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Datenschutzerklärung

Stand: September 2026

1. Verantwortlicher

WOODPLAN c/o WOODFILM GmbH
Gewerbepark Gräsig 52, 64711 Erbach, Deutschland
Vertretungsberechtigt: Karl Krings
Telefon: 06062 95890-10
E-Mail: datenschutz@woodplan.me

2. Allgemeines

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, BDSG, TDDDG). Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung), lit. b (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen), lit. c (rechtliche Verpflichtung) und lit. f (berechtigtes Interesse) DSGVO. Daten werden gelöscht, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. § 147 AO, § 257 HGB – bis zu 10 Jahre) entgegenstehen.

3. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Es besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77). Für uns zuständig ist: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden.

Einwilligungen zu Cookies und Tracking widerrufen Sie über den Link „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile – ebenso einfach, wie Sie sie erteilt haben (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Signalisiert Ihr Browser die Einstellung „Global Privacy Control“, werten wir das als Widerspruch und laden keine einwilligungspflichtigen Dienste.

4. Hosting und Server-Logfiles

Website und Software werden bei der Mittwald CM Service GmbH & Co. KG, Königsberger Str. 4-6, 32339 Espelkamp (Deutschland) gehostet. Beim Aufruf werden automatisch Server-Logfiles verarbeitet (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, abgerufene Datei, übertragene Datenmenge, Referrer, Browser und Betriebssystem). Zweck: technische Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Mit Mittwald besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

5. Cookies, lokale Speicherung und Einwilligung

Wir verwenden Cookies und vergleichbare Techniken (lokale Speicherung im Browser). Für alles, was nicht technisch notwendig ist, holen wir vorher Ihre Einwilligung ein (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ohne Ihre Einwilligung werden die unter b) und c) genannten Dienste nicht geladen; es werden dann auch keine Daten an deren Anbieter übertragen – auch nicht Ihre IP-Adresse.

Ihre Auswahl speichern wir in einem Cookie („woodplan_consent“) zusammen mit Zeitpunkt und Umfang, damit wir sie nachweisen können (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Sie gilt für woodplan.me und app.woodplan.me gemeinsam und läuft nach 182 Tagen ab. Sie können Ihre Entscheidung jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile ändern.

Signalisiert Ihr Browser die Einstellung „Global Privacy Control“, werten wir das als Widerspruch und laden keine einwilligungspflichtigen Dienste.

a) Technisch notwendig – ohne Einwilligung

Diese Vorgänge sind erforderlich, damit die Website und die Anmeldung funktionieren. Nach § 25 Abs. 2 TDDDG ist dafür keine Einwilligung nötig, Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

  • „woodplan_consent“ – speichert Ihre Cookie-Auswahl (182 Tage)
  • „PHPSESSID“, „wordpress_*“ – halten Formulareingaben und Anmeldung aufrecht (bis zum Schließen des Browsers bzw. bis zur Abmeldung)
  • „wp_kb_feedback_*“ – merkt sich im Hilfe-Center, dass Sie einen Artikel bereits bewertet haben (1 Jahr)

Die Schriftart Inter und die verwendeten Symbolschriften werden selbst gehostet, ohne externe Verbindung.

b) Statistik – nur mit Ihrer Einwilligung

Wir nutzen Google Analytics 4, einen Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google Analytics verwendet Cookies („_ga“, „_ga_*“) und ähnliche Techniken, um die Nutzung unserer Website auszuwerten. Erfasst werden unter anderem aufgerufene Seiten, Verweildauer, ungefährer Standort, Gerätetyp und die Herkunftsquelle des Besuchs. Ihre IP-Adresse wird von Google gekürzt, bevor sie gespeichert wird.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG. Ohne Ihre Einwilligung wird Google Analytics nicht geladen. Die Daten werden nach 14 Monaten gelöscht. Weitere Informationen: policies.google.com/privacy

c) Marketing – nur mit Ihrer Einwilligung

Wir verwenden den Meta Pixel der Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland, um den Erfolg unserer Anzeigen auf Facebook und Instagram zu messen und Ihnen unsere Angebote erneut anzuzeigen. Der Pixel erfasst den Aufruf unserer Seiten sowie Ereignisse wie eine abgeschlossene Registrierung oder eine Demo-Buchung und setzt dabei ein Cookie („_fbp“, bis zu 90 Tage).

Der automatische erweiterte Abgleich ist abgeschaltet: Wir übermitteln keine E-Mail-Adressen und keine Telefonnummern an Meta, auch nicht in verschlüsselter Form.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG. Für die Erhebung der Daten und ihre Übermittlung an Meta sind wir gemeinsam mit Meta verantwortlich (Art. 26 DSGVO, vgl. EuGH, Urteil vom 29.07.2019, C-40/17). Die wesentlichen Inhalte der Vereinbarung können Sie bei uns anfordern. Die weitere Verarbeitung durch Meta liegt allein in deren Verantwortung. Weitere Informationen: facebook.com/privacy/policy

6. Kontakt, Demo-Anfrage und Test-Registrierung

Wenn Sie unser Kontakt- oder Demoformular nutzen oder eine kostenlose Testphase starten (Eingabe u. a. von Firma, Name, E-Mail, Telefon), verarbeiten wir diese Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage bzw. zur Vertragsanbahnung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

7. Newsletter

Den Newsletter-Versand führen wir nur mit Ihrer Einwilligung im Double-Opt-In-Verfahren durch (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können die Einwilligung bei der Registrierung eines Testzugangs oder bei der Buchung eines Demo-Termins erteilen; ohne Ihr aktives Häkchen findet keine Verarbeitung zu Werbezwecken statt. Eine Abmeldung ist jederzeit über den Link in jeder E-Mail möglich.

a) Versanddienstleister

Für den Versand nutzen wir Brevo, einen Dienst der Brevo GmbH, Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin. Brevo verarbeitet Ihre Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen.

Übermittelt werden Ihre E-Mail-Adresse sowie Vor- und Nachname. Die Übermittlung erfolgt bereits, wenn Sie die Einwilligung anfordern – Brevo versendet die Bestätigungsmail. In den Verteiler aufgenommen wird Ihre Adresse erst, nachdem Sie den Bestätigungslink angeklickt haben. Klicken Sie nicht, wird die Anfrage nicht weiterverfolgt.

b) Nachweis Ihrer Einwilligung

Um die Einwilligung nachweisen zu können (Art. 7 Abs. 1 DSGVO), speichern wir den Zeitpunkt der Anforderung und der Bestätigung, die dabei verwendete IP-Adresse sowie den Wortlaut der Einwilligungserklärung. Rechtsgrundlage für diese Speicherung ist unser berechtigtes Interesse an der Nachweisbarkeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Nach einer Abmeldung führen wir Ihre Adresse in einer Sperrliste, damit Sie keine weiteren Werbemails erhalten. Die Nachweisdaten bewahren wir so lange auf, wie Ansprüche aus der Werbeansprache geltend gemacht werden können.

8. Nutzung der WOODPLAN ERP-Software (registrierte Nutzer)

a) Konto: Zur Registrierung und Anmeldung verarbeiten wir Firmen- und Nutzerdaten (Name, E-Mail, Passwort-Hash, Telefon). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

b) Auftragsverarbeitung: Inhaltsdaten, die Sie als Kunde in der Software erfassen (z. B. Daten Ihrer eigenen Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter und Projekte), verarbeiten wir ausschließlich weisungsgebunden in Ihrem Auftrag. Hierfür schließen wir mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO; insoweit sind Sie Verantwortlicher.

Folgende Dienste setzen wir in der Software und in den Apps ein:

  • Adresssuche, Karten und Fahrzeitberechnung über die OpenStreetMap-Dienste Photon (komoot GmbH, Deutschland), OSRM (FOSSGIS e. V., EU) sowie OpenStreetMap-Kartenkacheln. Die Abfragen stellt unser Server; Ihre IP-Adresse wird dabei nicht übermittelt. Übertragen werden der Suchtext bzw. Koordinaten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.
  • Google Maps Platform (Google Ireland Ltd. / Google LLC, USA) – ausschließlich für Satellitenbilder in der Photogrammetrie (Ziffer 10). Die Bildkacheln ruft unser Server ab; eine Verbindung Ihres Geräts zu Google findet dabei nicht statt. Übermittelt werden die Koordinaten des Kartenausschnitts. Tippen Sie in der App auf einen Routen-Link, öffnet sich Google Maps mit der Zieladresse; dann gelten die Datenschutzbestimmungen von Google. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.
  • Google Kalender (Google Ireland Ltd. / Google LLC, USA) – nur, wenn Sie ein Google-Konto verbinden. Termine aus den verbundenen Kalendern werden gelesen; legen Sie dort einen Termin an oder ändern ihn, werden die Termindaten (Titel, Zeitraum, Ort, Beschreibung) an Google übermittelt. Die Verbindung lässt sich jederzeit trennen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a und b DSGVO.
  • Push-Benachrichtigungen über Firebase Cloud Messaging (Google, USA) bzw. den Apple Push Notification Service (Apple Inc., USA). Hierzu wird ein Geräte-Token verarbeitet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a und f DSGVO; Push lässt sich in den Geräteeinstellungen deaktivieren.
  • Datei- und Dokumentenspeicher bei der Hetzner Online GmbH (Object Storage, Standort Deutschland). Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
  • Banking-Anbindung über Ibanity/Ponto (Isabel Group, Belgien) auf Basis der PSD2. Die Kontoanbindung erfolgt nur nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung und starker Kundenauthentifizierung; verarbeitet werden Konto- und Umsatzdaten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Ihre Einwilligung.
  • KI-Funktionen (z. B. Beleg- und Texterkennung, Vorschläge, Transkription) werden über das KI-Hosting der Mittwald CM Service GmbH auf Servern in Deutschland bzw. der EU ausgeführt. Eine Übermittlung in Drittländer findet hierbei nicht statt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.
  • E-Mail-Versand und -Empfang des Systems über Mittwald (Deutschland).
  • Wetterdaten über Open-Meteo (open-meteo.com, EU); hierbei werden lediglich ungefähre Standortkoordinaten, keine personenbezogenen Daten, übertragen.
  • Drohnen- und Photogrammetrie-Daten (3D-Gebäudemodelle): siehe Ziffer 10.

9. WOODPLAN-Apps für Android und iOS

Die Apps sind ein zusätzlicher Zugang zu derselben Software; es gelten die Angaben unter Ziffer 8. Erfassen Sie als Beschäftigte oder Beschäftigter Daten über die App, ist Ihr Arbeitgeber Verantwortlicher; wir verarbeiten diese Daten weisungsgebunden nach Art. 28 DSGVO.

a) Geräteberechtigungen. Jede Berechtigung wird erst bei der zugehörigen Funktion abgefragt und lässt sich in den Systemeinstellungen jederzeit widerrufen. Ohne Freigabe bleibt allein die betreffende Funktion eingeschränkt.

  • Kamera: Fotos und Videos für Bautagebuch, Aufnahme und Aufgaben sowie das Scannen von Barcodes im Lager.
  • Fotomediathek: Anhängen vorhandener Bilder und Sichern eigener Aufnahmen.
  • Mikrofon: Sprachnotizen und Videokommentare.
  • Standort: beim Ein- und Ausstempeln, um die Zeitbuchung dem Einsatzort zuzuordnen, sowie bei der Ersthelfer-Meldung. Die App fordert ausschließlich den Zugriff „während der Nutzung“ an; eine Ortung im Hintergrund oder eine fortlaufende Standortaufzeichnung findet nicht statt. Gespeichert wird die Position nur zum jeweiligen Vorgang.
  • Mitteilungen (Push): siehe Ziffer 8.

Die Zeiterfassung ist Verarbeitung von Beschäftigtendaten. Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 BDSG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Ausgestaltung im Betrieb – etwa eine Betriebsvereinbarung nach § 26 Abs. 4 BDSG – ist Ihr Arbeitgeber verantwortlich.

b) Face ID, Touch ID und biometrische Entsperrung. Sie können die App optional mit dem Verfahren sperren, das Ihr Gerät anbietet, und Ihre Anmeldedaten hinterlegen. Der biometrische Abgleich findet ausschließlich auf dem Gerät statt (Secure Enclave bzw. Android Keystore). Wir erhalten weder Gesichts- noch Fingerabdruckdaten; die App erhält allein die Rückmeldung „erkannt“ oder „nicht erkannt“. Eine Verarbeitung biometrischer Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO findet bei uns nicht statt. Hinterlegte Anmeldedaten liegen im Schlüsselbund des Geräts (iOS Keychain bzw. Android Keystore), nicht auf unseren Servern, und werden beim Abmelden sowie beim Deinstallieren gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre Aktivierung) und lit. f DSGVO (Schutz der Daten auf dem Gerät).

c) Daten auf dem Gerät. Für den Betrieb ohne Netzverbindung speichert die App Inhalte lokal zwischen – unter anderem Postfach, Kalender, Projekte und Aufgaben – und hält Einträge, die ohne Empfang erfasst wurden, in einer Warteschlange, bis sie übertragen werden können. Diese Daten verbleiben auf dem Gerät und werden beim Abmelden oder Deinstallieren entfernt.

d) Ersthelfer-Meldung. Lösen Sie eine Notfallmeldung aus, ermittelt die App Ihre Position und übermittelt die Koordinaten zur Anzeige der Adresse an den Dienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation (Vereinigtes Königreich). Übertragen werden dabei Koordinaten und IP-Adresse, keine Namen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO (lebenswichtige Interessen) und lit. f DSGVO.

e) KI-Funktionen in der App. Die App wandelt Sprachnotizen in Text um, erstellt aus Bautagebuch-Einträgen einen Berichtsentwurf, unterstützt beim Erkennen von Artikeln anhand eines Fotos und weist beim Anlegen auf mögliche Dubletten hin. Die Verarbeitung erfolgt wie unter Ziffer 8 beschrieben über das KI-Hosting von Mittwald in Deutschland. Bei Sprachdiktaten in Aufgaben wird die Tonaufnahme ausschließlich zur Umwandlung verarbeitet und danach sofort gelöscht; gespeichert wird nur der Text. Sprachnotizen und Videos im Bautagebuch sind dagegen Teil der Dokumentation und werden wie Fotos gespeichert. Alle Ergebnisse sind Vorschläge, die vor dem Speichern geprüft und geändert werden können; eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

f) Keine Werbung, keine Analyse. Die Apps enthalten keine Werbe- oder Tracking-SDKs und keine Analyse-Werkzeuge. Beim Herunterladen verarbeiten die App-Stores (Apple Inc.; Google Ireland Ltd. / Google LLC) eigenverantwortlich Daten.

10. Drohnenaufnahmen und 3D-Modelle (Photogrammetrie)

Im Auftrag unserer Kunden erstellen wir aus Drohnenaufnahmen 3D-Gebäudemodelle. Die Bilddaten werden ausschließlich auf eigener Infrastruktur in Deutschland verarbeitet (eigener Render- bzw. GPU-Server, Speicherung bei Hetzner in Deutschland); eine Übermittlung an externe Cloud-Dienste zur Verarbeitung findet nicht statt. Aufnahmen können personenbezogene Daten enthalten (z. B. Personen, Kfz-Kennzeichen, Nachbargrundstücke). Wir verarbeiten nur das für den Auftrag Erforderliche, machen unbeteiligte Personen und Kennzeichen soweit möglich unkenntlich und löschen Rohdaten nach Zweckerreichung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag mit dem Auftraggeber) bzw. lit. f DSGVO; bei Verarbeitung im Kundenauftrag Art. 28 DSGVO.

11. Übermittlung in Drittländer

Bei den unter Ziffer 8 (Google Maps, Google Kalender, Push) und Ziffer 9 (App-Stores) genannten Google- und Apple-Diensten können Daten in die USA übermittelt werden. Google und Apple sind unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend bestehen Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Für die unter Ziffer 9 genannte Adressauflösung über die OpenStreetMap Foundation (Vereinigtes Königreich) besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission nach Art. 45 DSGVO.

Bei den unter Ziffer 5 b) und 5 c) genannten Diensten (Google Analytics, Meta Pixel) können Daten in die USA übermittelt werden. Google LLC und Meta Platforms, Inc. sind unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; die Europäische Kommission hat dafür mit Beschluss vom 10. Juli 2023 ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt (Art. 45 DSGVO). Diese Übermittlungen finden ausschließlich statt, wenn Sie zuvor eingewilligt haben.

12. Datensicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, u. a. TLS-Verschlüsselung, ein Zugriffs- und Rechtekonzept, verschlüsselte Speicherung und Hosting in Deutschland.

13. Aktualität

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand September 2026. Bei Änderungen der Verarbeitung passen wir sie an.