiben – legst du als Vorlage an, mit Empfängerart und derselben KI-Unterstützung wie im Editor. Aus der Vorlage entsteht ein neues Dokument mit einem Klick, die Platzhalter füllen sich automatisch.
- Vorlagen mit Empfängerart und KI-Textbausteinen
- Ein Klick von der Vorlage zum fertigen Dokument
- Platzhalter übernehmen sich automatisch
Außerdem
Was das Dokumentenmanagement abrundet
Direkt per E-Mail
Fertige Dokumente ohne Umweg über den Rechner verschicken.
Duplizieren
Ein bestehendes Dokument als Basis für ein neues nehmen.
Verknüpft mit dem Datensatz
Dokumente hängen am Kunden, Projekt oder Auftrag, aus dem sie entstanden sind.
Erinnerung vor Fristende
Unterzeichner werden automatisch an offene Signaturen erinnert.
Festgeschriebene Dokumente
Einmal festgeschrieben, bleibt ein Dokument unveränderlich – wie bei Rechnungen.
Einblick
So sieht das Dokumentenmanagement aus
Vergleich
Word und E-Mail-Anhang oder ein System?
Ohne WOODPLAN
- Verträge in Word schreiben, Daten von Hand eintragen
- Unterschrift per Ausdrucken, Scannen, E-Mail
- Fristen von Zertifikaten stehen in keinem Kalender
- Dokumente liegen verstreut auf mehreren Rechnern
- Externe brauchen einen eigenen Zugang für Dateien
Mit WOODPLAN
- Editor mit KI-Text und automatischen Platzhaltern
- Elektronische Unterschrift direkt im System
- Ablaufwarnung vor jeder auslaufenden Frist
- Eine Ablage, verknüpft mit Kunde und Projekt
- Freigabe-Link mit Ablauf, ohne Benutzerkonto
Ablauf
In 3 Schritten startklar
-
1
Vorlagen anlegen
Wiederkehrende Schreiben einmal formulieren, Empfängerart und Unterschriftszeile festlegen.
-
2
Dokument erzeugen
Aus der Vorlage oder mit KI-Unterstützung neu schreiben, Platzhalter füllen sich automatisch.
-
3
Ablegen und unterschreiben
In der Ablage sortieren oder direkt zur elektronischen Unterschrift senden.
FAQ
Häufige Fragen zum Dokumentenmanagement
Ist die elektronische Unterschrift rechtsgültig?
Sie läuft als einfache elektronische Signatur nach eIDAS. Für die meisten Geschäftsvorgänge reicht das aus, für Verträge mit höheren Formanforderungen solltest du im Einzelfall prüfen, ob eine qualifizierte Signatur nötig ist.
Wie funktioniert das Diktieren im Editor?
Du sprichst den Text als Sprachaufnahme ein, die KI verschriftlicht ihn direkt im Editor – du kannst ihn danach wie gewohnt weiterbearbeiten oder überarbeiten lassen.
Können mehrere Personen ein Dokument unterschreiben?
Ja, du legst mehrere Unterzeichner an und bestimmst, ob sie sequenziell nacheinander oder parallel gleichzeitig unterschreiben sollen.
Was passiert, wenn eine Frist abläuft?
Dateien mit Ablaufdatum, etwa Zertifikate oder Versicherungen, werden rechtzeitig vor dem Ablauf in der Übersicht angezeigt.
Können Externe auf Dokumente zugreifen?
Ja, über einen Freigabe-Link mit eigenem Ablaufdatum – ohne dass ein Benutzerkonto nötig ist.
Bleiben alte Versionen einer Datei erhalten?
Ja, jede Änderung landet in der Versionshistorie mit Datum und Kommentar, gelöschte Dateien liegen zunächst im Papierkorb.
Kann ich Standardschreiben als Vorlage speichern?
Ja, mit Empfängerart und Unterschriftszeile – aus der Vorlage entsteht ein neues Dokument mit einem Klick.
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